Langkah-langkah menerapkan Multi Level Approval
📌 Membuat struktur pada menu Multi Level Approval > Struktur. Struktur ini berbentuk bagan berfungsi untuk menetapkan urutan orang-orang yang akan merespon pengajuan-pengajuan dari karyawan seperti cuti, sakit, izin dan unpaid leave.
📌 Setelah struktur dibuat, Anda harus membuat pengaturan persetujuan (approval rule) berdasarkan struktur yang sudah dibuat sebelumnya pada menu Multi Approval > Pengaturan.
📌 Langkah yang terakhir yaitu memilih karyawan siapa saja yang menggunakan metode persetujuan tersebut pada bagian aksi Pilih Pengguna Metode.
Mari kita bahas poinnya satu per satu:
📌 Membuat Struktur Pengajuan
1, Klik menu Multi Approval > Struktur > Pada kotak satu satunya yang tersedia, Pilih karyawan +
2. Input Nama Personalia, diikuti dengan status Jabatan, lalu isi Jabatan dan Bagian > Urutan dimulai dari nomor 1 > Pilih warna kotak untuk membedakan dengan Bagian lain > Simpan.
*1 orang harus memiliki 1 jabatan utama.
3. Selanjutnya, anda juga dapat melakukan beberapa penyesuaian dalam bagan yang telah dibuat :
Ubah Posisi : Jika data karir karyawan belum dimasukkan maka posisi karyawan ini masih dapat diubah-ubah.
Hapus Personalia : Dapat menghapus nama karyawan tanpa menghapus jabatan dari bagan yang dipilih. Bagan akan menjadi kosong seperti di awal.
Hapus Posisi : Dapat menghapus bagan jika tidak ada lagi yang mengisinya
4. Selanjutnya, kamu juga bisa tambah siapa yang jadi atasan / bawahan / struktur leher seperti asisten
Cara menambahkan atasan :
Cara menambahkan bawahan :
Cara menambahkan struktur leher seperti asisten :
Cara menambahkan kolega di sebalah kanan/kiri bagan :
Dengan mengikuti langkah-langkah yang didemonstrasikan diatas maka anda dapat menambah posisi ke segala arah (atasan/bawahan/kolega setara/asisten). Selesaikan bagan struktur organisasi dengan cara yang sama.
Struktur persetujuan dilengkapi icon-icon di sebelah kanan layar:
Kini tahap membuat struktur persetujuan sudah selesai. Selanjutnya, Anda harus membuat Approval Rule (Pengaturan Persetujuan).
📌Membuat Alur Persetujuan
1, Masuk ke menu Multi Approval > Pengaturan > + Tambah Aturan Persetujuan (cuti tahunan, sakit, izin, unpaid leave).
2. Inputkan Nama Metode Persetujuan.
3. Pilih Alur Persetujuan untuk memilih oleh siapa pengajuan tersebut pertama kali akan melalui tahap approval apakah:
Approval langsung oleh atasan, pilih atasan langsung.
Approval dilakukan oleh 1 level di atas atasan langsung.
Approval dilakukan oleh 2 level di atas atasan langsung.
Approval dilakukan oleh 3 level di atas atasan langsung
Pilih Posisi: apabila approval akan dipilih berdasarkan struktur yang sudah dibuat.
4. Pilih oleh siapa status pengajuan akan dimunculkan, apakah admin atau approver terakhir.
Contoh Pembuatan Alur Approval Cuti Marketing Staff:
Alur pengajuan cuti pada posisi Marketing Staff harus disetujui oleh Marketing Manager (approval pertama) dan Direktur (aproval kedua)
Anda dapat memilih alur persetujuan “pilih posisi” kemudian klik icon bagan dan pilih personalia yang dikehendaki untuk melakukan approval Marketing Staff.
Kemudian Klik + Tambahkan untuk Alur ke 1.
Untuk menambah persetujuan Approval oleh Direktur, maka melakukan langkah seperti sebelumnya, kemudian klik button + Tambahkan untuk Alur ke 2.
Jika sudah, maka anda sudah memiliki 2 approval yaitu pada alur 1 dan alur 2.
Kemudian anda dapat membuat satu aturan approval yang dapat diberlakukan langsung untuk cuti, sakit, izin dan unpaid leave. Selama memiliki alur approver yang sama, maka anda dapat ceklis semua bagian “pengajuan untuk” agar anda tidak perlu satu-satu setting untuk cuti, sakit, izin dan unpaid leave.
Kemudian, memilih Final Approval sebagai PIC yang menentukan status pengajuan karyawan. Artinya, ketika pengajuan cuti, sakit, izin dan unpaid leave diterima maka karyawan akan menerima pemberitahuan bahwa pengajuan cuti disetujui oleh Direktur Utama-Dewan Direksi (sebagai final approver), begitupun saat pengajuan ditolak.
Jika pengaturan pengajuan untuk cuti, sakit, izin dan unpaid leave berbeda-beda, maka anda dapat membuat alur persetujuan satu persatu dengan langkah yang sama seperti sebelumnya yaitu + Tambah Aturan Persetujuan.
Setelah simpan aturan persetujuan, Anda dapat memilih pengguna metode persetujuan (personalia) dengan cara klik Pilih Pengguna Metode pada metode approval yang sudah dibuat sebelumnya.
Pilih posisi pada bagan yang nantinya akan menggunakan metode approval tersebut, dengan cara klik personalia yang ada pada bagan. Warna kotak akan berubah menjadi orange jika sudah dipilih di metode ini, kemudian Simpan.
Berikut penjelasan lebih detail dari warna pada pengaturan Multi Level Approval :
Selesai! Multi Level Approval Anda sudah selesai dibuat. Jika kamu membutuhkan video tutorialnya, kami sudah menyediakannya untukmu disini :
Selamat mencoba 😊