ProdSys-til-ProdSys Integrasjon: Trinn-for-trinn Guide
Integrasjonen mellom to ProdSys-systemer gir sømløs kommunikasjon og dataflyt mellom kjøper og leverandør. Dette reduserer manuell registrering og forbedrer effektiviteten i ordreprosessen. Denne guiden forklarer hvordan integrasjonen settes opp og kjøres i praksis.
1. Hent API-token fra leverandøren
Kjøperen trenger en token fra leverandørens system:
Logg inn i leverandørens ProdSys.
Gå til Admin > API-tilgang > Token.
Generer en ny token med tilgang til:
PurchaseOrders:Create
Articles:Read
Contacts:ReadWrite
Token deles sikkert med kjøper, f.eks. via passordhåndteringsverktøy eller kryptert e-post.
Kjøperen registrerer så denne tokenen under Admin > Integrasjoner > ProdSys to ProdSys, sammen med leverandørens API-endepunkt.
1. Aktiver integrasjonsmodulene
Før du starter, må begge selskaper aktivere nødvendige utvidelser:
Gå til Admin > Utvidelser i hver ProdSys-instans.
Aktiver modulen som heter ProdSys to ProdSys.
Bekreft at API-tilgang er slått på med riktige rettigheter for å lese og skrive ordre, artikler og kontakter.
Dette muliggjør sikker kommunikasjon mellom systemene via API og autentiseringstoken.
4. Kontroller leverandørinformasjon
For at integrasjonen skal fungere korrekt, må leverandøren finnes som en kontakt i kjøperens system – og omvendt:
Leverandøren må:
Være registrert under Kontakter > Leverandører.
Ha identisk Firmanavn, Adresse og Kontaktperson(er).
Hvis dette ikke stemmer:
Blir firmaet automatisk opprettet i mottakerens system når ordren importeres, noe som kan føre til duplikater.
🔁 Anbefaling: Synkroniser kontaktinformasjon jevnlig for å sikre korrekt datagrunnlag.
3. Opprett en innkjøpsordre med tilknyttet artikkel
Kjøperen oppretter nå en Innkjøpsordre slik:
Gå til Ordre > Innkjøpsordre > Ny ordre.
Velg riktig Leverandør (se neste steg).
Legg til en artikkel hvor:
Leverandørens artikkelnummer hos kjøperen er identisk med Artikkelnummeret i leverandørens system.
💡 Tips: Hold artikkelnumre synkronisert mellom systemene for å unngå feilmeldinger og feilplukk.
5. Ordren opprettes som kladd i leverandørens system
Når ordren er opprettet og artiklene samsvarer, kan den eksporteres. I leverandørens system:
Ordren dukker opp som en Bestillings utkast under Salg > Ordrekladder.
Den er ikke aktivert før leverandøren bekrefter og godkjenner den manuelt.
Kladden inneholder alle ordrelinjer, antall og priser.
Dette gir leverandøren mulighet til å validere før ordren effektueres.
6. Kjør eksporten
For å sende ordren til leverandøren:
Gå til Ordre > Eksporter til partner i kjøpers system.
Velg ordren(e) som skal sendes, og trykk på Eksporter.
Systemet:
Bruker lagret API-token.
Overfører ordreinformasjonen til leverandørens ProdSys.
Logger eventuelle feil, f.eks. manglende artikler eller ugyldige kontakter.
Etter eksport vil leverandøren se ordren som en kladd, og de to systemene er synkronisert.
Tilleggsinformasjon
Sørg for konsekvente navn og adresser i begge databaser.
Kontroller at token ikke er utløpt.
Bruk Admin > Logger > Integrasjonslogger for å overvåke og feilsøke prosessen.
Med denne ProdSys-til-ProdSys-integrasjonen kan man automatisere innkjøp og salgsprosesser, forbedre nøyaktigheten og spare tid. For utvidet funksjonalitet som automatisk bekreftelse eller leveringsbekreftelse, kontakt ProdSys support.
Verktøy