Ketika seorang karyawan memutuskan untuk resign, salah satu langkah kritis yang harus dilakukan perusahaan adalah memastikan semua data penting yang terkait dengan pekerjaan karyawan tersebut telah di-backup secara menyeluruh. Proses ini tidak hanya melindungi informasi perusahaan dari potensi kehilangan data, tetapi juga memastikan kelancaran operasional setelah karyawan tersebut meninggalkan posisinya.
A. Cara Back Up Data
1. Back Up Data Kehadiran
Buka menu Personalia.
Klik show tampilkan kehadiran personalia (ikon kaca pembesar🔍) di sebelah kanan foto karyawan.
Pilih range tanggal absensi yang akan dipilih.
Klik download ringkasan personalia untuk menyimpan data kehadiran
2. Back Up Data Kunjungan
Buka menu Kunjungan Klien.
Pilih nama karyawan yang bersangkutan.
Klik download.
Klik range tanggal visit yang akan dipilih.
Klik download versi 1 atau versi 2
3. Back Up Data Reimbursement
Buka menu Reimbursement.
Pilih Reimbursement List.
Tentukan range tanggal reimbursement yang akan dipilih.
Cari nama karyawan, lalu klik download ringkasan untuk menyimpan data reimbursement.
4. Back Up Data Timesheet
Buka menu Timesheet.
Lakukan proses download data timesheet sesuai kebutuhan.
Sebagai contoh :
Apabila karyawan A resign, Anda dapat memilih range tanggal timesheet kemudian cari nama personalia. Setelah itu, Anda klik ikon download pada kolom aksi untuk download timesheet. Seperti contoh gambar di bawah ini :
Sebenarnya Hadirr juga memiliki fitur back up data ketika Anda ingin menghapus data karyawan. Button back up data yang tersedia pada tombol ini hanya akan menyediakan data selama 1 bulan terakhir, terhitung sejak tanggal penghapusan karyawan dilakukan. Admin dapat memilih opsi data mana saja yang ingin di-download, dan hasil back up dapat dikirim ke email admin dengan mencentang kotak yang tersedia.
B. Hapus Data Karyawan
Setelah semua data penting di-back up, Anda dapat menghapus data karyawan tersebut dengan cara:
Buka menu Personalia
Klik “Hapus personalia ini”.
Sistem akan menampilkan pop-up konfirmasi. Pastikan Anda sudah mem-back up data yang diperlukan sebelum melanjutkan menghapus data karyawan.
Jika sudah yakin, pilih “Ya, lakukan penghapusan”
Catatan Penting!
Setelah data karyawan dihapus, data tersebut tidak dapat dikembalikan. Oleh karena itu, pastikan semua data penting sudah di-back up sebelum menghapusnya.
Penyimpanan dan pengelolaan data back up menjadi tanggung jawab admin yang melakukan proses penghapusan.
Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda dapat memastikan bahwa semua data karyawan yang berhenti bekerja tersimpan dengan aman sebelum dihapus dari sistem.
Semoga membantu ! 😁