Setiap perusahaan memiliki kebebasan untuk menentukan status karyawan berdasarkan kebutuhan dan jenis pekerjaannya. Secara umum, status karyawan bisa berupa karyawan tetap, karyawan kontrak (PKWT), karyawan lepas, hingga tenaga ahli. Karena status ini bervariasi, perubahan dalam karir karyawan seperti promosi, mutasi, atau bahkan demosi sangat mungkin terjadi.
Misalnya, seorang karyawan tetap bisa mengalami promosi menjadi karyawan kontrak (PKWT), atau sebaliknya. Namun, yang sering terlewat adalah bahwa setiap status karyawan memiliki aturan perhitungan pajak yang berbeda. Pajak karyawan tetap/ kontrak perhitungannya berbeda dengan pajak karyawan lepas merujuk pada Peraturan Pemerintah Nomor 58 Tahun 2023 dan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 168 Tahun 2023. Perbedaan ini juga berdampak pada bukti potong pajak yang harus diterbitkan.
Karena sistem penggajian yang digunakan perusahaan harus menyesuaikan aturan pajak berdasarkan status karyawan, maka penting bagi Anda untuk memahami cara mengaturnya di Gadjian dengan benar. Jika tidak diatur dengan tepat, bisa saja terjadi salah perhitungan pajak yang berujung pada kesalahan administrasi.
A. Konsep Dasar Perubahan Status Karyawan
Pada Gadjian, ketika karyawan mengalami perubahan status karyawan, khususnya perubahan dari karyawan tetap atau kontrak menjadi karyawan lepas, tenaga ahli, magang (berlaku sebaliknya), maka Anda perlu melakukan dua aksi dasar :
Berhentikan karir, sebagai acuan sistem menghitungkan gaji dengan status sebelumnya hingga waktu yang diinginkan.
Rekrut kembali, sebagai acuan sistem menghitungkan gaji karyawan sesuai status barunya.
Aksi diatas menentukan keakuratan hitungan gaji, detail bukti potong yang akan diterima karyawan dan data yang akan digunakan perusahaan untuk pelaporan pajak karyawan.
B. Step 1: Memberhentikan Karir Karyawan
Buka menu HR & Payroll > Personalia > Karir & Remunerasi > cari nama karyawan dan klik Lihat Karir.
Klik Berhentikan untuk memberhentikan karir saat ini sebagai karyawan PKWT.
Klik Lanjutkan.
Lengkapi data pada field Pilih Alasan Karir Diberhentikan dan Tanggal Berhenti, lalu klik Simpan.
C. Step 2: Merekrut Kembali Karyawan
Buka menu HR & Payroll > Personalia > Karir & Remunerasi > cari nama karyawan dan klik Lihat Karir.
Klik Rekrut Kembali untuk mencatat karir barunya.
Gadjian akan menampilkan dua button seperti berikut:
Download Backup Data digunakan untuk kebutuhan administrasi perusahaan dan pelaporan pajak karyawan.
Catatan penting !
Backup data personalia akan di download dalam format zip. Anda dapat mengetahui slip gaji, data bukti potong, karir & remunerasi dan sebagainya selama karyawan bekerja. Berikut ini contoh data personalia yang telah di download.
Button Lanjut Proses Rekrut Kembali untuk melengkapi karir sebagai karyawan baru.
Lengkapi data karir dengan memasukkan ID personalia baru serta tanggal mulai bekerja sebagai karyawan baru. Lalu, klik Rekrut.
Klik +Tambah Karir untuk mulai mencatatkan karir baru karyawan
Berikut adalah contoh tampilan karir & remunerasi yang telah dilengkapi.
Tampilan non remunerasi.
Tampilan pada remunerasi.
Tampilan karir & remunerasi dengan status baru.
D. Studi Kasus Gambaran Perubahan
Awal di rekrut sebagai karyawan PKWT
Karyawan X bekerja di PT ABC sebagai karyawan kontrak (PKWT) sejak 1 Januari 2023 dengan gaji pokok sebesar Rp 10.000.000 diperoleh PPh Pasal 21 sebesar Rp 200.000 setiap bulannya.Dampak Efisiensi Karyawan
Karyawan terkena dampak efisiensi sehingga per 1 Februari 2025 statusnya dialihkan menjadi karyawan lepas. Admin melakukan aksi berhentikan karir tanggal 1 Februari 2025. Sistem akan secara otomatis menghitungkan ulang slip gaji terakhirnya sebagai karyawan PKWT sesuai dengan Buku Cermat Pemotongan PPh Pasal 21/26 halaman 61 dan akan menerbitkan bukti potong A1.
Perubahan sebagai Karyawan Lepas
Karyawan X berubah status menjadi karyawan lepas per 1 Februari 2025, dengan gaji pokok sebesar Rp 10.000.000.
Gadjian akan secara otomatis menghitungkan PPh 21 pada bulan Februari 2025 dan seterusnya. sesuai dengan Buku Cermat Pemotongan PPh Pasal 21/26 halaman 89 dan akan menerbitkan bukti potong tidak final setiap bulannya.
Bayangkan seorang karyawan yang tiba-tiba mendapati gajinya tidak sesuai atau bukti potong pajaknya bermasalah karena statusnya belum diperbarui di sistem. Situasi seperti ini bisa dihindari jika perubahan status dikelola dengan benar sejak awal. Detail kecil dalam administrasi sering kali dianggap sepele, tetapi dampaknya bisa besar. Jadi, pastikan setiap transisi dilakukan dengan teliti agar tidak ada kendala di kemudian hari.
Selamat mencoba !