Para los casos en que se factura todos los meses (o por el período que se necesite) a los mismos clientes conceptos similares pero con pequeñas variaciones, Colppy da la posibilidad de emitir facturas recurrentes en estado "Borrador", para ir editando los datos de los ítems antes de cambiar el estado a "Aprobada".
♦ Paso 1: En el módulo Clientes, se debe hacer click en el cliente al que se desea emitirle facturas recurrentes. Luego, hacer click en el botón "Agregar Facturas" y seleccionar "Factura Recurrente" (Cuenta Corriente o Contado dependiendo de lo que se desee). (Figura 1)
Figura 1
♦ Paso 2: Generar la factura recurrente con los ítems a facturar todos los meses y el importe base. Si se factura algún concepto en dólares, se puede utilizar el campo cantidad para los dólares y precio unitario para el Tipo de Cambio. (Figura 2)
📌 Si se desea que la factura sea electrónica, se deberán tener en cuenta las siguientes consideraciones:
Es necesario generar un talonario de factura no electrónicas para generar las facturas recurrentes y es necesario que ese talonario tenga numeración automática. Debería ser un prefijo diferente a cualquier punto de venta dado de alta en AFIP.
Estado = Borrador: Esto tiene que ser así porque si genera la factura electrónica como aprobada, se va pedir el CAE y ya no va a poder modificar importes ni conceptos. Nunca va a salir en el IVA ventas porque las facturas borrador no generan asientos ni participan en el IVA Ventas.
La Factura Borrador base (la primera que se genera) no se debe modificar, porque es la que va a repetir todos los meses. Es decir, que se deberá programar la recurrencia un mes (o el período deseado) antes de que se genere la primer factura recurrente. O el mismo día de generada la recurrencia, dejar esta primera en Estado Borrador y generar además la factura electrónica.
Figura 2
📌La Factura Borrador base (o sea la que se genera en este paso) nunca se debe modificar, porque es la que va a repetir todos los meses.
♦ Paso 3: Al mes (o el período indicado) se va a generar automáticamente una factura borrador idéntica a la que se generó como base. (Figura 3)
Figura 3
Ahi vas a poder hacer click sobre la factura, y editar los datos que hayan cambiado en ese mes. (Figura 4)
Los cambios serían:
• Cambiar el prefijo, al del punto de venta electrónico (ej 0007)
• Cambiar el estado de "Borrador" a "Aprobada"
• Cambiar los datos de los ítems que necesites modificar (ej: Descripción del ítem, Tipo de Cambio)
Figura 4
♦ Paso 4: Hacer click en "Guardar" para que genere la Factura electrónica. Luego, aparece un cartel para enviar por mail al cliente y/o bajar el pdf. (Figura 5)
Figura 5
Podés ingresar y ver en cada cliente cuándo se va a generar la próxima factura automática, en la solapa "Facturas Recurrentes". (Figura 6)
Figura 6