Principe général
La prise en compte d'un acompte dans Kiute PRO dans vos données comptables suit les règles suivantes:
À la création de l'acompte
- Le montant de l'acompte apparait dans Données comptables>Acomptes, dans la colonne Montant des acomptes non encaissés.
- Rien n'est comptabilisé dans Données comptables>Règlements ou Données comptables>CA à cette étape, car il n'y a pas eu d'encaissement de ticket.
Ici, un acompte de 18€ a été enregistré le 14/05/19.
À l'encaissement du ticket (paiement du montant restant)
- Le montant de l'acompte apparait dans Données comptables>Règlements au jour de la création de l'acompte (de manière rétroactive).
- Le reste à payer (payé à l'encaissement du ticket) apparait dans Données comptables>Règlements au jour de l'encaissement du ticket.
- Le montant total du ticket est comptabilisé dans Données comptables>CA le jour de l'encaissement du ticket.
A l'encaissement du ticket, le montant de l'acompte (18€) apparait bien le 14/05/19, le jour de l'enregistrement de l'acompte. Le reste à payer (42€) apparait le jour de l'encaissement du ticket c'est à dire le 16/05/19.
Nous avons bien ici 60€ (18+42) qui apparait dans le CA TTC du 16/05/19, c'est à dire le jour de l'encaissement du ticket.
Exemple avec un chevauchement sur 2 mois
Nous sommes le 31 janvier
Je prends un acompte le 31 janvier pour un montant de 50€ (le montant total du ticket est de 150€).
50€ sont comptabilisés dans Données comptables>Acomptes dans la colonne Montant des acomptes non encaissés à la journée du 31 janvier.
Mais rien n'est encore enregistré dans Données comptables>Règlements et Données comptables>CA.
Nous sommes le 15 février
Le ticket est finalisé et encaissé le 15 février: les 100€ restants sont réglés.
Alors, nous avons :
- 50€ comptabilisés dans Données comptables>Règlements à la date du 31 janvier
- 100€ comptabilisés dans Données comptables>Règlements à la date du 15 février
- 150€ comptabilisés dans Données comptables>CA à la date du 15 février
Par conséquent, à la date du 31 janvier, le règlement de l'acompte n'est pas encore comptabilisé dans Données comptables>règlements.
Pour permettre d'avoir des données comptables correctes (comptabilité de trésorerie) au 31 janvier, vous devez, pour votre déclaration comptable du mois, prendre en compte les montants indiqués dans Données comptables>Acomptes sur le mois de janvier pour vos règlements.
Cas d'un acompte conservé
Si vous conservez un acompte, le montant de l'acompte est enregistré dans Données comptables>Acomptes, dans la colonne Montant des acomptes conservés pour la journée où l'acompte a été créé (et non pas la journée où vous avez décidé de garder l'acompte).
N'oubliez pas de comptabiliser ce montant également dans votre exercice comptable.
Cas d'annulation d'un acompte
Pour un acompte créé depuis la caisse ou depuis internet (avec remboursement du client sur la CB utilisée)
Le montant de l'acompte comptabilisé dans Données comptables>Acomptes>Montant des acomptes non encaissés disparait.
Un ticket annulé et un ticket crédit d'annulation sont générés dans Journée de Caisse>Tickets encaissés.
Pour un acompte créé depuis internet et transformé en chèque cadeau
Le montant de l'acompte comptabilisé dans Données comptables>Acomptes>Montant des acomptes non encaissés disparait.
Le montant de l'acompte est comptabilisé dans Données comptables>Règlements à la date de création de l'acompte en ligne.
Rien n'est comptabilisé en CA, car la vente de chèque cadeau n'est pas comptabilisé dans le CA.