Votre client avait acheté une cure, et il en a même déjà fait plusieurs séances mais pour différentes raisons il ne peut ou ne veut plus de cette cure et vous demande de l’annuler.
Quelles sont les étapes pour traiter cette situation ?
Supprimer les rendez-vous de la cure
Annuler le ticket d’encaissement de la cure
Créer un nouveau ticket
On supprime les rendez-vous de la cure :
Il faut commencer par supprimer les rendez-vous posés dans l’agenda pour la cure de votre client. En effet, le logiciel se sert de ces rendez-vous pour que le décompte des séances de la cure de votre client soit correct. Il est donc nécessaire en premier lieu de supprimer les rendez-vous associés dans l’agenda.
Pour cela, il existe une méthode très simple : Allez sur la fiche de votre client puis dirigez vous vers son onglet “Visites”.
Les rendez-vous de cure ont un montant à 0€, il vous suffit donc de cliquer sur la/les ligne(s) concernée(s) ce qui vous amènera directement sur le rendez-vous dans votre agenda pour le supprimer.
Important : Notez bien le nombre de rendez vous effectués par votre client pour les reporter correctement sur le nouveau ticket que vous allez créer.
On annule le ticket d’encaissement de la cure :
Un fois que vous avez supprimé tous les rendez-vous de cette cure, il vous faut retourner sur le ticket d’encaissement de cette cure, (Vous pouvez le faire par l’onglet visites de la fiche du client puis cliquer sur la ligne avec le symbole de cure.) puis annuler l’encaissement.
Vous pouvez par exemple noter en motif d'annulation que “le client ne souhaite pas poursuivre avec la cure”.
Important : Notez bien les règlements qui ont été effectués par votre client pour les reporter correctement sur le nouveau ticket que vous allez créer.
A noter :
Vous allez créer un nouveau ticket à la date du jour, donc le montant de vente pour ce nouveau ticket entrera dans votre CA à la date de la journée de caisse ouverte sur laquelle vous créez cet encaissement.
Un crédit d’annulation est généré pour l’annulation de votre ticket, ce crédit d’annulation se glisse sur la journée de caisse ouverte, il faudra donc le noter pour une meilleure compréhension des chiffres par votre comptable en fin de mois par exemple.
On crée un nouveau ticket :
Allez ensuite dans votre caisse pour créer un nouveau ticket et noter les séances effectuées ainsi que les paiements déjà faits par votre client.
Sélectionnez votre client, et ajoutez les prestations “unitaires” de la cure qui ont déjà été réalisées par votre client. (Exemple : sur une cure de 10 séances, mon client en avait réalisé 3, je vais donc ajouter la prestation en question et en mettre 3 unités)
Une cure a parfois un prix préférentiel. Ainsi, si le montant TTC de ce nouvel encaissement ne correspond pas au prix réellement payé par le client, vous pouvez le modifier ou bien demander à votre client de régler la différence.
Ajoutez les règlements qui ont déjà été faits par votre client, modifiez la date de ces règlements si nécessaire, puis encaissez.
Ici, le client avait réglé 100€ le 6 novembre. Le total des 3 prestations unitaires faisant 135€, j'ai donc demandé à celui-ci de régler les 35€ restants.
J'ai donc 2 règlements en CB :
un de 100€ à la date du 06/11
un de 35€ à la date d'aujourd'hui 14/01.
