Data pribadi karyawan adalah aksi kunci untuk memulai penggunaan Hadirr. Beberapa data karyawan akan berpengaruh ke proses login dan penggunaan aplikasi Hadirr. Oleh karena itu, Hadirr mewajibkan Admin untuk mengisi beberapa data yang bersifat mandatory yang ditandai dengan tanda bintang (*) berwarna merah.
Hadirr telah menyediakan beberapa alternatif opsi input data karyawan sebagai berikut :
1. Input Data Satu Per Satu
Data karyawan ditambahkan satu per satu secara manual pada menu Personalia > Tambah Personalia Baru > Tambah satu per satu dengan melengkapi data, sebagai berikut:
Nama karyawan
Jenis kelamin
ID karyawan
Email yang aktif
Nomor handphone yang masih aktif dapat menerima SMS (bukan hanya nomor yang aktif di WhatsApp) karena token akan terkirim melalui SMS pada nomor yang terdaftar
Tanggal mulai bekerja
Jika karyawan ingin diundang langsung agar dapat menggunakan Aplikasi Hadirr, silakan langsung ceklis Undang personalia ke Hadirr, lalu Simpan seperti gambar di bawah ini.
2. Impor dari Excel
Metode impor data personalia melalui template Excel merupakan solusi yang efisien untuk mempermudah pengelolaan data karyawan. Secara garis besar, tahapan yang harus diperhatikan admin sebagai berikut:
Men-download Template Excel Terbaru
Mengisi data personalia sesuai format dan meng-upload file tersebut ke sistem Hadirr
Berikut rincian step-by-step input data personalia secara massal :
Download dan lengkapi template
Ke menu Personalia > Tambah Data Personalia > Impor dari Excel > klik Disini > Download Template
Perlu diingat !
Hadirr akan menampilkan jumlah baris sesuai jumlah slot kuota personalia yang masih kosong pada template excel. Lengkapi data sesuai format yang telah ditentukan. Mengubah format dapat mempengaruhi keberhasilan upload data.
Upload template
Masuk ke menu Personalia > Tambah Data Personalia > Impor dari Excel > Pilih File > klik Undang personalia ke Hadirr > UploadHadirr akan menampilkan preview sebagai bentuk koreksi data mana saja yang sudah sesuai format dan mana yang belum seperti berikut. Anda perlu melakukan perbaikan agar data dapat disimpan.
3. Impor dari Gadjian
Metode yang akan dijelaskan berikut ini memberikan kemudahan signifikan bagi pengguna Hadirr yang juga berlangganan aplikasi Gadjian. Gadjian adalah aplikasi berbasis cloud yang dirancang khusus untuk pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM) dan penggajian. Dengan teknologi berbasis cloud, Gadjian memungkinkan akses yang fleksibel, di mana saja dan kapan saja, untuk mempermudah pengelolaan administrasi karyawan.
Bagi perusahaan yang telah berlangganan kedua aplikasi ini, terdapat kemudahan besar dalam pengelolaan data personalia. Data personalia yang tercatat di Gadjian dapat langsung disalin dan dipindahkan ke Hadirr, sehingga memudahkan Anda sebagai Admin dalam mengelola dan memantau kehadiran karyawan tanpa perlu melakukan input data secara manual. Proses ini akan mempercepat migrasi data dan mengurangi potensi kesalahan dalam pengelolaan data.
Anda dapat melakukan penambahan data karyawan dengan impor dari Gadjian, dengan langkah-langkah sebagai berikut:
Masuk ke halaman Personalia > Tambah Data Personalia > klik Impor dari Gadjian
Silakan ceklis nama personalia yang ingin di copy dari Gadjian ke Hadirr-nya
Setelah itu pilih Copy and Make Pair
Pilihan 'Copy and Make Pair' akan menjadi solusi bagi admin yang belum menginput data karyawan di portal Hadirr. Dengan fitur ini, data karyawan yang ada di Gadjian akan otomatis disalin dan dipasangkan dengan data karyawan di Hadirr
Bagaimana jika data personalia di Hadirr masih kosong dan saya ingin menginputnya dengan menarik data karyawan dari Gadjian ?
Checklist nama-nama pada daftar personalia Gadjian yang ingin diduplikasi ke Hadirr, kemudian klik tombol "Copy and Make Pair". Copy berfungsi untuk menarik data karyawan dari menu personalia Gadjian ke kolom personalia Hadirr bagian kanan. Sedangkan Make Pair berfungsi untuk menghubungkan tiap nama karyawan di Gadjian dan Hadirr agar aktivitas kehadiran harian dapat terintegrasi.
Lihat simulasi di bawah ini.
Baca juga : Integrasi Akun Gadjian dengan Hadirr
Semoga membantu ya! 😊