Secara umum, karyawan lepas adalah karyawan yang hanya menerima penghasilan apabila karyawan yang bersangkutan bekerja, berdasarkan jumlah hari bekerja, jumlah unit hasil pekerjaan yang dihasilkan atau penyelesaian suatu jenis pekerjaan yang diminta oleh pemberi kerja.
Artinya, komponen pendapatan yang diperoleh oleh karyawan lepas bergantung terhadap parameter tertentu sesuai yang ditetapkan oleh pemberi kerja. Sedangkan karyawan tetap, karyawan tetap percobaan, atau karyawan kontrak (PKWT) biasanya nilai gajinya adalah tetap dan cenderung memiliki komponen gaji pokok.
Secara default, sistem akan mendeteksi dan menampilkan slip gaji berdasaarkan status karyawan tersebut. Jika karyawan berstatus tetap/percobaan/PKWT maka akan muncul Slip Gaji Bulanan yang di dalamnya terdapat komponen Gaji Pokok. Lihat gambar di bawah ini:
Pengaturan remunerasi tidak bisa disimpan jika tidak ada komponen Gaji Pokok pada slip gaji karyawan tetap/percobaan/PKWT. Perhatikan gambar di bawah ini, tombol simpan menjadi disable.
Perlu diingat bahwa karyawan tetap/percobaan/PKWT bisa menggunakan banyak slip, namun hanya boleh menggunakan 1 slip yang mengandung gaji pokok (basic salary) default dari Gadjian.
Mengapa demikian ? Komponen gaji pokok mempengaruhi perhitungan cuti, gaji dan lthr. Sehingga,sistem hanya akan mendeteksi 1 komponen gaji pokok dari 1 status pekerjaan yang berlaku. Jika semua slipnya mengandung gaji pokok, maka salah satunya tidak akan bisa di klik (disable).
Bagaimana jika ada kebutuhan di perusahaan Anda untuk memberikan slip gaji kepada karyawan dengan status karyawan lepas?
Tentu bisa! tapi Anda harus pahami ini, secara default untuk status karyawan lepas, sistem akan men-disable grup gaji yang mengandung komponen gaji pokok karena karyawan freelance/lepas tidak bisa menggunakan slip yang mengandung gaji pokok.
Grup Gaji Bulanan dan THR mengandung komponen gaji pokok sehingga tidak bisa diklik.
Anda bisa memberikan slip gaji kepada karyawan lepas dengan memilih atau membuat slip gaji sendiri tanpa komponen gaji pokok.
Baca juga: Cara Membuat Slip Gaji
Bagaimana jika karyawan tetap/percobaan/PKWT mau dikasih slip gaji tanpa gapok atau slip gaji karyawan lepas?
Simak contoh kasus berikut; Susi berstatus PKWT di suatu lembaga bimbel, tetapi Susi menerima upah berdasarkan jumlah kunjungan (slip karyawan lepas). Bagaimana cara memberikan slip pada Susi?
1. Memberikan nilai Rp. 0 pada gapok
Susi akan mendapatkan slip gaji bulanan dengan terdapat komponen gaji pokok di dalamnya. Tenang, Anda bisa menyiasatinya dengan membuat gaji pokok tersebut sebesar Rp 0 agar tidak terhitung di slip gaji dan membuat slip gaji karyawan lepas dengan komponen-komponen sesuai kebijakan yang ditetapkan perusahaan Anda.
2. Memberhentikan karir karyawan tetap/percobaan/PKWT dan merekrut kembali dengan status karyawan lepas (Downgrade Karir)
Karyawan tetap/percobaan/PKWT memiliki bukti potong A1 dan karyawan lepas punya bukti potong tidak final. Jadi, jika ada karyawan tetap/percobaan/PKWT yang ingin ubah slip gaji yang dipakai oleh karyawan lepas maka di Gadjian harus diberhentikan dulu karirnya karena akan berpengaruh ke bukti potong.
Ketika sudah diberhentikan, Gadjian masih menyimpan record data gaji pada karirnya.
Namun ketika sudah diberhentikan dan rekrut kembali :
Maka sistem akan menanyakan ID personalia baru karena dianggap sebagai karyawan baru yang mulai dari awal lagi :
Data karir lama termasuk slip gajinya akan hilang :
Perlu diingat bahwa jika ingin diubah ke karyawan lepas. Silakan rekap terlebih dahulu semua data karir dan gaji karyawan. Karena begitu diterapkan, sistem tidak bisa mengembalikan data tersebut.