Perhitungan gaji prorata merupakan praktik umum dalam penggajian perusahaan, karena metode ini merupakan cara paling adil bagi karyawan maupun perusahaan. Karyawan hanya dibayar selama mereka bekerja, dan tidak dibayar jika tidak bekerja.
Prinsip prorata sesuai UU Ketenagakerjaan, Pasal 93 ayat (1), yang menyebutkan bahwa upah tidak dibayar apabila pekerja/buruh tidak melakukan pekerjaan. Misalnya, jika karyawan hanya bekerja 15 hari dalam sebulan, maka gajinya dibayarkan untuk 15 hari saja, bukan gaji sebulan utuh. Karyawan tidak menerima gaji untuk sisa hari di mana ia tidak masuk kerja.
Gadjian memiliki fitur yang dapat mengakomodir pengaturan prorata gaji karyawan berdasarkan hari kerja. Namun, perlu diketahui bahwa peraturan ini berlaku untuk semua karyawan yang dikelola di akun Gadjian Anda.
A. Pengaturan Gaji Prorata Karyawan yang Mengalami Perubahan Karir
Berikut langkah-langkah untuk mengatur prorata gaji apabila karyawan ada perubahan karir :
Ke menu Pengaturan > Gaji & LTHR pada poin 11 klik ikon pensil, lalu pilih Proporsional > Simpan.
Setelah itu akan muncul pertanyaan pada poin nomor 11.a klik ikon pensil, Anda bisa memilih Berbasis Hari Kalender atau Hari Kerja (Sesuai Pola Kerja Personalia) > Simpan.
Keterangan :Hari kalender akan menghitungkan tanggal termasuk hari libur di bulan tersebut.
Hari kerja (berdasarkan pola kerja personalia) akan mengacu pada total hari kerja sebulan. Sistem akan mengurangi dengan berapa total BHK ( Bukan Hari Kerja) di bulan tersebut untuk menentukan total hari kerja sebulan. Apabila karyawan belum diberikan pola kerja atau shift maka sistem akan mengalihkan pembaginya dengan acuan hari kalender.
B. Formula Perhitungan Beserta Contohnya
PT A menerapkan periode penggajian tanggal 1-30 atau 31. Karyawan A mengalami promosi menjadi Manager diikuti dengan kenaikan gaji dari Rp 10 juta menjadi Rp 15 juta pada tanggal 21 September. Maka gaji yang diperoleh karyawan A adalah :
Perhitungan Prorata Hari Kalender
Tanggal 1-20 September = 20 hari kalender
Tanggal 21-30 September = 10 hari kalender
Gaji September = (20/30 * 10 juta) + (10/30 * 15 juta)
Perhitungan Prorata Hari Kerja
Artinya kita perlu mengetahui berapa jumlah hari kerja karyawan A di bulan September. Jumlah hari kerja karyawan A di bulan September misal ada 20 hari.
Tanggal 1-20 September = 14 hari kerja
Tanggal 21-30 September = 6 hari kerja
Gaji September = (14/20 * 10 juta) + (6/20 * 15 juta)
Perhitungan Langsung Gaji Baru
Karyawan A akan langsung mendapatkan 15 juta di bulan September meskipun baru di promosikan di pertengahan September.