Tidak semua industri bidang usaha di Indonesia yang dapat menerapkan upah lembur bagi karyawan yang bekerja lebih dari jam kerjanya. Biasanya, perusahaan ini menerapkan hari libur pengganti atas lembur yang dilakukan pada hari tertentu. Menanggapi kebutuhan terkait hal tersebut, Gadjian menyediakan fitur Lembur : Ganti Hari Libur sebagai solusinya.
Berikut merupakan tahapan memanfaatkan fitur ini :
Membuat Surat Perintah Lembur dengan pilihan Kompensasi "Ganti Hari Libur"
Langkah pertama adalah admin perlu membuatkan SURAT PERINTAH LEMBUR (SPL) atas karyawan ybs supaya Gadjian mengetahui bahwa ada karyawan yang diinstruksikan lembur dengan kompensasi berupa ganti hari libur.
Mulai dari menu HR & Payroll > Kehadiran > Lembur
Pilih kompensasi berupa "Ganti Hari Libur" dan klik "Ajukan". Kemudian admin akan diarahkan ke halaman formulir pengisian SPL :
Berikut keterangannya :
Tanggal Pengajuan : kapan SPL dibuat
Bentuk Kompensasi : kompensasi yang telah dipilih sebelumnya
Nama Penanggung Jawab : pilih 1 karyawan yang menjadi penanggung jawab lembur tersebut
Alasan lembur : inputkan tujuan/tugas karyawan melakukan lembur
Tanggal lembur : pilih kapan lembur diperintahkan (boleh lebih dari 1 hari)
Nama personalia : pilih siapa saja yang diperintahkan lembur
Jika sudah selesai, klik tombol
Admin akan diarahkan untuk melengkapi form kedua, yaitu :
Berikut keterangannya :
Waktu : boleh diinputkan boleh tidak. Tujuannya adalah menginformasikan waktu lembur seharusnya dilaksanakan dari jam berapa hingga jam berapa kepada karyawan lembur
Keterangan : tambahan informasi yang dapat dibaca oleh karyawan
Jika sudah selesai, admin dapat pilih Simpan / Setujui. Bedanya adalah, jika admin klik SIMPAN, maka SPL masih dapat diubah lagi setelah dibuat.
Namun jika admin klik SETUJUI, maka SPL sudah final dan tidak dapat diubah kembali (kecuali dibatalkan).
Jika diperlukan, admin dapat mengunduh SPL tersebut dari ikon berikut
Melengkapi data kehadiran pada hari yang telah diperintahkan
Setelah SPL dibuat, maka saatnya karyawan melaksanakan lembur. Agar Gadjian mengetahui karyawan benar melakukan lembur atau tidak, dibuktikan melalui ada tidaknya data absensi karyawan (dapat dari Hadirr/fingerprint/upload oleh admin).
Berikut adalah tampilan di menu HR & Payroll > Kehadiran > Data Absensi di hari karyawan disuruh lembur :
Berikut adalah contoh ketika data kehadiran sudah masuk :
Dapat kita lihat bahwa dari 3 orang yang diperintahkan lembur, yang terdapat data kehadirannya hanya Supervisor dan Junior Staff 1 saja. Sedangkan Junior Staff 2 tidak melakukan lembur.
Mengecek jatah hari libur pengganti yang dimiliki oleh karyawan lembur
Karena karyawan telah menepati perintah dari SPL yang dibuktikan dari data kehadirannya, maka karyawan ybs akan mendapatkan jatah pengganti hari liburnya. Admin dapat menuju ke menu Kehadiran > Pengajuan Ganti Hari dan klik
Mengambil jatah hari libur pengganti yang dimiliki oleh karyawan lembur
Masih di menu yang sama, yaitu HR & Payroll > Kehadiran > Pengajuan Ganti Hari, admin dapat klik
Berikut keterangannya :
Tanggal Pengajuan : kapan pengajuan dibuat
Nama Personalia : siapa karyawan yang ingin mengambil hari libur penggantinya
Kuota Ganti Hari : jumlah jatah hari libur pengganti yang dapat diambil
Tanggal Ganti Hari : Kapan karyawan ingin melakukan libur
Pengganti lembur di : tanggal lembur karyawan yang telah diselesaikan
Keterangan : inputkan alasan
Jika sudah selesai, admin dapat pilih Simpan / Setujui. Bedanya adalah, jika admin klik SIMPAN, maka pengajuan ganti hari masih dapat diubah lagi setelah dibuat.
Namun jika admin klik SETUJUI, maka SPL sudah final dan tidak dapat diubah lagi (kecuali dibatalkan).
Hasil akhirnya jika sudah disetujui, maka di HR & Payroll > Kehadiran > Data Absensi status karyawan adalah BHK (bukan hari kerja / libur).
Jika admin telah membaca artikel ini sampai disini, maka admin telah berhasil memahami cara mengelola hari libur pengganti di Gadjian melalui form Lembur.
Hal yang harus admin ketahui untuk saat ini adalah, bahwa pengelolaan hari libur pengganti di Gadjian saat ini hanya dapat diajukan oleh admin saja.
Terimakasih banyak dan silakan dicoba langsung~