Hvordan
Å lage fakturaer er et avgjørende skritt for å administrere forretningstransaksjoner og opprettholde en sunn kontantstrøm. I ProdSys har du fleksibilitet til å generere fakturaer enten fra bunnen av eller basert på en eksisterende ordre. Her er en trinn-for-trinn-guide for å hjelpe deg gjennom begge metodene.
1. Opprette en faktura fra bunnen av
Hvis du trenger å generere en faktura som ikke er knyttet til en eksisterende ordre, følger du disse trinnene:
Trinn 1: Få tilgang til Ordre modulen
Logg på ProdSys.
Fra sidemenyen, naviger til Ordre listen
https://app.prodsys.com/#/orders
Trinn 2: Start en ny faktura
Klikk på + Ny
Velg ordretype Fakturautkast
Velg Kunde
Trykk på Opprett
Trinn 3: Fyll ut fakturadetaljer
All informasjon i ordrehodet er forhåndsvalgt fra kundedataene eller systemet
Gjennomgå og endre om nødvendig
Legg til fakturalinjer
Trykk + over ordrelinjene for å åpne ordrelinjer
Trykk + øverst i skjermbildet legg til nye ordrelinjer
Velg hvilket produkt/artikkel/utstyr som skal legges til på faktura
Se gjennom og endre antall, pris, beskrivelse og andre detaljer
Trinn 4: Gjennomgå
Gå tilbake til forhåndsfakturaen ved å klikke på navnet øverst på siden
Sjekk forhåndsfakturaen ved å kontrollere økonomien i øvre høyre hjørne
Forhåndsvis fakturaen ved å velge rullegardinmenyen ved siden av Utsted-knappen nederst på siden og velg Forhåndsvisning
Trinn 5: Send eller eksporter fakturaen
Når du er bekreftet, klikker du Fakturere for å opprette fakturaen.
Velg Fakturametoden i dialog boksen
Trykk Send
2. Opprette en faktura fra en eksisterende ordre
Hvis du ønsker å strømlinjeforme faktureringsprosessen ved å bruke informasjon fra en eksisterende ordre, følger du disse trinnene:
Trinn 1: Få tilgang til ordren
Gå til Ordremodulen i sidemenyen.
Søk etter ordren du ønsker å fakturere ved å bruke filtre som ordrenummer, kundenavn eller dato.
Trinn 2: Konverter ordre til faktura
Når du har funnet riktig ordre, åpner du den.
Klikk på Faktura nederst på siden
Trinn 3: Velg ordrelinjer som skal faktureres
Dialogen vil vise alle order linjer med alle detaljer og også ordreantall, tidligere fakturert antall
Som standard vil det foreslåtte antallet utgjøre og full faktura
Juster fakturaantall om nødvendig
Velg Ny knappen i bunnen
Dette oppretter et fakturautkast og åpner det
Trinn 3: Velg ordrelinjer som skal faktureres
Dialogen vil vise alle ordrelinjer med alle detaljer inkludert Ordre antall, Tidligere fakturert.
Som standard vil det foreslåtte antallet generere en full faktura.
I ProdSys finnes det flere metoder for å generere fakturaer, hver utformet for å dekke ulike forretningsbehov og situasjoner. Velg faktureringsmetode i oppe i venstre hjørne. Nedenfor er de tilgjengelige faktureringsmetodene:
Antall (Antall faktureres): Denne metoden fakturerer basert på mengden varer eller enheter som er bestilt eller levert. Brukeren kan manuelt angi antallet som skal faktureres, og systemet beregner beløpet basert på pris per enhet.
Fremdrift %: Denne faktureringsmetoden er basert på prosentandelen av fremdrift på en oppgave eller et prosjekt. Den brukes ofte i prosjektbasert fakturering, der fakturering er knyttet til fullføringsprosenter (f.eks. byggeprosjekter eller milepæler).
Prosent%: Denne metoden tillater fakturering basert på en prosentandel av den totale ordreverdien. Den kan brukes til å fakturere en prosentandel (f.eks. 50 %) som et forskudd eller en delbetaling av den totale prosjekt- eller ordreverdien.
Levert antall: Denne metoden fakturerer varer eller tjenester basert på mengden som er levert i frakt modulen så langt. Den er nyttig for delvise leveranser eller når fakturering er basert på faktiske leveranser i stedet for bestilte mengder.
Juster antall hvis nødvendig.
Klikk på Opprett Dette oppretter et fakturautkast og åpner det.
Trinn 4: Fullfør fakturaen
Sjekk forhåndsfakturaen ved å kontrollere økonomien i øvre høyre hjørne
Forhåndsvis fakturaen ved å velge rullegardinmenyen ved siden av Utsted-knappen nederst på siden og velg Forhåndsvisning
Trinn 5: Send eller eksporter
Når du er bekreftet, klikker du Fakturere for å opprette fakturaen.
Velg Fakturametoden i dialog boksen
Trykk Send
Tips for effektiv fakturering
Bruk maler: Sett opp fakturamaler i ProdSys for å spare tid ved å forhåndsdefinere kundedetaljer, betalingsbetingelser og andre gjentakende felt.
Synkroniser med regnskap: Sørg for at fakturaene dine er synkronisert med regnskapssystemet ditt for å holde økonomiske poster oppdatert.
Ved å bruke disse metodene kan du enkelt lage fakturaer tilpasset arbeidsflyten din, enten du foretrekker å starte fra bunnen av eller utnytte eksisterende ordredata.