Es un paso muy delicado por lo que recomendamos que te asesores y apoyes con tu Contador. Nadie mejor que él, que conoce tu negocio, puede ayudarte para reflejar el estado inicial de tu situación patrimonial.
En caso de que quieras comenzar por tu cuenta, aquí van algunos consejos.
A) Establecer una fecha de inicio de registraciones en Colppy te permite definir el momento exacto a partir del cual todas las operaciones de tu empresa comenzarán a reflejarse en la plataforma. Para que la información contable sea precisa desde ese punto, es imprescindible ingresar los saldos iniciales de las cuentas correspondientes. Una vez que hayas definido esa fecha, ya podés comenzar a registrar movimientos.
B) ¿Tu empresa presentó Estados Contables recientemente? ¡Entonces el proceso es mucho más sencillo! Podés utilizar la fecha de esos Estados como punto de partida para la carga de saldos iniciales. A partir de allí, registrá los saldos del Balance directamente en las cuentas de tu Plan de Cuentas.
Es recomendable, crear en tu plan de cuentas una cuenta llamada "Saldos Iniciales", en la cual se irán registrando las contrapartidas de los saldos de inicio que vas identificando.
Paso a paso: carga de saldos iniciales según el módulo:
1) Carga de saldos iniciales de Cajas y Bancos: permite que el sistema refleje valores coherentes con los extractos bancarios.
Vamos a suponer que la fecha de inicio en Colppy es 01/01/20, con lo cual saldos iniciales se cargan al 31/12/19
Podes elegir entre estas dos opciones :
a) Modulo Contabilidad o b) Modulo Tesorería
a) Podemos ir al MODULO CONTABILIDAD > Botón NUEVO ASIENTO DIARIO
b) Otra opción es registrarlo desde TESORERÍA como OTRAS COBRANZAS.
2) Carga de saldos iniciales de Clientes y proveedores: te permite comenzar a registrar operaciones con datos actualizados y evitar diferencias en tus cuentas corrientes.
Si tus saldos iniciales incluyen deudas con Proveedores, o importes adeudados de Clientes, te recomendamos registrarlos a través del módulo de Proveedores o Clientes como un comprobante (Por ej. Factura X, que impactará contablemente pero no impositivamente) imputando en los ítems del documento la cuenta "Saldos Iniciales". También podrás importar las facturas efectivamente adeudades.
Ejemplo: "A la fecha de inicio (supongamos 31/12/19) le debía $15.000,- al Proveedor Colppy". Así sería la factura de compra, MODULO PROVEEDORES:
Tener en cuenta, que el procedimiento para saldos de clientes es el mismo, desde el MODULO CLIENTES.
Con la creación de este documento estarás registrando correctamente el saldo inicial del proveedor.
🔔 IMPORTANTE: La incorporación de saldos iniciales en los módulos de Clientes y Proveedores debe realizarse mediante la emisión de un comprobante tipo factura. Esta metodología garantiza la integridad de la información, ya que ambos módulos operan exclusivamente a través de comprobantes. Por este motivo, no se permite el ingreso de saldos mediante asientos contables en el diario general.
Además, registrar los saldos iniciales como facturas permite una correcta gestión posterior, como:
Generar reportes de vencimientos
Aplicar cobros o pagos directamente sobre esos saldos
📌 Si utilizás facturación electrónica a través de Colppy, es necesario emplear un punto de venta distinto al de tu talonario electrónico habitual para registrar los saldos iniciales. Esto evita interferencias con la numeración fiscal y mantiene la trazabilidad de los comprobantes.
3) Carga de saldos iniciales de Valores en Cartera, es decir cheques recibidos y no depositados al cierre anterior.
Si tus saldos iniciales incluyen Valores, como por ejemplo Cheques de Terceros, te recomendamos registrarlos a través del módulo Tesorería como un comprobante de "Otras Cobranzas", imputando el mismo a la cuenta "Saldos iniciales".
Así sería la registración suponiendo una fecha de inicio el 01/01/20:
Una vez identificados TODOS los saldos que componen la situación de tu empresa a la fecha de inicio, el valor de la cuenta "Saldos Iniciales" debería ser 0 (Cero).
¿Esto como seria?
Esto se debe a un concepto contable básico, la ecuación de contabilidad:
Activo - Pasivo = Patrimonio Neto
Activo= Pasivo + Patrimonio Neto
Esta ecuación siempre balancea y es el fundamento de la partida doble.
En simples palabras, seria algo así: "Lo que tengo en mi caja (activo) menos lo que debo (pasivo), es mi patrimonio"
Para más información respecto a ello pueden consultar "Conceptos contables básicos"
Entonces bien, una vez que hayan registrado los valores de su activo (cajas y facturas de clientes) y de su pasivo (facturas de proveedores), el saldo de la cuenta Saldos iniciales deberá imputarse a su cuenta de Patrimonio Neto:
En el Plan de cuentas, lo vería así:
A la derecha el detalle de la cuenta:
He incorporado:
Saldo inicial en Caja y Bancos (ADG, si lo hice con asiento de diario general desde Contabilidad) - (OREC, con otras cobranzas desde Tesoreria)
Saldo inicial por facturas adeudadas de proveedores (FAC - Débito)
Saldo inicial de valores en cartera (OREC, con otras cobranzas desde Tesoreria)
Por defecto, el total de créditos (activo) menos el total de débitos (pasivo) es mi patrimonio neto.
Para finalizar la carga de Saldos iniciales, debería hacer un asiento de Diario General desde cuenta Saldos Iniciales hacia cualquier cuenta de Patrimonio Neto (Por ej. Capital Social)
De esta manera, el saldo final de la cuenta Patrimonial "Saldos iniciales" debería quedar en $0 (cero)
¡LISTO! ¡Ya tenes saldos iniciales incorporados!
Por cualquier duda o consulta podés ponerte en contacto con nosotros vía e-mail a: soporte@colppy.com
¡Nuestro equipo de Customer Success está listo para ayudarte!