Importante: Es un paso muy delicado por lo que recomendamos que te asesores y apoyes con tu Contador. Nadie mejor que él, que conoce tu negocio, puede ayudarte para reflejar el estado inicial de tu situación patrimonial.
En caso de que quieras comenzar por tu cuenta, aquí van algunos consejos.
A) Definí una fecha de inicio de registraciones en Colppy. Esto te va a permitir tener un momento cierto a partir del cual TODAS tus operaciones se reflejan en Colppy. Para que la información acumulada que te brinda la plataforma sea correcta, es necesario cargar los saldos iniciales de las cuentas de tu empresa a esa fecha. Una vez definida la fecha podrás cargar un Asiento de Diario y las facturas en los Módulos Clientes y Proveedores (Ver ejemplo abajo)
B) ¡Si tu empresa presentó Estados Contables recientemente, todo es mucho más simple! Utilizá la fecha de esos Estados Contables como fecha carga de saldos iniciales y registrá los saldos del Balance en las cuentas de tu Plan de Cuentas con un Asiento de Diario
¿Por que es necesario que sea con un asiento y no puede sólo ingresarse el saldo en las cuentas que necesito?
Al ingresar los saldos iniciales, estás registrando una situación patrimonial inicial en Colppy. La situación patrimonial de una empresa (o de una persona física) incluye tanto los activos (Fondos, bienes, créditos, etc) como las deudas, el capital invertido o ganancias reinvertidas que financian dichos activos.
Es muy recomendable, crear en tu plan de cuentas una cuenta llamada "Saldos Iniciales", en la cual se irán registrando las contrapartidas de los saldos de inicio que vas identificando.
Vamos con algunos ejemplos:
"Quiero cargar los saldos iniciales de mis Cajas y Bancos para poder comenzar a registrar los movimientos y que el saldo de mis cuentas de tesorería sea razonable, o sea similar al del extracto bancario."
Vamos a suponer que la fecha de inicio en Colppy es 01/01/20, con lo cual saldos iniciales se cargan al 31/12/19
Podes elegir entre estas dos opciones :
a) Modulo Contabilidad o b) Modulo Tesorería
a) Podemos ir al MODULO CONTABILIDAD > Botón NUEVO ASIENTO DIARIO
b) Otra opción es registrarlo desde TESORERÍA como OTRAS COBRANZAS
"Quiero cargar los saldos iniciales de mis Clientes y proveedores para poder comenzar a registrar los movimientos y que el saldo de mis cuentas corrientes sean reales"
Si tus saldos iniciales incluyen deudas con Proveedores, o importes adeudados de Clientes, te recomendamos registrarlos a través del módulo de Proveedores o Clientes como un comprobante (Por ej. Factura X, que impactará contablemente pero no impositivamente) imputando en los ítems del documento la cuenta "Saldos Iniciales". Tambien podrás importar las facturas efectivamente adeudades.
"A la fecha de inicio (supongamos 31/12/19) le debía $15.000,- al Proveedor Colppy"
Así sería la factura de compra, MODULO PROVEEDORES:
Tener en cuenta, que el procedimiento para saldos de clientes es el mismo, desde el MODULO CLIENTES
Con la creación de este documento estarás registrando correctamente el saldo inicial del proveedor.
IMPORTANTE: El alta de los saldos iniciales de Clientes y Proveedores se genera a través de un comprobante (factura), porque es la manera de mantener la integridad de la información de los módulos, ya que se manejan enteramente a través de comprobantes. Es por eso que no admiten asientos al diario general. Por otra parte permite gestionar esos saldos iniciales por ejemplo: obteniendo reporte de vencimientos o aplicando pagos o cobros a esos saldos. Si emiten facturas electrónicas a través de Colppy deben utilizar un punto de venta distinto al de tu talonario electrónico para registrar sus saldos inicial de clientes y proveedores.
"Quiero cargar los saldos iniciales de mis Valores en Cartera, es decir mis cheques recibidos que aún no deposité, para poder comenzar a registrar los movimientos y que el saldo de mis cuentas corrientes sean reales"
Si tus saldos iniciales incluyen Valores, como por ejemplo Cheques de Terceros, te recomendamos registrarlos a través del módulo Tesorería como un comprobante de "Otras Cobranzas", imputando el mismo a la cuenta "Saldos iniciales".
Así sería la registración suponiendo una fecha de inicio el 01/01/20:
Una vez identificados TODOS los saldos que componen la situación de tu empresa a la fecha de inicio, el valor de la cuenta "Saldos Iniciales" debería ser 0 (Cero).
¿Esto como seria?
Esto se debe a un concepto contable básico, la ecuación de contabilidad:
Activo - Pasivo = Patrimonio Neto
Activo= Pasivo + Patrimonio Neto
Esta ecuación siempre balancea y es el fundamento de la partida doble.
En simples palabras, seria algo así: "Lo que tengo en mi caja (activo) menos lo que debo (pasivo), es mi patrimonio"
Para más información respecto a ello pueden consultar "Conceptos contables básicos"
Entonces bien, una vez que hayan registrado los valores de su activo (cajas y facturas de clientes) y de su pasivo (facturas de proveedores), el saldo de la cuenta Saldos iniciales deberá imputarse a su cuenta de Patrimonio Neto:
En el Plan de cuentas, lo vería así:
A la derecha el detalle de la cuenta:
He incorporado:
Saldo inicial en Caja y Bancos (ADG, si lo hice con asiento de diario general desde Contabilidad) - (OREC, con otras cobranzas desde Tesoreria)
Saldo inicial por facturas adeudadas de proveedores (FAC - Débito)
Saldo inicial de valores en cartera (OREC, con otras cobranzas desde Tesoreria)
Por defecto, el total de créditos (activo) menos el total de débitos (pasivo) es mi patrimonio neto.
Para finalizar la carga de Saldos iniciales, debería hacer un asiento de Diario General desde cuenta Saldos Iniciales hacia cualquier cuenta de Patrimonio Neto (Por ej. Capital Social)
De esta manera, el saldo final de la cuenta Patrimonial "Saldos iniciales" debería quedar en $0 (cero)
¡LISTO! ¡Ya tenes saldos iniciales incorporados!
Por cualquier duda o consulta podés ponerte en contacto con nosotros vía e-mail a: soporte@colppy.com
¡Nuestro equipo de Customer Success está listo para ayudarte!