Data pribadi karyawan adalah aksi kunci untuk memulai penggunaan Gadjian. Beberapa data karyawan akan berpengaruh ke proses payroll mapun pengajuan sakit, izin, cuti, dan sebagainya. Oleh karena itu, Gadjian mewajibkan Admin untuk mengisi beberapa data yang bersifat mandatory yang ditandai dengan tanda bintang (*) berwarna merah.
Gadjian telah menyediakan beberapa alternatif opsi input data karyawan sebagai berikut :
Input Manual Satu Per Satu
Langkahnya:
Masuk ke halaman https://user.gadjian.com/personalia > Tambah Personalia > Lengkapi form data pribadi karyawan > Simpan.
Melalui Template Upload Data Pribadi
Langkahnya:Unduh dan lengkapi template
Masuk ke halaman https://user.gadjian.com/personalia > Tools > Upload Data Personalia.xls > klik Disini > Download Template.
Perlu diingat !
Gadjian akan menampilkan jumlah baris sesuai jumlah slot kuota personalia yang masih kosong pada template excel. Lengkapi data sesuai format yang telah ditentukan. Mengubah format dapat mempengaruhi keberhasilan upload data.
Unggah template
Masuk ke halaman https://user.gadjian.com/personalia > Tools > Upload Data Personalia.xls > Pilih File > Upload
Gadjian akan menampilkan preview sebagai bentuk koreksi data mana saja yang sudah sesuai format dan mana yang belum seperti berikut. Anda perlu melakukan perbaikan agar data dapat disimpan.
Input Manual Oleh Karyawan
Admin sibuk ? Maka opsi ini adalah pilihan yang tepat. Anda hanya perlu melengkapi data pribadi karyawan yang bersifat mandatory saja serta melakukan persetujuan atas perubahan data yang dilakukan karyawan nantinya.
Opsi ini dapat digunakan ketika karyawan telah diundang untuk mengakses portal personalia mereka.
Langkahnya:Masuk ke halaman https://user.gadjian.com/personalia > Tools > Undang Massal untuk mengundang semua karyawan ke portal personalia.
Atau, Anda bisa klik tanda hati satu per satu karyawan yang diinginkan.
Berikut penjelasan "Warna Hati" pada data karyawan :Warna Hitam - Karyawan belum diundang untuk menggunakan portal personalia
Warna Merah - Karyawan sudah diundang namun belum melakukan aktivasi portal personalia
Warna Biru - Karyawan telah melakukan aktivasi dan dapat menggunakan portal personalia
Saat karyawan telah melakukan pengajuan perubahan data, Admin akan mendapat notifikasi di halaman Beranda dan halaman Data Pribadi seperti berikut :
Pilih "Klik Untuk Melihat" dan pilih "Lihat Log"
Sistem akan mengarahkan ke halaman persetujuan. Anda bisa melihat detail pengajuan.
Tulisan berwarna abu-abu menunjukkan data sebelum diubah karyawan.
Pada contoh gambar berikut dapat disimpulkan bahwa karyawan mengajukan perubahan data status perkawinan dari yang sebelumnya kosong (tidak ada data) menjadi menikah.
Anda bisa melakukan persetujuan di halaman persetujuan atau pun pada halaman detail pengajuan perubahan data.
Sistem akan memunculkan notifikasi berhasil dan icon pengajuan data personalia akan berubah menjadi warna hitam.
Semoga membantu ya! 😊