A. Mengaktifkan Portal Personalia
Syarat karyawan dapat menggunakan portal personalia
Sebelum karyawan dapat mengakses portalnya, admin harus memastikan dua syarat berikut :
a. Data karyawan sudah ditambahkan pada menu Data Personalia.
b. Karyawan sudah diundang ke portal personalia.
Panduan mengundang karyawan ke portal personalia
Setelah data pribadi karyawan telah berhasil ditambahkan, maka admin dapat mengundang karyawan dengan cara berikut :
a. Silakan menuju menu Data Personalia
b. Klik ikon hati 🖤
c. Jika undangan berhasil dikirim, ikon hati akan berubah menjadi warna merah.
ℹ️Info Tambahan
Penjelasan warna hati pada data personalia :
d. Gadjian akan mengirimkan link aktivasi untuk akses portal portal personalia.
e. Arahkan karyawan untuk klik “Aktifkan Akun Saya” melalui email terdaftar.
Aktivasi diperlukan untuk pembuatan password portal personalia.
📌 Catatan :
Link aktivasi hanya berlaku 3 jam. Apabila melebihi masa berlaku maka akan kadaluwarsa. Anda bisa mengirim ulang link aktivasi dengan klik ikon hatinya kembali.
f. Selesai ! Kini karyawan dapat mengakses portal personalia melalui https://personalia.gadjian.com/ atau melalui aplikasi GadjianKu yang diunduh pada Playstore dan Appstore (dengan spesifikasi minimal Android 6 atau iOS 11).
B. Mengelola Portal Personalia
Data Pribadi
Karyawan dapat mengajukan perubahan atau menambahkan data pribadi mereka yang sebelumnya sudah diinputkan oleh admin secara terbatas.
Contohnya : Status Perkawinan, Agama, Alamat Rumah dan Data Rekening.Caranya : Masuk ke menu Data Pribadi > Klik “Pengajuan Perubahan Data”.
📌 Catatan :
Data berwarna abu-abu hanya dapat diubah oleh admin.
Pengajuan perubahan data akan diperbarui, jika telah disetujui oleh admin.
Cuti Tahunan
Fitur ini menginformasikan data cuti karyawan dan dapat digunakan untuk pengajuan cuti karyawan.
Karyawan dapat langsung memantau status pengajuan cutinya seperti berikut.
📌 Catatan :
Karyawan dapat melakukan pengajuan cuti baik sehari penuh maupun setengah hari.
Pengajuan cuti dapat dilakukan untuk tanggal mundur (backdate) selama masih dalam periode cuti berjalan.
Pengajuan cuti dapat dilakukan lintas periode, jika perusahaan menerapkan pengaturan Sisa Cuti dari periode sebelumnya (Carry Forward) dan Hutang Cuti.
Status kehadiran akan berubah menjadi cuti jika disetujui.
Tim Saya
Fitur ini menginformasikan siapa saja rekan kerja dalam satu perusahaan.
📌 Catatan :
Informasi data rekan kerja yang ditampilkan bersifat terbatas.
Kalender
Fitur kalender pada portal personalia terbagi menjadi 3 sub menu, yaitu :
a. Kalender Perusahaan : Berisi informasi terkait event yang terdapat pada
perusahaan, seperti libur nasional, cuti bersama atau event non-libur.
📌 Catatan :
Klik “Ekspor Kalender” jika ingin kalender perusahaan ini diintegrasikan langsung dengan Google Calendar, Microsoft Outlook atau lainnya.
b. Kalender Absensi : Berisi informasi terkait status kehadiran seluruh karyawan yang melakukan pengajuan cuti, izin, unpaid leave atau sakit.
c. Kalender Pola Kerja : Berisi informasi terkait jadwal kerja atau shift yang telah diatur oleh admin pada masing-masing karyawan.
Pengumuman
Fitur ini berguna untuk perusahaan dalam memberikan informasi penting (broadcast) ke seluruh karyawan. Karyawan akan mendapatkan notifikasi pengumuman baru melalui ikon lonceng dimana detailnya akan dialihkan ke menu Pengumuman.
Pengajuan Sakit & Izin
Karyawan dapat mengajukan sakit atau izin-izin lain yang diperbolehkan perusahaan (misal : izin melahirkan, izin menikah dan izin duka)
📌 Catatan :
Karyawan tidak dapat melakukan pengajuan sakit atau izin lainnya, apabila ada pengajuan sebelumnya yang belum mendapat respon dari admin. Jika pengajuan sudah disetujui oleh admin, maka status kehadiran akan otomatis berubah.
Karyawan dapat langsung melampirkan bukti pendukung pada saat pengajuan sakit atau izin.Syarat file yang diterima berformat .jpg, .png, .gif, .pdf, .doc dan maksimal ukuran file adalah 10mb.
Catatan Kehadiran
Karyawan dapat melihat catatan kehadiran mereka sesuai rentang tanggal yang dibutuhkan.
Slip Gaji
Fitur ini digunakan oleh karyawan untuk melihat slip gaji. Slip gaji dapat diunduh dalam format file PDF.
Slip gaji karyawan akan muncul jika sudah dirilis oleh admin perusahaan.
📌 Catatan :
Karyawan perlu menginputkan password yang digunakan untuk login untuk akses detail slip gaji.
Periode gaji dapat dipilih sesuai kebutuhan.
Ulang Tahun
Karyawan dapat melihat siapa saja rekan kerjanya yang berulang tahun.
📌 Catatan :
Ulang tahun akan muncul pada H-15 dan H+2 tanggal ulang tahun karyawan.
Benefits
Gadjian menyediakan fitur benefit karyawan yang dapat digunakan untuk membeli kebutuhan harian, pengembangan diri hingga hobi untuk menunjang work-life-balance.
📌 Catatan :
Perusahaan pengguna Gadjian tidak dikenakan tambahan biaya berlangganan untuk dapat mengakses modul benefit karyawan di Payuung.
Persetujuan & Interviewer
a. Menu Persetujuan
Fitur untuk karyawan yang memiliki akses sebagai pemberi persetujuan (approver), agar dapat dapat melakukan persetujuan sakit, izin, cuti karyawan. Fitur ini hanya aktif, jika perusahaan menerapkan pengaturan Multi-Level Approval” .
b. Menu Interviewer
Fitur yang digunakan untuk melihat data kandidat yang perlu di-review, dengan catatan admin telah memberikan Data Kandidat ke karyawan :
Jika data kandidat belum diberikan, maka akan terdapat notifikasi “Gagal! Anda Tidak Memiliki Akses!”
Pengajuan Inventaris
Melalui fitur Inventaris perusahaan memberikan akses bagi karyawan melakukan pengajuan pengadaan barang untuk di-review oleh admin.