Dengan Gadjian, Anda dapat mengatur dan menghitung lembur secara otomatis sesuai kebijakan perusahaan, tanpa perlu menghitung manual yang berisiko salah. Agar hitungan lembur di slip gaji benar, admin harus lebih dulu memahami konsep dan cara pengaturannya di Gadjian. Kesalahan setting bisa menyebabkan upah lembur salah hitung. Yuk, simak penjelasan rincinya!
1. Mengaktifkan Pengaturan Lembur
Pastikan fitur lembur sudah diaktifkan dengan cara klik “Ya” pada menu Pengaturan > Gaji & LTHR Poin 4
2. Memilih Formula Perhitungan Lembur
Pengaturan formula lembur ini diatur pada menu Pengaturan Gaji Poin 5
a. Menggunakan formula standar ketenagakerjaan
Gadjian menyediakan formula perhitungan lembur sesuai aturan waktu kerja lembur dan upah kerja sebagai berikut :
✅ Gaji Pokok x 1/173
✅ Gaji Pokok + Tunjangan Tetap x 1/173
b. Menyesuaikan rate lembur sendiri (Flat Rate)
Opsi lainnya, Anda dapat menyesuaikan nominal upah sesuai kebijakan perusahaan, yaitu :
✅ Flat rate dengan nominal per jam yang berlaku serentak seluruh karyawan. Atau,
✅ Flat rate dengan nominal per jam diatur pada masing-masing remunerasi karyawan.
3. Memasukkan Komponen Lembur dalam Slip Gaji
Setelah pengaturan lembur diatur, pastikan komponen lembur (default Gadjian)
sudah dimasukkan ke dalam Pengaturan > Slip Gaji Poin 2. Karena, sistem hanya akan menghitungkan lembur otomatis, jika komponen pendapatan yang dipilih pada slip gaji adalah "Uang Lembur (overtime) default" Gadjian.
Lakukan Reload Massal dan Perbaharui Slip sebagai aksi refresh, agar sistem dapat membaca komponen yang baru dimasukkan ke dalam slip gaji yang sudah ada.
Selengkapnya : Reload Komponen Pendapatan Baru
4. Menginputkan Data Lembur Karyawan
Nah! poin 1 hingga 3 hanya perlu dilakukan di awal. Selanjutnya, ada aksi yang perlu dipastikan berkala jika dalam bulan tertentu karyawan mendapatkan upah lembur yaitu melengkapi data lembur berupa waktu dan tipe lembur di menu Data Absensi, agar sistem dapat menghitungkan besaran lembur .
Agar sistem dapat menghitungkan lembur sesuai kebijakan pemerintah, pastikan
Anda sudah mengatur pola kerja karyawan di menu Pola Kerja Karyawan. Pola
kerja digunakan sebagai acuan sistem dalam menentukan tipe lembur sesuai
dengan waktu kerja karyawan.
Untuk karyawan yang menggunakan fitur shift, maka sistem akan otomatis membaca tipe lembur flat rate meskipun pengaturan halaman Pengaturan Gaji Poin 5 dipilih sesuai aturan Ketenagakerjaan, namun tipe lembur dapat diubah sesuai kondisi yang diinginkan.
5. Alur Gadjian dalam Menghitungkan Lembur
a. Menentukan Pembulatan Waktu Lembur
Gadjian melakukan pembulatan ke atas dan ke bawah untuk menentukan total jam lembur. Rinciannya sebagai berikut :
0 - 15 Menit = Terhitung 0 menit
Ketika karyawan melakukan lembur hanya 15 menit, maka tidak akan terhitung sebagai lembur. Artinya tidak ada upah tambahan yang harus dibayarkan ke karyawan.
16 - 45 Menit = Terhitung 30 menit
Ketika karyawan melakukan lembur selama maksimal 45 menit, maka lama lembur tetap terhitung 30 menit.
46 menit ke atas = Terhitung 1 Jam
Untuk lembur yang dilakukan di atas 46 menit akan dianggap 1 jam.
Acuan pembulatan lembur tersebut sebelumnya diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 31 Tahun 1954 tentang Pekerja Pemerintah. Namun aturan tersebut saat ini telah diubah dalam Undang-undang No. 11 Tahun 2020 tentang Cipta Kerja dan Peraturan Pemerintah (PP) No. 35 Tahun 2021 dan tidak disebutkan secara spesifik mengenai pembulatan waktu lembur.
b. Menentukan Tipe Lembur
Tipe lembur menjadi acuan penting dalam perhitungan upah lembur.
Perhitungan lembur tipe lembur 1-6 (sesuai ketenagakerjaan) dapat dilihat pada menu Data Absensi > klik ikon tanda tanya.
Perhitungan lembur tipe flat rate akan mengacu pada Pengaturan Gaji Poin 5
c. Menentukan Jam Aktual Lembur dan Jam Lembur Konversi
Setelah poin 5a dan 5b terdeteksi, selanjutnya sistem akan mendapatkan data jam aktual lembur.
Jam aktual lembur adalah total karyawan melakukan lembur, misal lembur dari pukul 18:00 sampai 20:00, maka jam aktual lemburnya adalah 2 jam.
Jam lembur konversi adalah jam lembur yang sudah dihitung ulang sesuai aturan pemerintah untuk menentukan upah lembur. Sistem akan menentukan pengali dengan rate lembur yang telah dipilih pada halaman Pengaturan Gaji Poin 5
6. Gambaran Simulasi Perhitungan Lembur
a. Perhitungan Flat Rate
Flat rate adalah perhitungan lembur dimana upah lembur ditentukan berdasarkan kebijakan perusahaan, artinya perhitungan lembur di luar aturan Pemerintah.
Contoh kasus : Karyawan B bekerja 8 jam per hari dalam 5 hari kerja dengan total maksimal 40 jam per minggu. Gaji karyawan B hanya terdiri dari Gaji Pokok sejumlah Rp5.000.000.
Dalam periode Maret, karyawan B melakukan lembur selama 5 hari dengan masing-masing waktu lembur 1 jam. Perusahaan menerapkan kebijakan flat rate untuk karyawan B sejumlah Rp30.000/jam.
Maka, perhitungan lembur karyawan B selama periode Maret adalah :
Lembur tanggal 07 Maret 2025 = (1 jam x 1 (rate))
Lembur tanggal 08 Maret 2025 = (1 jam x 1 (rate))
Lembur tanggal 09 Maret 2025 = (1 jam x 1 (rate))
Lembur tanggal 11 Maret 2025 = (1 jam x 1 (rate))
Lembur tanggal 12 Maret 2025 = (1 jam x 1 (rate))
Total jam lembur konversi 5 jam karyawan B :
Tampilan perhitungan pada slip gaji :
b. Perhitungan Lembur Pemerintah
Contoh 1 : Karyawan lembur di hari kerja (Tipe 1, 3, 5)
Karyawan A bekerja 7 jam sehari atau 40 jam seminggu selama 6 hari. Gajinya Rp6.000.000 per bulan yang terdiri dari gaji pokok. Selama bulan Maret, karyawan A melakukan lembur di hari kerja selama 2 hari dengan masing-masing jam lembur 2 jam setiap harinya. Perhitungan lembur karyawan selama bulan Maret adalah :
Perhitungan rate/upah lembur per jam = Rp6,000.000/173 = Rp34.682,08
Lembur tanggal 06 Maret 2025 = (1 jam x 1.5 (rate)) + (1 jam x 2 (rate))
Lembur tanggal 07 Maret 2025 = (1 jam x 1.5 (rate)) + (1 jam x 2 (rate))
Total jam lembur konversi 7 jam karyawan A :
Tampilan perhitungan pada slip gaji :
Contoh 2 : Karyawan lembur di hari libur (Tipe 2)
Karyawan A bekerja 7 jam sehari atau 40 jam seminggu selama 6 hari. Gajinya Rp6.000.000 per bulan yang terdiri dari gaji pokok dan tunjangan tetap. Karyawan A diperintahkan melakukan lembur selama 9 jam untuk menyelesaikan deadline. Maka Karyawan A akan mendapatkan upah lembur sebagai berikut :
Perhitungan rate lembur per jam = Rp6,000.000/173 = Rp34.682,08
Upah lembur jam pertama = 8 jam x 2 (rate) x Rp34.682,08 = Rp554.913
Upah lembur jam berikutnya = 1 jam x 3 (rate) x Rp34.682,08 = Rp104.046
Total jam lembur konversi 19 jam karyawan A :
Tampilan perhitungan pada slip gaji :
Jika pengaturan lembur sudah disesuaikan dengan aturan perusahaan, maka
sistem dapat otomatis menghitung lembur karyawan, sehingga Anda tidak perlu menghitung kembali secara manual yang beresiko salah hitung. Pengelolaan upah lembur karyawan secara otomatis ini juga tentu lebih cepat dan akurat.
Semoga membantu! 😊