Saat sebuah perusahaan mengelola data karyawan, pasti ada tim yang bertanggung jawab untuk memastikan semuanya berjalan lancar. Dalam sistem penggajian, peran ini biasanya dipegang oleh super admin yaitu admin utama yang memiliki kendali penuh atas akun penggajian perusahaan. Namun, mengelola semua data sendirian bukanlah tugas yang mudah, terutama jika perusahaan terus berkembang dan jumlah karyawan semakin banyak.
Untuk itu, Gadjian menyediakan fitur penambahan admin pendukung. Fitur ini memungkinkan super admin untuk mengundang orang lain agar bisa membantu dalam mengelola data tanpa harus berbagi akses utama. Dengan adanya admin pendukung, pekerjaan bisa lebih efisien, risiko kesalahan akibat beban kerja berlebihan bisa dikurangi, dan sistem tetap terjaga keamanannya.
A. Jenis Admin Pendukung
Gadjian menyediakan 9 jenis admin pendukung berdasarkan tipe hak aksesnya.
No. | Hak Akses Admin Pendukung |
1 | Semua Akses, yaitu dapat mengakses semua fitur yang tersedia, kecuali mengundang dan nonaktifkan admin pendukung |
2 | Semua Akses, selain Fitur Penggajian, yaitu terkecuali karir, penggajian, THR, pajak, dan BPJS |
3 | Semua Akses, selain Fitur Inventaris Kantor |
4 | Semua Akses, selain Fitur Penggajian & Inventaris Kantor |
5 | Terbatas, hanya Fitur Inventaris Kantor |
6 | Terbatas, hanya Fitur Rekrutmen |
7 | Terbatas, Kehadiran yaitu hanya data absensi, pola kerja dan shift kerja karyawan |
8 | Terbatas, Kehadiran & Pengajuan Sakit, Izin, Cuti, Unpaid Leave |
9 | Terbatas, hanya Data PPh 21 dan BPJS |
Detail hak akses admin pendukung dapat dilihat dengan cara scroll ke bawah di bagian tabel pada menu Admin.
B. Undang Admin Pendukung
Buka menu Admin, klik Undang Admin Pendukung.
Pilih Tipe Hak Akses dan input Email admin pendukung yang akan didaftarkan. Tentukan juga kewenangan admin pendukung atas tagihan sistem, penambahan kuota, dan perubahan layanan akun perusahaan dengan ceklis kotak pada tiap opsi.
Super admin dapat klik Simpan. Sistem akan informasikan notifikasi “Sukses ! Admin baru telah ditambahkan !”
Sistem otomatis mengirimkan notifikasi untuk admin pendukung yang baru saja ditambahkan. Admin pendukung perlu melakukan aktivasi dengan klik Aktifkan Akses Saya, sebagai syarat awal login ke akun miliknya.
Sistem akan mengalihkan ke halaman pembuatan password, admin pendukung perlu melengkapi field seperti gambar berikut.
Admin pendukung yang sudah berhasil melakukan aktivasi maka status adminnya akan berubah dari “Belum Konfirmasi” menjadi “Aktif”
Kini admin pendukung dapat login menggunakan email dan password yang sudah dibuat sebelumnya.
C. Nonaktifkan Admin Pendukung
Penonaktifan akses admin pendukung hanya dapat dilakukan oleh super admin (bukan menghapus atau menghilangkan dari list admin). Ini bertujuan untuk menyimpan histori penambahan dan aktivitas admin meskipun telah dinonaktifkan.
Berikut langkah-langkahnya :
Ke menu Admin.
Pada kolom Aksi, klik ikon turn off atau Nonaktifkan Admin
Super admin dapat pilih Ya untuk memproses nonaktifkan admin pendukung atau pilih Batalkan untuk membatalkan prosesnya.
Sistem akan menampilkan notifikasi “Berhasil! Admin telah di-nonaktifkan” dan status secara otomatis berubah menjadi “Tidak Aktif”.
Apabila admin pendukung dengan status “Tidak Aktif” dan ingin mencoba login, maka sistem akan gagalkan aksi login tersebut dengan menampilkan notifikasi “Email atau password tidak cocok !”.
Semoga membantu ya! 😊