Esta funcionalidad permite incorporar de forma masiva datos de sus clientes y proveedores en Colppy.
El proceso es exactamente el mismo para ambos casos, sólo que debe gestionarse desde el módulo correspondiente.:
Para importar Clientes: Módulo Clientes > Solapa gestión Clientes > botón importar > Clientes
Para importar Proveedores: Módulo Proveedores > Solapa gestión Proveedores > botón importar > Proveedores
A continuación, veremos un ejemplo en detalle del procedimiento para el caso de proveedores.
1- Como primer paso debe acceder al módulo Proveedores > Solapa Gestión de Proveedores y hacer clic sobre el botón Importar > Proveedores.
2- Al hacer clic en Importar Proveedores, se abre una ventana con las instrucciones para realizar la importación. Indicando los pasos a seguir:
3- Descargar el archivo modelo en formato excel en el link Descargar archivo modelo
Automáticamente, se descargará y abrirá en el Excel la planilla con el modelo de importación.
4- En este paso se debe copiar los datos de los Proveedores de su viejo sistema o desde la planilla de Excel donde los tenga registrados y pegarlos (Como solo valores) dentro del archivo descargado en el Paso 1.
IMPORTANTE
• Es muy importante que los datos que se copian coincidan con los títulos de las columnas previstas en el archivo modelo.
• No cambie ni elimina la fila de los títulos de las columnas en el archivo modelo. Estos tienen que permanecer sin cambios para que la importación funcione correctamente.
• En la fila 1 indica como se deben completar las columnas, es importante leerla y no eliminarla.
Coloque la Provincia tal cual figuran en Colppy, para que el sistema las reconozca para tomar las jurisdicciones de IIBB. La provincia debe estar escrita de la siguiente manera:
CABA / Buenos Aires / Catamarca /Chaco /Chubut
Córdoba / Corrientes / Entre Ríos / Formosa / Jujuy
La Pampa /La Rioja / Neuquén / Mendoza / Misiones
Río Negro / Salta / San Juan / San Luis / Santa Cruz
Santa Fe / Santiago del Estero / Tierra del Fuego / Tucumán
5- Una vez completado el archivo modelo con los datos, se debe cambiar su formato a ".csv (delimitado por comas).
Para esto es necesario seleccionar "Guardar Como" en su Excel y cambiar el Tipo de archivo a CSV (delimitado por comas).
IMPORTANTE
• Sólo se puede realizar la conversión con Microsoft Excel, no funciona si es generado con otras planillas de cálculo ni por Open Office.
• Verificar que la configuración regional del equipo tenga definido la coma " , " para separador de decimales y el punto " . " para separador de miles. • Verificar que el separador de decimales sea "," ya que si es "." lo toma como un numero entero.
En estos links se explica como configurarlo:
-Windows
-Mac
6- El paso siguiente es importar el archivo .csv a Colppy, seleccionando el archivo generado desde el lugar donde ha sido guardado.
Aquí podrá chequear nuevamente que este subiendo el archivo con la extensión correspondiente a .CSV, y por último hace clic en importar.
Al hacer clic en Importar se realizará el proceso de importación de los datos.
7- El proceso de importación realiza una serie de validaciones respecto de los datos que se desean importar para:
• Evitar duplicaciones de los proveedores ya existentes en Colppy.
• Controlar que los CUIT sean válidos.
• Controlar los formatos de los datos estén cargados tal cómo lo solicita cada columna.
Al finalizar el proceso de validación brindara el siguiente aviso.
Al finalizar la importación, le enviara un correo electrónico al e-mail del usuario que realizo la importación indicando si la misma finalizo exitosamente o hubo error en la misma, en ese caso, le adjuntara un archivo con los proveedores/clientes que no se hayan podido importar. Para que pueda hacer las correcciones e importarlo nuevamente desde el paso 3.
PREGUNTAS FRECUENTES:
● No tengo todos los datos que me pide el sistema: No te preocupes, los campos
obligatorios son Nombre, Razón Social y Condición de IVA, por lo que no es necesario que completes el resto.
● ¿Cuántos e-mails se pueden registrar por cliente? Solamente uno, pero cuando hagas la factura electrónica te va a dejar ingresar más.
● Facturo a clientes finales y no quiero guardar sus datos: Podés crear un cliente llamado Consumidor Final y emitir los comprobantes a su nombre.