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Esta funcionalidad permite subir (importar) masivamente asientos contables a Colppy, es muy útil para los siguientes propósitos:

  • Carga de Transacciones de períodos anteriores a la implementación de Colppy para conservar toda la historia en la plataforma.

  • Carga de Saldos iniciales al momento de implementar Colppy.

  • Carga de asientos complejos con muchos registros que resultan engorrosos registrar manualmente (asientos de sueldos, refundiciones, reclasificaciones de centros de costo masivas, etc)


¿Cómo Funciona la importación de asientos?


El procedimiento para importar asientos es similar al resto de las importaciones masivas en Colppy.

Para acceder se debe ingresar en el Módulo Contabilidad y dar clic sobre el botón "Importar"=> Clientes en la solapa Gestión de Clientes. (Figura 1)Esta funcionalidad permite incorporar de forma masiva datos de clientes y proveedores a Colppy.

Figura 1.

Una vez que se hace clic en Importar Asientos , se abre una ventana con las instrucciones para realizar la importación. Los pasos a seguir son los siguientes: (Figura 2)


 Figura 2.

PASO 1: DESCARGAR EL ARCHIVO MODELO EN FORMATO EXCEL

Para descargar el archivo modelo con los títulos de las columnas que Colppy necesita para importar sus datos de Clientes se debe hacer clic sobre el link "Descargar archivo Modelo". (Figura 3)


 Figura 3.

Automáticamente, se abrirá en el Excel la planilla con el modelo de importación. (Figura 4)


 Figura 4.

PASO 2: COMPLETAR O COPIAR LOS DATOS DE LOS ASIENTOS EN LA PLANILLA

En este paso se deben copiar los datos de los Asientos de su viejo sistema o desde una planilla de Excel y pegarlos dentro del archivo descargado en el Paso 1. Es importante que los datos que se copian coincidan con los títulos de las columnas previstas en el archivo modelo. (Figura 5)


 Figura 5.

IMPORTANTE: No cambie los títulos de las columnas en el archivo modelo. Estos tienen que permanecer sin cambios para que la importación funcione correctamente.

Coloque la Provincia tal cual figuran en Colppy, para que el sistema las reconozca para tomar las jurisdicciones de IIBB.

PASO 3: "GUARDAR COMO" ARCHIVO .CSV (DELIMITADO POR COMAS)

Una vez completado el archivo modelo con los datos, se debe cambiar su formato a ".csv (delimitado por comas). (Figura 6)


 Figura 6.

Para esto es necesario seleccionar "Guardar Como" en su Excel y cambiar el Tipo de archivo a CSV (delimitado por comas). (Figura 7)


 Figura 7.

IMPORTANTE: 

  • Verificar con un editor de texto o bloc de notas que el archivo esté generado con separación de datos entre puntos y comas " ; " . No funcionará la importación de la separación de datos es a través de comas " , " . 

  • Sólo se puede realizar la conversión con Microsoft Excel, no funciona si es generado con otras planillas de cálculo ni por Open Office. 

  • Verificar que la configuración regional del equipo tenga definido la coma " , " para separador de decimales y el punto " . " para separador de miles. (Figura 8)

Figura 8

PASO 4: IMPORTAR EL ARCHIVO .CSV GENERADO

Seleccionar en el archivo .csv generado desde el lugar donde ha sido guardado. (Figuras 9 y 10)


 Figura 9


 Figura 10

Al hacer click en "Importar" se realizará el proceso de importación de los datos. (Figura 11)


 Figura 11

PASO 5: IMPORTAR EL ARCHIVO .CSV GENERADO

El proceso de importación realiza una serie de validaciones respecto de los datos que se desean importar tendientes a:

  • Verificar que los asientos Cuadren.Es decir que el debe sea igual al haber.

  • Controlar que los Terceros sean válidos.

  • Controlar los formatos de los datos sean correctos (Importes, fechas, textos)

  • Controlar que los centros de costo sean válidos.

Si el proceso es exitoso, significa que los asientos ya han sido importados a Colppy.


En caso de que haya habido duplicaciones o inconsistencias en la importación, esto se informa en pantalla y se permite descargar un archivo Excel con los errores que fueron detectados en cada línea.

Haciendo click en "Ver Errores detectados" de obtiene en el mismo archivo con los motivos de los errores detectadosen la columna "Observaciones".

Los registros que no aparezcan en el archivo de errores, ya fueron importados de manera satisfactoria.

Los registros que contienen errores pueden ser corregidos, y volver a subir el archivo.


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