Work Pattern atau Pola Kerja adalah fitur yang sangat bermanfaat bagi perusahaan yang menerapkan jadwal kerja yang bersifat berulang atau tetap. Perusahaan juga dapat mengatur toleransi keterlambatan karyawan sehingga output rekap kehadiran bisa menampilkan jumlah keterlambatan dalam periode tertentu.
A. Langkah-Langkah Membuat Pola Kerja
Login ke Portal Admin Hadirr
Pilih Menu Pengaturan Seluler > Pola Kerja Personalia > Tambah Pola Kerja
Isi data pola kerja sesuai dengan kebijakan di perusahaan Anda.
Nama Pola Kerja, diisi sesuai dengan nama jadwal kerja yang sudah ada di perusahaan Anda
Jumlah Hari Pola Kerja, menentukan siklus jadwal kerja berdasarkan jumlah hari dalam seminggu, umumnya 7 hari. Pola ini akan berulang sesuai periode yang ditentukan. Misalnya:
Jika karyawan bekerja Senin–Jumat dan libur Sabtu–Minggu, maka pola kerja 7 hari akan terus berulang setiap minggu.
Atau jika perusahaan ingin pola berulang setiap 2 minggu sekali, jumlah hari pola kerja bisa diatur menjadi 14 hari agar jadwal tetap konsisten dalam periode tersebut
Anda juga dapat memilih terapkan sistem kerja WFO/WFH sesuai dengan kebijakan perusahaan Anda. Pada bagian Jadwal Kerja, akan terisi otomatis berdasarkan Jumlah Hari Pola Kerja dengan default jam kerja 08.00 s/d 17.00 (format 24 jam) dan otomatis WFO. Tenang, jam, hari dan penerapan WFO/WFH pada bagian ini bisa disesuaikan berdasarkan kebutuhan Anda.
Toleransi keterlambatan berfungsi untuk mengatur toleransi menit keterlambatan karyawan (jika ada). Misal, karyawan bekerja dengan jam masuk kerja jam 08.00 dan diizinkan terlambat selama maksimal 15 menit, maka admin dapat input menit keterlambatan seperti berikut :
Hari ke satu dari pola kerja, diartikan sebagai pada hari apa pola kerja mulai diterapkan. Misal, hari ke-1 (day 1) adalah hari pertama pada hitungan minggu kalender, umumnya hari Senin. Hari ke-6 diasumsikan sebagai hari Sabtu dan hari ke-7 adalah Minggu. Ini penting ditentukan dengan benar karena akan berpengaruh ke sinkronisasi hari kerja dan hari libur karyawan, serta pengulangan pola kerja.
Gambaran penerapan pola kerja dapat dilihat di bawah ini :
Keterangan :
Karyawan atas nama Franky Syahreza tercatat belum memiliki pola kerja
Kemudian, admin menetapkan pola kerja yang sudah ada, yaitu "Jadwal Kerja Reguler" yang memiliki jam kerja 5 hari dalam seminggu (Senin-Jumat) dan 2 hari libur (Sabtu-Minggu)
Pola kerja ini mulai diterapkan pada karyawan atas nama Franky Syahreza pada tanggal 19 Maret 2025, yang jatuh pada hari Rabu, yang merupakan hari ke-3 dalam urutan hari dalam seminggu
Pola kerja yang diterapkan akan berlaku hingga tanggal 02 April 2025. Setelah tanggal tersebut, pola kerja yang diterapkan akan berakhir secara otomatis. Namun admin dapat mengatur/menyesuaikan tanggal berakhir nya pola kerja tersebut.
4. Selanjutnya pada kolom aksi, Anda bisa melihat detail, mengubah kembali, atau
menghapus pola kerja.
B. Menerapkan Pola Kerja Karyawan
Assign atau terapkan pola kerja yang sudah dibuat ke karyawan agar karyawan memiliki pola kerja sesuai dengan jadwal kerja yang ada di Perusahaan. Anda bisa menuju ke menu Personalia > Waktu Kerja Personalia > Tambahkan Pola Kerja
Anda bisa menerapkan pola kerja secara satu-per-satu atau secara massal, mari kita lihat perbedaannya.
Assign satu-per-satu
Pada opsi ini, Anda tidak bisa menambahkan, mengurangi atau mengubah kolom Nama Karyawan. Artinya hanya berlaku pada karyawan yang sudah dipilih sebelumnya.
Pastikan Anda sudah menetapkan tanggal efektif pola kerja dan tanggal berakhirnya pola kerja tersebut, serta kolom Hari/Day disesuaikan dengan hari keberapa pada tanggal efektif tersebut, seperti berikut ini:
Assign pola kerja secara massal
Opsi ini memungkinkan untuk menerapkan pola kerja kepada banyak karyawan dalam satu waktu. Berikut langkah-langkahnya:
Menuju pada halaman Pola Kerja Personalia > kemudian klik ikon orang (Tambahkan dari Personil)
Pilih nama karyawan yang ingin ditambahkan pada pola kerja yang dimaksud. Anda juga dapat memilih menambahkan berdasarkan semua grup personalia yang telah dibuat, kemudian klik “Add/Tambah Personalia”
Tentukan tanggal berlaku dan tanggal berakhir pola kerja tersebut dan sesuaikan kolom hari/day nya (dalam hitungan mingguan).
Keterangan :
Kolom tanggal berlaku, merupakan kolom tanggal efektif/berlaku pola kerja karyawan yang diterapkan merupakan hari ke berapa dalam minggu tersebut. Contoh : tanggal 11 Maret 2025, jatuh pada hari Selasa yaitu hari ke-2 dalam minggu tersebut.
Kolom tanggal berakhir, merupakan kolom tanggal berakhirnya masa aktif pola kerja tersebut, bisa diatur sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Kolom day, merupakan hari keberapa dalam minggu tersebut sesuai dengan tanggal berlaku pola kerja.
Jika sudah sesuai, klik “Save Change”.
2. Untuk menampilkan pola kerja personalia/karyawan, silakan klik kembali menu
3. Data pola kerja personalia sudah berhasil diterapkan akan ditandai dengan status aktif.
4. Preview pola kerja karyawan akan terlihat pada menu Kehadiran Harian saat pointer
disorot ke ikon berwarna kuning pada nama karyawan.
Mudah bukan? Selamat Mencoba!