Jika Anda berhenti berlangganan Gadjian, ada beberapa informasi yang perlu Anda perhatikan:
Akun Gadjian akan terhapus secara otomatis dan permanen apabila terdapat 3 tagihan perpanjangan layanan berturut-turut (3 bulan 10 hari setelah masa layanan berakhir)
Penyimpanan back up data di Gadjian menjadi tanggung jawab masing-masing perusahaan. Silakan melakukan koordinasi back up data dari Gadjian dengan baik antar admin.
Apabila di kemudian hari ada permintaan back up data kembali, Gadjian belum dapat mengakomodir permintaan tersebut karena data pengguna akan terhapus secara permanen
Oleh karena itu, sangat direkomendasikan untuk Admin mengunduh data-data karyawan aktif yang dirasa penting oleh perusahaan sebelum sebelum masa layanan berakhir.
Di bawah ini adalah rincian data yang sebaiknya diunduh oleh Admin dari Gadjian.
A. Data Personalia terkait Informasi Pribadi, Gaji, Kehadiran dan Laporan Pajak.
Data Personalia
Buka menu HR & Payroll > Personalia > Data Pribadi. Klik menu Tools > Download Rekap Data Personalia.
Selain dari rekap data personalia, Anda juga dapat mengunduh data karyawan manual satu persatu karyawan seperti berikut:
Data Karir & Remunerasi
Buka menu HR & Payroll > Personalia > Karir & Remunerasi. Klik menu Tools > Download Rekap Data Karir & Remunerasi.
Data Karir dan Remunerasi karyawan juga bisa diakses dari file excel data personalia, tepatnya di bagian file excel personalia bagian sheet Karir & Remunerasi.
Data Kehadiran
Buka menu HR & Payroll > Kehadiran > Rekap Absensi. Pilih rentang tanggal kehadiran yang ingin diunduh > klik Tampilkan.
Setelah data ditampilkan, klik Download Excel untuk mengunduh file rekap kehadiran yang diinginkan.
Data Rekap Kehadiran karyawan juga bisa diakses dari file excel data personalia, tepatnya di file excel personalia bagian sheet Rekap Kehadiran Individu.
Data Cuti
Buka menu HR & Payroll > Kelola Cuti > Data Cuti. Klik Download Rekap Data Cuti untuk mendapatkan back up data cuti di periode berjalan.
Selain data cuti di periode berjalan, silakan mengunduh Rekap Pengajuan Cuti. Buka menu HR & Payroll > Kelola Cuti > Pengajuan Cuti. Klik Download Rekap
Pengajuan Cuti untuk mendapatkan back up data pengajuan cuti di semua periode.
Data cuti karyawan juga bisa diakses dari file excel data personalia, tepatnya di bagian file excel personalia bagian sheet Cuti Tahunan.
Data Gaji
Buka menu HR & Payroll > Penggajian > Gaji&THR. Pilih periode gaji yang ingin diunduh dari kotak merah > klik Proses Penggajian.
Setelah daftar slip karyawan tampil, klik Tools > Rekap Gaji untuk mengunduh rekap gaji periode tersebut.
Gadjian juga menyediakan data Slip Gaji Massal Personalia Per Periode dari menu yang sama. Klik Tools > Download Massal Slip Gaji untuk mendapatkan slip gaji massal personalia.
Selain rekap gaji dan slip massal per periode, Gadjian juga menyediakan rekap gaji tahunan. Buka menu HR & Payroll > Penggajian > Gaji&THR > klik Download Rekap Tahunan
Data slip gaji karyawan juga bisa diakses dari file excel data personalia, tepatnya di bagian file excel personalia bagian sheet Detail Slip.
CSV 1721 Bulanan
Bagi pengguna yang bergabung sebelum tahun 2024, data laporan pajak bulanan karyawan tetap tersimpan di file CSV 1721 Bulanan. Buka menu HR & Payroll > Kelola PPh21/26 > CSV eSPT PPh21/26. Pilih periode laporan yang ingin diunduh pada kotak merah > Klik Download pada baris 1721 | Bulanan.
Bukti Potong A1
Buka menu HR & Payroll > Kelola PPh21/26 > Form A1. Pilih tahun laporan dan NPWP Pemotong yang ingin diunduh pada kotak merah > Klik Download Massal Form A1.
File A1 karyawan juga bisa diakses dari file excel data personalia, tepatnya di bagian folder a1.
Bukti Potong Tidak Final
Bagi pengguna yang bergabung sebelum tahun 2024, data laporan pajak karyawan lepas, tenaga ahli dan karyawan magang tersimpan di file Bukti Potong Tidak Final. Buka menu HR & Payroll > Kelola PPh21/26 > Form BP Tidak Final. Pilih masa laporan dan NPWP Pemotong yang ingin diunduh pada kotak merah > Klik Download Massal Form BP Tidak Final.
File Bukti Potong Tidak Final karyawan juga bisa diakses dari file excel data personalia, tepatnya di bagian folder bptidakfinal.
CSV 1721 BPA1
Bagi pengguna yang bergabung sebelum tahun 2024, data laporan pajak tahunan karyawan tetap tersimpan di file CSV 1721 BPA1. Buka menu HR & Payroll > Kelola PPh21/26 > CSV e-SPT PPh21/26. Pilih periode Desember atau dimana bulan karyawan resign > klik Download.
Data Bupot Tahun 2024
Buka menu HR & Payroll > Kelola PPh21/26 > Data Bupot DJP Online. Pilih masa pajak dan NPWP Pemotong yang ingin diunduh di kotak merah > klik Download.
Untuk laporan bulanan, silakan unduh di baris Data Bukti Potong Bulanan dan Final/Tidak Final. Data Bukti Potong Bulanan dan Final/Tidak Final berisi data pemotongan PPh 21 dan PPh 26 bagi karyawan yang aktif (masih bekerja) untuk semua status karyawan yang ada di Gadjian. Serta berisi data pemotongan PPh 21 dan PPh 26 bagi karyawan yang tidak aktif (berhenti bekerja pada bulan terpilih) HANYA untuk status Tenaga Ahli, Karyawan Lepas, dan Magang.
Untuk laporan akhir tahun atau karyawan resign, silakan unduh di baris Data Bukti Potong Tahunan. Data Bukti Potong Tahunan berisi data pemotongan PPh 21 bagi karyawan yang tidak aktif (berhenti bekerja pada bulan terpilih) dan pada masa pajak terakhir (Desember) untuk status karyawan Karyawan Tetap Permanen, Karyawan Tetap Percobaan, Karyawan PKWT.
Data Bupot Coretax Tahun 2025
Buka menu HR & Payroll > Kelola PPh21/26 > Data Bupot DJP Online. Pilih masa pajak dan NPWP Pemotong yang ingin diunduh di kotak merah > klik Download. Gadjian menyediakan file dalam format excel dan XML.
Untuk laporan bulanan karyawan tetap, silakan unduh di baris Bukti Pemotongan Bulanan Pegawai Tetap (BPMP).
Untuk laporan bulanan karyawan lepas dan tenaga ahli, silakan unduh di baris Bukti Pemotongan Final dan Tidak Final Selain Pegawai Tetap (BP21).
Untuk laporan bulanan karyawan asing, silakan unduh di baris Bukti Pemotongan PPh Pasal 26 Bagi Wajib Pajak Luar Negeri (BP26).
Untuk laporan akhir tahun atau karyawan resign, silakan unduh di baris Bukti Pemotongan A1 (BPA1).
B. Data Personalia Tambahan
Selain data utama berupa data Informasi Pribadi, Gaji, Kehadiran dan Laporan Pajak, Gadjian juga menyediakan fasilitas lainnya yang berkaitan pencatatan data karyawan dan perusahaan. Data ini bersifat opsional dan tidak semua pengguna memilikinya. Pastikan admin sudah mengecek dan mengunduh data terkait sebelum masa layanan berakhir.
Struktur Perusahaan
Buka menu HR & Payroll > Multi Approval > Struktur. Klik icon Foto di salah satu Jabatan > jika sudah muncul tampilan struktur klik Download.
Data Kasbon
Buka menu HR & Payroll > Kelola Kasbon. Klik Download Rekap Kasbon untuk mendapatkan file excel rekap kasbon seluruh karyawan.
Data Pengajuan Sakit dan Izin
Pengajuan Sakit
Buka menu HR & Payroll > Sakit&Izin > Pengajuan Sakit. Klik Download Rekap Pengajuan Sakit untuk mendapatkan file excel rekap pengajuan sakit seluruh karyawan.
Pengajuan Izin
Buka menu HR & Payroll > Sakit&Izin > Pengajuan Izin. Klik Download Rekap Pengajuan Izin untuk mendapatkan file excel rekap pengajuan sakit seluruh karyawan.
Data Kandidat dari Fitur Rekrutmen
Buka menu Rekrutmen > Kandidat. Klik Tools > Download Rekap Data Kandidat untuk mendapatkan file excel rekap data seluruh kandidat yang tercatat di Gadjian.
Data Inventaris Kantor
Data Asset
Buka menu Inventaris Kantor > Daftar Inventaris. Klik Tools > Download Rekap Data Asset untuk mendapatkan file excel rekap data seluruh asset yang tercatat di Gadjian.
Data Mutasi Inventaris
Buka menu Inventaris Kantor > Mutasi Inventaris. Klik Download Mutasi Inventaris untuk mendapatkan file excel rekap data mutasi inventaris yang tercatat di Gadjian.
Data Depresiasi Inventaris
Buka menu Inventaris Kantor > Depresiasi Inventaris. Klik Download Rekap untuk mendapatkan file excel rekap data depresiasi inventaris yang tercatat di Gadjian.
Data Penilaian Kinerja
Template Penilaian
Buka menu Penilaian Kinerja > Template Penilaian. Klik icon Preview > klik icon Unduh (Download Template) untuk mendapatkan file PDF template penilaiannya.
Catatan Penilaian
Buka menu Penilaian Kinerja > Catatan Penilaian. Klik icon Detail > klik Download Hasil Penilaian untuk mendapatkan file ZIP catatan penilaiannya.