Lewati ke konten utama

Gadjian Performance Review (GPR)

Fitur pelengkap sistem HR Anda dengan proses otomatisasi dan pemberian umpan balik secara realtime dan fleksibel.

Fika avatar
Ditulis oleh Fika
Diperbarui lebih dari setahun yang lalu

Gadjian baru saja meluncurkan fitur Penilaian Kerja atau Gadjian Performance Review (GPR). Performance review adalah sebuah kegiatan yang berkaitan dengan penilaian dan evaluasi kinerja karyawan. Tak jarang, perusahaan juga menggunakan istilah annual review dan performance appraisal.
​
Proses secara umum, perusahaan akan menentukan jangka waktu yang digunakan sebagai indikator penilaian kinerja dan juga menentukan target yang menjadi standar atau indikator penilaiannya.
​
Mari kita bedah bagaimana fitur GPR berjalan !
​


​A. Konsep Dasar Fitur

  1. Admin membuat template untuk satu atau beberapa penilaian yang akan diterapkan.

  2. Admin membuat direktori terdiri dari :

    • Periode penilaian dan perulangan penilaian.
      Misal per 3 bulan, 12 bulan atau tanggal atau tertentu. Serta kapan waktu dimulai hingga berakhirnya penilaian di periode tersebut.

    • Pengguna dan metode yang digunakan dalam penilaian.
      Mengatur karyawan siapa dan reviewer siapa yang akan masuk ke dalam direktori yang dibuat serta memilih metode penilaian.

    • Skoring nilai akhir yang akan muncul dalam penilaian
      Mengatur sistem skoring dan label untuk hasil akhir penilaian dalam direktori yang dibuat.

  3. Sistem Gadjian akan otomatis mengirimkan notifikasi melalui email ke karyawan yang ditunjuk sebagai reviewer di tanggal waktu penilaian yang diatur tepatnya pada pukul 08:00 WIB.

  4. Reviewer dapat melakukan penilaian melalui portal personalia (belum tersedia di aplikasi Gadjianku)

  5. Setelah reviewer submit penilaian, admin dapat melakukan pengecekan hasil penilaian di portal admin bila diperlukan.

  6. Sistem akan menampilkan report penilaian dan dapat diunduh oleh admin melalui portal admin serta reviewer dan karyawan yang direview melalui portal personalia.


​

B. Template Penilaian

Secara default, halaman Template Penilaian memberikan 4 sampel template yang dapat digunakan langsung. Namun, admin dapat menambahkan template penilaian jika dibutuhkan. Berikut caranya menambahkan template penilaian :

  1. Klik + Template Penilaian Baru.

  2. Akan muncul tampilan form penilaian seperti berikut.

  3. Masukkan Nama Penilaian Kinerja, maksimal 250 karakter.

  4. Pilih Pengguna Template yang tersedia, minimal satu pengguna.

  5. Pilih Feedback dari Reviewer.
    Field ini merepresentasikan bentuk pengisian feedback dari reviewer. Hanya boleh pilih salah satu. Ada 5 opsi tipe feedback yang disediakan, antara lain :

    • Teks, artinya semua indikator yang ditambahkan otomatis memiliki jawaban dalam bentuk teks.

    • Ya/Tidak, artinya semua indikator yang ditambahkan otomatis memiliki jawaban dalam bentuk "Ya" atau "Tidak". Feedback bentuk ini memiliki opsi tambahan berupa penambahan catatan yang dapat diatur sebagai ketentuan yang wajib atau bukan.

    • Skala Opini, artinya semua indikator yang ditambahkan berupa skala opini yang dapat diatur banyaknya jumlah skala dan labelnya.

    • % Pencapaian, artinya semua inidikator yang ditambahkan berupa persentase dari 1-100.

    • Campuran, artinya admin dapat memilih tipe feedback secara variatif pada setiap indikator dalam satu Key Result Area (KRA).
      ​

  6. Lalu, input Daftar Penilaian.
    Daftar penilaian berisi list pertanyaan yang akan diajukan untuk me-review karyawan. Terdiri dari Key Result Area (KRA) pada kotak merah, dan Key Performance Indicator (KPI).
    ​


    ​


    Berikut adalah fungsi button pada bagian KRA :

    a) Tambah KRA -> untuk menambahkan field KRA baru.

    b) Duplikat KRA -> untuk menggandakan KRA beserta isinya dan terduplikat langsung di bawah field KRA yang diduplikasi.

    c) Hapus KRA -> untuk menghapus KRA beserta isinya. Button ini hanya akan muncul jika KRA yang dibuat lebih dari satu

    d) Drag & Drop -> untuk menyesuaikan urutan KRA. Admin dapat melakukan drag & drop sesuai urutan yang diinginkan.
    ​


    Berikut fungsi button pada bagian KPI :

    a) Tambah KPI -> untuk menambahkan field KPI baru.

    b) Duplikat KPI -> untuk menggandakan KPI beserta isinya dan terduplikat langsung di bawah field KRA yang diduplikasi.

    c) Hapus KPI -> untuk menghapus KPI beserta isinya. Button ini hanya akan muncul jika KRA yang dibuat lebih dari satu

    d) Drag & Drop -> untuk menyesuaikan urutan KPI. Admin dapat melakukan drag & drop sesuai urutan yang diinginkan. Hanya dapat digunakan untuk mengatur urutan dalam satu KRA, tidak bisa lintas KRA.
    e) Kotak checklist Indikator wajib isi -> untuk mewajibkan reviewer agar mengisi indikator. Apabila kotak tersebut di-checklist, namun reviewer tidak mengisi bagian tersebut, maka akan terjadi gagal simpan penilaian.



​C. Pengaturan Direktori Penilaian

Pada bagian ini, admin perlu menentukan periode, siklus, skoring dan pengguna metode penilaian.


Apabila ingin membuat Direktori baru, klik tombol +Direktori Penilaian


Terdapat 3 tahapan besar yang perlu dilakukan :

  1. Atur Periode Penilaian, mengatur nama direktori, siklus dan periode penilaian.

  2. Atur Pengguna & Metode, mengatur karyawan siapa dan reviewer siapa yang akan masuk ke dalam direktori yang dibuat.

  3. Atur Penilaian, mengatur sistem skoring dan label untuk hasil akhir penilaian dalam direktori yang dibuat.​

i. Mengatur Periode Penilaian

  1. Masukkan Nama Direktori, misal Performance Review Departemen Finance.

  2. Masukkan Siklus Penilaian dalam bulan, misal 6 bulan atau 12 bulan.

  3. Pilih tanggal awal pada Periode Penilaian untuk menentukan waktu siklus dimulai. Tanggal akhir akan otomatis terisi menyesuaikan dari siklus penilaian.
    ​
    Contoh :
    Tanggal awal periode penilaian adalah 1 Juli 2023, maka tanggal akhir penilaian akan otomatis berubah menjadi 31 Desember 2023
    ​

  4. Field Pengingat Akhir Waktu Penilaian bertujuan untuk menentukan kapan sistem akan memunculkan reminder pada reviewer terkait batas waktu maksimal submit penilaian. Nantinya akan muncul di bagian Notifikasi Personalia.

  5. Field Penilaian Dimulai berfungsi untuk menentukan waktu dimulainya reviewer melakukan penilaian. Validasi otomatis terisi dengan value H+1 dari tanggal akhir periode penilaian.

  6. Masukkan waktu Penilaian Berakhir untuk menentukan batas tanggal pengisian penilaian kinerja oleh reviewer. Jika melewati tanggal berakhir maka reviewer yang belum submit penilaian tidak akan bisa lagi melakukannya. Dalam kolom ini dapat memilih langsung pada drop down yang sudah tersedia atau dengan custom tanggal spesifiknya.

  7. Field Ulangi siklus saat siklus berakhir

    • Pilih Ya jika perusahaan telah mempunyai siklus/penilaian kinerja yang memang sudah terjadwal pada tanggal atau periode yang sudah ditentukan

    • Pilih Tidak jika perusahaan hanya membuat direktori penilaian tersebut hanya untuk satu kali penilaian.

  8. Field metode Perulangan Siklus akan muncul jika admin memilih Ya pada field Ulangi siklus saat siklus berakhir. Metode perulangan siklus mempunyai 2 pilihan , yaitu :

    • Langsung, berarti sistem akan otomatis membuat siklus baru berdasarkan pengaturan periode penilaian sebelumnya.
      ​
      Misal :
      Siklus penilaian = 6 bulan
      Periode awal penilaian = 1 Juli 2023
      Periode akhir penilaian = 31 Desember 2023
      ​
      Maka,
      - Penilaian pertama dimulai pada 1 Januari 2024 untuk periode 1 Juli - 31 Desember 2023
      - Penilaian selanjutnya dimulai pada 1 Juli 2024 untuk periode 1 Januari - 30 Juni 2023
      ​

    • Jeda 1 Siklus, berarti sistem akan membuat siklus baru dengan periode penilaian awal jeda 1 siklus sesuai periode siklus pada siklus sebelumnya.


      Misal :
      Siklus penilaian = 6 bulan
      Periode awal penilaian = 1 Juli 2023
      Periode akhir penilaian = 31 Desember 2023
      ​
      Maka,
      - Penilaian pertama dimulai pada 1 Januari 2024 untuk periode 1 Juli - 31 Desember 2023
      - Penilaian selanjutnya dimulai pada 1 Januari 2025 untuk periode 1 Juli - 30 Juli 2025 (tidak ada notif penilaian di periode 1 Januari- 30 Juni 2024)
      ​

  9. Untuk melanjutkan ke bagian selanjutnya, pilih Pengaturan Selanjutnya. Jika ingin melanjutkannya nanti, silakan pilih Simpan Sebagai Draf.

ii. Mengatur Pengguna dan Metode Penilaian

  1. Pilih personalia yang akan direview pada direktori tersebut.
    Admin bisa memilih berdasarkan drop down yang telah disediakan (misal : berdasarkan Bagian Pekerjaan) atau pilih nama personalia langsung secara massal maupun satu per satu.
    Karyawan yang muncul pada Personalia Terpilih adalah karyawan yang statusnya aktif (belum ada pemberhentian karir).

  2. Pilih metode penilaian dengan menggeser toggle switch button yang tersedia.
    Jika akan menerapkan metode penilaian 360° maka akan mengaktifkan semua metode penilaian (Manager Review, Self Review, Subordinate Review, dan Team Review).
    ​

    • Metode penilaian Manager Review.
      Penilaian kinerja akan dilakukan oleh atasan dari personalia terpilih pada field sebelumnya.

    • Metode penilaian Self Review.
      Penilaian kinerja akan dilakukan oleh karyawan itu sendiri sesuai dengan personalia terpilih pada field sebelumnya.

    • Metode penilaian Subordinate Review.
      Penilaian kinerja akan dilakukan oleh bawahan dari personalia yang terpilih pada field sebelumnya.

    • Metode penilaian Team Review.
      Penilaian kinerja akan dilakukan oleh tim dari personalia yang terpilih pada field sebelumnya. Tim yang dimaksud adalah rekan satu tim, rekan lintas divisi, departemen atau grup tertentu.

  3. Tentukan bobot penilaian yang diinginkan

  4. Untuk melanjutkan ke bagian selanjutnya pilih Pengaturan Selanjutnya. Jika ingin melanjutkannya nanti, silakan pilih Simpan Sebagai Draf.

iii. Mengatur Skor Penilaian

  1. Apabila feedback dari reviewer mengandung skala opini, admin perlu membuat Tabel Penyetaraan skala nilai untuk menjaga keadilan dan kejelasan dalam proses penilaian. Misal, skala 1 diasumsikan bernilai 10.
    ​

  2. Lalu, tentukan Konversi Penilaian. Ini bertujuan untuk menghitung skor akhir dengan bobot pada masing-masing metode penilaian, dimana hasil akhirnya akan berbentuk persentase.

  3. Tentukan opsi Publikasi Nilai.

  4. Jika ingin melanjutkannya nanti, silakan pilih Simpan Sebagai Draf. Atau pilih Siap Terbitkan, sehingga akan muncul pop up notifikasi seperti di bawah ini. Pilih Yakin, terbitkan jika setuju.

  5. Kini penilaian telah aktif dijalankan sesuai siklus dan periode yang telah ditentukan.

Apakah pertanyaan Anda terjawab?