Pourquoi Kiute Pro gère les clôtures de journées ?
Il s'agit en fait d'une obligation de la loi des finances et du formalisme NF525. Elle vise à rendre obligatoire un suivi chronologique des numéros de tickets.
Cette fonctionnalité a également pour objectif de permettre de clôturer des journées de caisse afin qu'il ne soit plus possible de :
Supprimer complètement un ticket existant
Ajouter un nouveau ticket sur cette journée
Règles de gestion
Par défaut les journées sont fermées, vous pouvez aller sur une journée de caisse et cliquer sur celle-ci pour l'ouvrir.
Il ne peut y avoir qu'une seule journée ouverte
Tous les tickets créés sont positionnés sur la journée ouverte. Ainsi, et pour plus de simplicité, les paiements en ligne effectués pour une date dans le futur sont positionnés à la date d'ouverture de caisse.
Il faut clôturer une journée avant d'en ouvrir une autre (en cliquant sur le crayon ou la journée)
Si vous activez la caisse le lendemain, le système vous proposera de clôturer la journée précédente et d'ouvrir une nouvelle journée en un clic.
À noter : si vous indiquez "Non : Ne pas clôturer", vous pourrez continuer à saisir des tickets sur la journée de la veille.
Une vente en ligne effectuée sur un jour fermé va automatiquement clôturer la journée de la veille (si elle n'a pas été déjà été clôturée) et ouvrir la journée courante.
La plateforme ne permet pas d'effectuer de changements sur une journée clôturée qui modifierait le chiffre d'affaires de celle-ci. On ne peut donc pas ajouter de tickets. En revanche, modifier les règlements ou le personnel vendeur reste tout à fait possible (en mode gestionnaire uniquement).
L'annulation d'un ticket d'une journée clôturée va générer un ticket de type "crédit d'annulation" négatif sur la journée ouverte. Si la journée n'a pas été clôturée, aucun problème, le crédit est sur la même journée.
Si je comprends bien, si j'ai clôturé ma journée par erreur, je ne peux plus revenir dessus ?
Effectivement, vous ne pouvez plus modifier la valeur du chiffre d'affaires de la journée, mais vous pouvez annuler des tickets et modifier les règlements en mode gestionnaire.
A noter : D'un point de vue comptable si vous êtes en comptabilité de trésorerie, il n'y a aucun impact car vous vous basez sur les règlements qui restent toujours modifiables.
En comptabilité d'engagement, il faut savoir que si l'encaissement s'effectue dans le même mois comptable, vous aurez une déclaration similaire car le détail des jours a peu d'importance.
Faites bien attention en fin de mois et surtout en fin d'année à bien vérifier votre journée avant de la clôturer.
Au pire, il faudra annoter l'erreur dans le fichier Excel généré afin que votre comptable puisse le prendre en compte.