Gadjian menyediakan sistem yang memungkinkan sebuah akun terhubung atau diakses tanpa perlu melakukan login secara terpisah. Akun Headquarter adalah akun yang memiliki akses ke satu atau lebih akun lain yang telah didaftarkan dalam sistem Gadjian. Sedangkan Akun Subsidiary adalah Akun tambahan yang aksesnya juga dimiliki oleh Headquarter. Akun Subsidiary bisa berupa anak atau cabang perusahaan Headquarter yang menggunakan sistem Gadjian, maupunakun kedua Headquarter yang memiliki pengaturan Gadjian yang berbeda.
A. Syarat dan Ketentuan Akun Holding
Satu Akun Headquarter bisa memiliki akses ke satu atau lebih Akun Subsidiary, tetapi satu Akun Subsidiary hanya bisa dimiliki oleh satu Akun Headquarter.
Akun Subsidiary yang sudah terdaftar tidak bisa menjadi Akun Headquarter sampai koneksi antar Akun Subsidiary dengan Akun Headquarter saat ini sudah diputus.
Hak akses Headquarter tidak dibatasi. Admin Headquarter dapat menambahkan, mengedit dan menghapus data di dalam Akun Subsidiary. Histori aktivitas Admin Headquarter akan tercatat dalam sistem Akun Subsidiary.
Admin Headquarter dan Admin Subsidiary bisa mengajukan pemutusan koneksi Akun.
Gadjian mengakomodir koneksi antar Akun dengan dua kondisi, baik antar akun Gadjian yang keduanya sudah terdaftar (disebut Flow A) maupun antar satu akun Gadjian yang sudah terdaftar dengan yang belum terdaftar di Gadjian (disebut Flow B).
Pengajuan koneksi Akun dalam Flow A mewajibkan adanya Surat Kuasa yang ditandatangani oleh kedua pihak perwakilan masing-masing Akun, begitupun dengan pengajuan pemutusan koneksi Akun. (Surat Kuasa dan Pencabutan Surat Kuasa sudah tergenerate dalam sistem).
Pengajuan koneksi Akun dalam Flow B memungkinkan antar Akun akan langsung terhubung setelah pendaftaran Akun Gadjian baru untuk menjadi Akun Subsidiary.
B. Jika Subsidiary Sudah Memiliki Akun Gadjian (Flow A)
Jika perusahaan memiliki lebih dari satu akun Gadjian yang sudah terdaftar, akun-akun tersebut dapat dihubungkan dalam aplikasi Gadjian. Berikut adalah panduan untuk menghubungkan akun holding dan subsidiary yang sudah terdaftar di Gadjian (Flow A):
Pada akun Headquarter, silakan menuju ke menu Kelola Akun, lalu pilih opsi Masuk Sebagai Headquarter (HQ)
Setelah itu, lengkapi data pada bagian Informasi Headquarter dan Informasi Penanggung Jawab, lalu klik Daftar
Setelah pendaftaran akun sebagai Headquarter berhasil, menu Kelola Akun Subsidiary akan muncul. Selanjutnya, klik tombol +Tambah Akun Subsidiary untuk menambahkan akun Subsidiary baru yang akan dihubungkan.
Gadjian akan menampilkan dua pilihan, silakan Admin klik opsi Sudah jika Subsidiary sudah memiliki akun Gadjian. Selanjutnya silakan copy/salin kode token yang tersedia.
Selanjutnya, buka atau login ke akun Subsidiary untuk melanjutkan proses integrasi. Pada akun Subsidiary,masuk ke menu Kelola Akun dan klik opsi Masuk Sebagai Subsidiary. Tempelkan/ (paste) kode token dari akun Headquarter dan Klik Check Token untuk melanjutkan validasi integrasinya.
Lengkapi data surat kuasa dan dokumen lainnya pada akun Subsidiary. Pada kolom pengisian nomor surat kuasa, isikan nomor surat kuasa sesuai dengan urutan yang dikeluarkan dalam administrasi surat menyurat perusahaan Subsidiary terkait.
Setelah Anda selesai mengisi informasi akun subsidiary, Gadjian akan menampilkan kolom untuk mengunduh dan mengunggah surat kuasa. Format surat kuasa ini telah disediakan oleh Gadjian untuk memudahkan proses Anda. Silakan unduh surat kuasa yang telah disediakan, kemudian berikan tanda tangan pada surat kuasa sebagai pihak pertama. Setelah itu, unggah kembali surat kuasa tersebut untuk melanjutkan proses.
Setelah surat kuasa berhasil diunggah oleh pihak pertama melalui akun Subsidiary, silakan masuk kembali ke Gadjian menggunakan akun Headquarter untuk melanjutkan proses. Pada menu Kelola Akun di akun Headquarter , silakan unduh surat kuasa yang tersedia lalu tambahkan tanda tangan pada surat kuasa sebagai pihak kedua. Selanjutnya unggah kembali surat kuasa tersebut untuk menyelesaikan prosesnya.
Setelah berhasil mengunggah surat kuasa, silakan klik tombol Request ke Gadjian. Selanjutnya, Anda dapat menghubungi Tim Support Gadjian melalui live chat untuk mengonfirmasi permintaan koneksi antara akun Headquarter dan Subsidiary
Setelah permintaan Anda disetujui oleh Tim Gadjian, integrasi akun Headquarter dan Subsidiary Anda akan berhasil dilakukan. Kini Anda dapat mengakses akun Subsidiary dari akun Headquarter melalui icon gear di menu pengaturan admin Gadjian.
C. Jika Subsidiary Belum Memiliki Akun Gadjian (Flow B)
Jika Subsidiary belum memiliki akun di Gadjian, Anda tetap dapat menghubungkan akun holding dan Subsidiary melalui sistem. Namun, untuk melanjutkan proses ini, Anda perlu membuat akun Gadjian untuk Subsidiary terlebih dahulu. Alur proses mengkoneksikan akun Headquarter dan Subsidiary tanpa akun yang dapat dilihat pada Flow B berikut ini.
Jika integrasi dilakukan dalam kondisi Subsidiary belum memiliki akun Gadjian, Gadjian akan menampilkan dua pilihan seperti ini:
Pada pilihan pertama, Admin dapat memilih opsi Sama dengan Email HQ. Dengan opsi ini, Admin tidak perlu mengisi data email pada formulir registrasi akun Subsidiary karena data akan otomatis sama seperti email akun Headquarter.
Formulir pengisian untuk opsi Sama dengan Email HQ adalah seperti ini:
Setelah pengisian formulir dilakukan, akun Subsidiary yang baru dibuat akan otomatis aktif, dengan email yang sama seperti akun Headquarter dan akses utamanya dapat dilakukan melalui akun Headquarter.
āPada opsi kedua, jika Anda memilih opsi Berbeda dengan Email HQ, Admin dapat mengisi formulir untuk registrasi akun Subsidiary dengan data yang dibutuhkan seperti di bawah ini:
Setelah formulir berhasil dikirim, Gadjian akan menampilkan notifikasi aktivasi akun Subsidiary. Admin dapat melanjutkan proses aktivasi melalui tautan yang dikirimkan oleh Gadjian ke alamat email yang terdaftar.
Berikut ini adalah contoh tampilan status koneksi untuk akun Subsidiary yang telah berhasil dikoneksikan.
D. Panduan Memutuskan Koneksi Akun Headquarter (HQ) dan Subsidiary
Jika Perusahaan ingin memutuskan koneksi akun Headquarter dengan Subsidiary, Gadjian menyediakan tiga opsi proses yang dapat dipilih oleh Admin :
Memutuskan koneksi melalui akun Subsidiary
Silakan masuk ke akun Subsidiary Anda, kemudian buka menu Kelola Akun. Atau kunjungi link berikut lalu https://user.gadjian.com/holding/subsidiary klik tombol klik Disconnect.
Silakan unduh surat pencabutan kuasa dan beri tanda tangan pada bagian pemberi kuasa. Setelah itu, unggah kembali surat pencabutan kuasa tersebut.
Masuk pada akun Headquarter lalu buka menu Kelola Akun lalu pilih opsi Masuk Sebagai Headquarter. Atau langsung klik link berikut ini https://user.gadjian.com/holding/headquarter dan klik icon Detail pada akun Subsidiary yang ingin diproses pemutusan koneksinya.
Silakan unduh surat pencabutan kuasa dan beri tanda tangan pada bagian penerima kuasa Selanjutnya, unggah kembali surat pencabutan kuasa tersebut.
Jika surat pencabutan kuasa sudah berhasil diunggah, silakan klik tombol Request ke Gadjian Kemudian Anda dapat menginformasikan permintaan pemutusan koneksi akun tersebut kepada Tim Support Gadjian melalui live chat.
Integrasi akun Headquarter dan Subsidiary Anda kini telah diputuskan..Gadjian akan menampilkan status seperti ini di akun Headquarter.informasi berikut ini :
Putuskan Koneksi melalui Akun Headquarter dengan alamat email akun Subsidiary yang Berbeda dengan Email HQ
Pada akun Headquarter (HQ), buka menu Kelola Akun, lalu pilih opsi Masuk Sebagai Headquarter (HQ). Anda juga bisa langsung mengaksesnya melalui link berikut ini https://user.gadjian.com/holding/headquarter.
Klik icon rantai (Request Disconnection) pada akun Subsidiary yang ingin diputuskan koneksinya lalu pilih opsi Disconnect.
Setelah itu akan muncul status Ada Permintaan Request pada kolom progress. Untuk melanjutkan,Admin dapat menghubungi Tim Support Gadjian melalui live chat untuk menginformasikan permohonan pemutusan koneksi akun holding.
Setelah Tim Gadjian memproses Anda, status Disconnect akan muncul sebagai tanda bahwa proses pemutusan akun holding telah berhasil dilakukan.