Reimbursement adalah proses penggantian sejumlah uang oleh perusahaan kepada karyawan atas klaim pengeluaran yang dilakukan karyawan untuk kepentingan perusahaan.
A. Membuat Kategori Reimbursement
Tersedia beberapa kategori reimbursement bawaan (default) yang sudah disediakan oleh Hadirr yang dapat langsung digunakan sesuai kebutuhan. Selain itu, admin juga dapat menambahkan kategori reimbursement bila diinginkan.
Klik menu Reimbursement > Kategori > Pilih Tambah Kategori
Input nama kategori reimbursement
Tentukan personalia yang memenuhi syarat menggunakan kategori reimbursement tersebut.
Tentukan kebijakan anggaran reimbursement di Hadirr terdiri dari dua pilihan, yaitu:
a. Belum Ditentukan, artinya kebijakan anggaran tidak memiliki batasan atau aturan khusus yang mengatur nominal atau banyaknya reimbursement diajukan. Jika admin memilih kategori reimbursement dengan kebijakan anggaran “Belum Ditentukan”, maka kategori reimbursement tidak diatur besaran jumlah nominal pengajuan reimbursement di kategori tersebut.
Contoh:
Admin membuat kategori reimbursement “BBM” tanpa menetapkan kebijakan anggaran, maka tidak akan ada batasan nominal dalam pengajuan reimbursement untuk kategori tersebut. Artinya, karyawan dapat mengajukan sesuai dengan nominal yang diinput, misalnya sebesar Rp500.000. Berikut terlampir video tutorial nya :
b. Ditentukan, artinya kebijakan anggaran diatur berdasarkan periode anggaran dan tipe anggaran yang telah ditetapkan. Jika admin memilih kategori reimbursement dengan kebijakan anggaran “Ditentukan”, maka kategori reimbursement dapat diatur berdasarkan besaran nominal pengajuan dan periode anggaran tersebut berlaku.
Contoh:
Admin membuat kategori reimbursement “Makanan” dengan kebijakan anggaran yang ditentukan sebagai berikut:
Periode anggaran yang berlaku hanya 1 bulan
Tanggal mulai anggaran berlaku sejak tanggal 10 Mei 2025
Tipe anggaran yang ditentukan satu kali periode
Nama personalia yang dipilih misal atas nama Albert Triwinanda
Limit anggaran yang dipilih “Ada” dan Seragam” untuk semua dengan nominal Rp500.000
Dari contoh diatas artinya pada kategori reimbursement “Makanan” yang ditentukan, hanya Albert yang dapat mengajukan pengajuan reimbursement. Dimana memiliki batasan tiap bulan maksimal pengajuan adalah Rp500.000. Apabila melebihi nominal yang disepakati maka pengajuan reimbursement tidak dapat diajukan pada kategori tersebut. Berikut terlampir video tutorial nya:
📌 Catatan :
Periode anggaran, ditentukan sesuai dengan berapa lama periode anggaran reimbursement tersebut berlaku
Tanggal awal periode, merupakan waktu mulai berlaku anggaran dari kategori reimbursement
Tipe anggaran Berkelanjutan, artinya kategori reimbursement tersebut akan terus diperpanjang secara otomatis setiap kali periode anggaran berakhir. Sedangkan Tipe anggaran Satu Kali Periode, artinya hanya berlaku selama satu periode anggaran yang telah ditentukan dan tidak diperpanjang secara otomatis.
Limit anggaran Tergantung Approver, berarti batas anggaran akan ditentukan oleh admin atau pihak yang memberikan persetujuan. Contoh: Pengajuan reimbursement Rp500.000, namun hanya disetujui sebesar Rp300.000, maka nominal yang disetujui bisa disesuaikan oleh approver.
Jika limit anggaran yang dipilih adalah Ada, dan admin memilih opsi Bervariasi, maka admin dapat menetapkan limit anggaran yang berbeda untuk setiap karyawan sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Kebijakan tentang lampiran pendukung reimbursement juga bisa ditentukan, apakah diwajibkan atau tidak.
5. Kolom aksi pada kategori reimbursement, sebagai berikut:
Ikon update personalia/ grup personalia, berfungsi jika admin ingin menambahkan, mengubah/ update personalia kedalam kategori reimbursement.
Ikon kaca pembesar/ lihat sisa anggaran berjalan, berfungsi untuk melakukan pengecekan sisa anggaran yang masih tersedia pada kategori reimbursement.
Ikon jam/ history penggunaan limit reimbursement, berfungsi untuk melihat detail riwayat penggunaan limit reimbursement yang sudah diajukan oleh karyawan.
Ikon pensil/ edit kategori, berfungsi jika kategori reimbursement ingin dilakukan perubahan kategori yang sudah dibuat.
📌Catatan: Kategori yang sudah digunakan oleh karyawan pada pengajuan reimbursement nya, maka tidak dapat dilakukan edit kategori.
Ikon tempat sampah/hapus, berfungsi jika kategori reimbursement ingin dilakukan penghapusan.
📌Catatan: Kategori yang sudah digunakan oleh karyawan pada pengajuan reimbursement nya, maka tidak dapat dilakukan penghapusan.
B. Memantau Pengajuan Reimbursement
Pengajuan reimbursement dipantau melalui menu Daftar Reimbursement. Menu ini akan menampilkan data klaim yang diajukan karyawan, lengkap dengan status pengajuan, serta menyediakan laporan reimbursement.
Status pengajuan di daftar reimbursement
Menunggu, status ini menggambarkan pengajuan reimbursement belum diproses admin.
Disetujui, ketika admin klik centang pada bagian aksi, maka status menunggu berubah menjadi disetujui.
Ditolak, admin dapat menolak pengajuan reimbursement yang tidak sesuai dengan mengklik ikon silang.
Dibayar, status ini terjadi jika admin sudah selesai memproses pengembalian dana reimbursement ditandai dengan klik ikon bergambar kartu card (dibayar) pada bagian aksi di halaman daftar reimbursement.
Download ringkasan dan download laporan reimbursement
Download Ringkasan berguna untuk melihat detail laporan ringkasan atas pengajuan reimbursement karyawan dalam periode tertentu yang telah dipilih.
Download Laporan digunakan untuk melihat detail pengajuan reimbursement berdasarkan tanggal dan status pengajuan yang dipilih, seperti menunggu, disetujui, ditolak, atau dibayar.
C. Pengajuan dan Status Reimbursement Karyawan di Aplikasi Hadirr
Pengajuan reimbursement dari sisi karyawan dapat dilakukan melalui menu reimbursement.
a. Buka aplikasi Hadirr, klik menu reimbursement
b. Lengkapi data pengajuan reimbursement, lalu klik proses
Berikut video tutorial nya:
2. Status pengajuan reimbursement di aplikasi Hadirr karyawan
In Process / Dalam Proses: pengajuan reimbursement dari karyawan telah diajukan dan sedang menunggu persetujuan dari admin.
Approved / Disetujui: pengajuan reimbursement telah disetujui oleh admin.
Rejected / Ditolak: pengajuan reimbursement ditolak oleh admin.
Paid / Dibayar: pengajuan reimbursement yang disetujui telah diproses pengembalian dana oleh admin.
Selesai! Selamat Mencoba 😊