Bagaimana cara mengubah pengaturan cuti di periode yang sedang berjalan?
Beberapa pengaturan utama cuti seperti:
- Periode cuti (Poin 1),
- Kapan karyawan mulai dapat jatah plafon (Poin 2), dan
- Metode perhitungan plafon cuti (Poin 3)
tidak dapat langsung diubah (melalui ikon pensil ✏️) jika periode tersebut sudah berjalan. Hal ini karena sistem Gadjian telah melakukan perhitungan hak cuti karyawan di periode tersebut. Perubahan langsung dapat mempengaruhi keakuratan data.
Apabila perusahaan perlu memperbarui salah satu dari tiga pengaturan di atas dan ingin menerapkannya pada periode yang sedang berlangsung, buatlah + Pengaturan Baru.
⚠️ Catatan:
Pembuatan pengaturan baru dapat menyebabkan pengaturan periode cuti karyawan ter-reset.
Disarankan untuk melakukan backup data cuti karyawan melalui menu Data Cuti sebelum melakukan perubahan agar data yang ter-reset dapat disesuaikan kembali secara manual oleh admin.
Untuk perubahan pengaturan cuti poin 4 sampai 8 dapat berlaku langsung di periode berjalan dan Anda dapat langsung cek untuk setiap perubahannya di data cuti tiap karyawan:
Bagaimana cara menyesuaikan plafon cuti karyawan?
Penyesuaian jatah cuti (plafon) karyawan di periode berjalan dapat dilakukan melalui menu Kehadiran > Kelola Cuti > Data Cuti > klik ikon pensil untuk mengubah jatah cuti atau dengan mengunggah template data cuti di sistem Gadjian.
📌Catatan :
Bagian yang dapat disesuaikan adalah :
Jumlah plafon cuti karyawan,
Jatah Carry Forward (jika menerapkan carry forward).
Apabila fitur carry forward tidak diaktifkan, kolomnya akan otomatis nonaktif, karena sistem hanya menghitung jatah cuti tahunan tanpa menambahkan sisa cuti dari periode sebelumnya.
Mengapa muncul notifikasi “Plafon cuti tidak dapat diubah sebelum plafon tersebut cair”?
Notifikasi ini muncul ketika jatah cuti karyawan belum resmi aktif (“belum cair”) pada periode berjalan.
Hal ini bertujuan untuk mencegah terjadinya double plafon cuti.Tujuannya adalah untuk menghindari adanya plafon cuti ganda.
Contoh :
- Periode cuti karyawan B = 1 Januari 2025 - 31 Desember 2025.
- Berdasarkan kebijakan perusahaan, plafon cuti karyawan B baru akan aktif pada 25 Oktober 2025.
- Jika admin mencoba mengubah jatah cuti sebelum tanggal tersebut, sistem akan menampilkan notifikasi “Plafon cuti tidak dapat diubah sebelum plafon cuti cair”.
Apakah pengajuan cuti dapat dilakukan secara mundur (back date)?
Ya, pengajuan cuti dapat dilakukan secara backdate selama masih dalam periode berjalan.
Contoh :
- Periode cuti Karyawan E = 1 Mei 2025 - 30 April 2026.
- Karyawan masih dapat mengajukan cuti untuk tanggal mulai 1 Mei 2025 ke atas. Untuk tanggal sebelum 1 Mei 2025, pengajuan tidak dapat dilakukan karena periode sebelumnya sudah berakhir.
Pada sistem, pilihan tanggal yang melebihi periode cuti berjalan akan otomatis nonaktif (disable).
Apakah pengajuan cuti lintas periode dapat dilakukan?
Ya, bisa.Hanya saja ada syarat kondisi yang harus dipenuhi :
1) Menerapkan pengaturan Carry Forward pada Pengaturan Cuti > Poin 5 dan
2) Menerapkan Hutang Cuti pada Pengaturan Cuti > Poin 6.
📌Catatan
Maksimal pengajuan cuti pada lintas periode akan mengikuti batas maksimal carry forward yang diterapkan. Karena pada carry forward terdapat validasi masa berlaku sehingga terbatas.
Maksimal bulan untuk pengajuan cuti lintas periode juga akan mengikuti kebijakan batas maksimal jatuh tempo carry forward.
Pengajuan cuti lintas periode akan tercatat di menu Pengajuan Cuti dan muncul di histori data cuti pribadi setelah periode diperbarui.
Contoh :
Periode cuti karyawan A = 1 Januari 2025 - 31 Desember 2025.
Perusahaan menerapkan kebijakan carry forward maksimal 3 hari yang berlaku selama 3 bulan setelah periode berikutnya dimulai.
Maka, karyawan A hanya dapat mengajukan cuti lintas periode maksimal 3 hari untuk tanggal antara 1 Januari 2026 – 1 April 2026.Apabila pengajuan melebihi batas yang ditentukan, sistem akan menampilkan notifikasi pengingat.
Apakah sisa cuti karyawan yang resign dapat otomatis diuangkan pada slip gajinya?
Tidak, sisa cuti diuangkan hanya akan muncul otomatis di slip gaji sesuai akhir periode cuti, jika karyawan masih aktif.
Untuk karyawan telah diberhentikan karirnya, perhitungan sisa cuti yang diuangkan perlu ditambahkan secara manual pada slip gaji terakhir.
Apakah fitur Cuti Setengah Hari dapat dinonaktifkan?
Tidak. Fitur Cuti Setengah Hari bersifat tetap, sehingga tidak dapat dinonaktifkan atau dihapus.
Sebagai alternatif, jika perusahaan tidak menerapkan kebijakan ini: :
1) Sampaikan informasi tersebut kepada seluruh karyawan melalui fitur Buat Pengumuman di Gadjian.
2) Jika ada karyawan yang tetap mengajukan cuti setengah hari, admin atau approver dapat menolak pengajuan tersebut dengan memberikan keterangan tambahan.
Mengapa plafon cuti karyawan terhitung tidak penuh (pro rata)?
Plafon cuti karyawan bisa dihitung secara prorata berdasarkan :
Tanggal bergabung karyawan, dan
Kapan karyawan akan mendapatkan jatah cuti
Contoh :
Periode cuti pada perusahaan adalah Periode Bersama yang akan diperbarui tiap tanggal 1 Januari.
Artinya periode cuti akan berakhir di tanggal 31 Desember 2025.
Perusahaan menerapkan kebijakan 12 bulan masa kerja untuk mendapatkan 12 hari plafon cuti.
Personalia B bergabung di perusahaan sejak 25 Oktober 2024.
Maka, personalia B akan mendapatkan plafon cuti per tanggal 25 Oktober 2025. Periode cuti akan terhitung 25 Oktober 2025 - 31 Desember secara prorata sejumlah 3 hari (Oktober-Desember).