Gå til hovedinnhold
Alle samlingerKundeoppfølging (CRM)
Opprette og redigere en kontakt
Opprette og redigere en kontakt

Hvordan opprette og redigere alle type kontakter som kunder, leverandører, kontaktpersoner, ansatte og prospekter

Oppdatert for over en måned siden

Å opprette og redigere kontakter i ProdSys gjør det enkelt å administrere klientdetaljer, vilkår og kommunikasjon. Følg disse trinnene for å fullføre oppsettet:

Ny kontakt

  1. Åpne kontaktlisten og velg kontakttype øverst på siden.
    ​
    ​Kunde
    Leverandør
    Kontakt person
    Ansatte
    Prospekt
    ​
    ​https://app.prodsys.com/#/contacts
    ​

  2. Trykk på + Ny-knappen øverst i skjemaet
    Dialog åpnes

  3. Fyll ut obligatoriske felt som navn, adresse, e-post
    NB! Hvis du har en utvidelse til et nasjonalt register kan du søke etter kontakten

  4. Trykk på Opprett-knappen

  5. Kontakt åpnes i fanen Generelle detaljer.

  6. Fyll inn nødvendig informasjon

Redigere kontakt

  1. Åpne kontaktlisten og velg kontakttype øverst på siden.
    ​
    ​https://app.prodsys.com/#/contacts
    ​

  2. Søk etter kontakten. Trykk navnet til kontakten i skjemaet
    Dialog åpnes

Generelle Detaljer

  1. Aktiv:
    Avmerkingsboks for å indikere om en kontakt er aktiv. Merk av denne boksen hvis kontakten er engasjert eller jobbes med av organisasjonen din. Hvis den ikke er merket, anses kontakten som inaktiv og kan ikke vises i aktive lister eller rapporter.

  2. Prospekt:
    Avmerkingsboks for å merke kontakten som et prospekt, noe som indikerer potensielle forretningsmuligheter. Bruk denne avmerkingsboksen for å segmentere og identifisere potensielle kunder.

  3. Kunde:
    Avmerkingsboks for å indikere at kontakten er kategorisert som kunde. Når dette er merket, vil systemet behandle og kategorisere kontakten som en aktiv kunde. Systemet genererer et nytt kundenummer som kan redigeres.

  4. Leverandør:
    Avmerkingsboks for å kategorisere kontakten som leverandør. Dette tillater differensiert behandling og rapportering av leverandørdetaljer i systemet. Systemet genererer et nytt leverandørnummer som kan redigeres.

  5. Navn:
    Skriv inn kontaktens navn eller firmanavn. Dette feltet er viktig da det unikt identifiserer hver kontakt i systemet.

  6. Språk:
    Nedtrekksfelt for å velge hovedspråket for kommunikasjon med kontakten. Dette hjelper til med å tilpasse kommunikasjon og dokumenter i kontaktens foretrukne språk.

  7. Kundenummer:
    En unik identifikator tildelt automatisk eller manuelt til hver kunde. Dette nummeret hjelper med å spore og søke etter kundeinformasjon i ERP-systemet.

  8. Leverandørnummer:
    En unik identifikator tildelt automatisk eller manuelt til hver leverandør. Dette nummeret hjelper med å spore og søke etter leverandørinformasjon i ERP-systemet.

  9. E-post:
    Skriv inn kontaktens e-postadresse. Dette er et obligatorisk felt, viktig for kommunikasjon og automatiserte varsler.

  10. Telefonnummer (Arbeid):
    Felt for lagring av kontaktens arbeidstelefonnummer. Dette lar systemet lagre offisielle kommunikasjonsdetaljer.

  11. Telefonnummer (Hjem):
    Felt for lagring av kontaktens hjemmetelefonnummer, hvis nødvendig.

  12. Mobilnummer (Arbeid):
    Felt for å lagre kontaktens arbeidsmobilnummer for enklere tilgjengelighet og mobil kommunikasjon.

  13. Mobilnummer (Privat):
    Felt for å lagre privat mobilnummer, hvis nødvendig, for å ha komplette kontaktdetaljer.

  14. Organisasjonsnummer:
    Felt for lagring av organisasjonsnummeret knyttet til kontakten, nyttig for fakturering og juridisk identifikasjon.

  15. Selger:
    Nedtrekksmeny for å tildele en selger ansvarlig for å håndtere denne kontakten. Denne funksjonen hjelper til med å segmentere salgsansvar.

  16. Hovedkontor:
    Nedtrekksmeny for å knytte kontakten til et hovedkontor. Nyttig når kontakten er en del av en større organisasjon med flere lokasjoner.

  17. Status:
    Nedtrekksfelt for å definere kontaktens status i systemet (f.eks. aktiv, inaktiv, på vent). Dette gjør det enklere å kategorisere og rapportere.

  18. Web:
    Felt for å angi kontaktens offisielle nettsted-URL, noe som gjør det enkelt å få tilgang til deres online tilstedeværelse.

  19. Bransje:
    Nedtrekks- eller tekstfelt for å spesifisere hvilken bransje kontakten opererer i. Dette er nyttig for å kategorisere og rapportere basert på bransjer.

  20. Kategori:
    Nedtrekks- eller tekstfelt for kategorisering av kontakten. Kategorier kan referere til spesifikke forretningsklassifiseringer, typer eller relevans for organisasjonens prosesser.

Salg

Velg Salg i sidemenyen.

  1. Utenlandsk:
    Avmerkingsboks for å indikere at kontakten er kategorisert som en utenlandsk enhet. Når denne er merket, registrerer systemet kontakten som opererende eller registrert utenfor primærlandet for virksomheten.

  2. Kundenummer:
    En unik identifikator som tildeles automatisk eller manuelt til hver kunde. Dette nummeret fungerer som en referanse for sporing og håndtering av alle økonomiske transaksjoner og poster knyttet til kunden.

  3. MVA-nummer:
    Felt for å legge inn kontaktens MVA-identifikasjonsnummer (merverdiavgift). Dette er nødvendig for skatteformål og for å generere nøyaktige fakturaer og rapporter.

  4. Betalingsbetingelser:
    Nedtrekksfelt for å velge de avtalte betalingsbetingelsene for kontakten, for eksempel "100 % forskuddsbetaling". Dette definerer betalingspolicyen for transaksjoner med denne kontakten og angir når og hvordan betalinger skal utføres.

  5. Bankkontonummer:
    Felt for å legge inn kontaktens bankkontonummer. Denne informasjonen er viktig for å håndtere betalinger til eller fra kontakten.

  6. IBAN:
    Internasjonalt bankkontonummer. Dette feltet er avgjørende for internasjonale transaksjoner for å sikre nøyaktige og sikre betalinger over landegrenser.

  7. Leveringsbetingelser:
    Nedtrekksfelt for å velge gjeldende leveringsbetingelse, som for eksempel "CIF-Cost, Insurance, and Freight". Dette definerer de avtalte vilkårene for frakt og levering mellom din organisasjon og kontakten.

  8. Rabatt:
    Felt for å angi en prosentandel eller beløp for rabatt som skal gis til denne kontakten. En rabattprosent (f.eks. 0 %) kan spesifiseres for alle transaksjoner med denne kontakten.

  9. Rabattkode:
    Nedtrekksfelt for å velge en spesifikk rabattkode, som kan anvende et sett regler eller betingelser for rabatter. I dette eksempelet er "Rabattgruppe 1" valgt for å bruke forhåndsdefinerte rabatter for denne gruppen.

  10. Kredittgrense:
    Felt for å angi den maksimale kredittgrensen som kan gis til denne kontakten. Denne funksjonen hjelper til med å kontrollere kredittrisikoer og sette kredittpolicyer for forskjellige kontakter.

  11. BIC/SWIFT:
    Felt for å legge inn BIC (Bank Identifier Code) eller SWIFT-koden for kontaktens bank. Dette er viktig for sikker og nøyaktig identifisering av banker under internasjonale transaksjoner.

  12. Valuta:
    Nedtrekksfelt for å velge den primære valutaen for transaksjoner med denne kontakten, som for eksempel "EUR" (Euro). Dette feltet sikrer at alle finansielle transaksjoner blir behandlet og registrert i riktig valuta.

Betalingsmetode

Betalingsmetode Seksjonen gir alternativer for å velge foretrukne metoder for fakturering til hver kontakt. Denne seksjonen lar bedrifter velge og konfigurere fakturalevering basert på kontaktens preferanser. Nedenfor finner du en forklaring av hvert felt:

  1. Betalingsmetode:
    Nedtrekksfelt for å velge metoden fakturaene skal leveres til kontakten. Dette feltet inkluderer følgende alternativer:

    • EHF-faktura:
      Dette alternativet muliggjør sending av elektroniske fakturaer i EHF-format (Elektronisk Handelsformat). EHF er et standardisert elektronisk fakturaformat som brukes i Norge, som sikrer direkte og sikker levering av fakturaer mellom virksomheter.

    • E-Post:
      Velg dette alternativet hvis kontakten foretrekker å motta fakturaer via e-post. Når dette er valgt, vil fakturaer automatisk sendes til kontaktens registrerte e-postadresse.

    • Print:
      Velg dette alternativet hvis kontakten foretrekker å motta fakturaer som papirkopi. Når dette er valgt, vil fakturaer bli generert i et utskriftsvennlig format for fysisk utsendelse.

Denne Betalingsmetode Seksjonen sikrer at fakturaer leveres gjennom kontaktens foretrukne kanaler, noe som forbedrer effektiviteten og kundetilfredsheten. Ved å sette dette feltet riktig kan bedrifter effektivisere faktureringsprosessen for å møte kundenes eller leverandørenes behov.

Kontaktpersoner

Velg Kontaktpersoner i sidemenyen.

Kontaktpersoner-seksjonen lar brukerne se og administrere alle personer som er tilknyttet en spesifikk bedrift eller organisasjon. Denne seksjonen gir en oversikt over kontaktinformasjon, roller og status for hver person.

Legge til og redigere

For å legge til en ny kontaktperson, klikk på Plus + -knappen. For å redigere en person, velg navnet eller velg "Rediger" i handlingsmenyen foran navnet.

Felter i redigeringsdialogen

  1. Aktiv:
    Avmerkingsboks for å indikere om kontaktpersonen er aktiv. Når denne er merket, anses personen som en aktiv deltaker i forretningsaktiviteter og kommunikasjon i ERP-systemet.

  2. Standard:
    Avmerkingsboks for å merke denne kontaktpersonen som standard eller primær kontakt. Når denne er valgt, anerkjennes personen som hovedkontaktpunktet for selskapet i forretningsinteraksjoner.

  3. Navn:
    Et obligatorisk felt for å legge inn kontaktpersonens fulle navn. Dette identifiserer personen unikt i organisasjonen og sikrer nøyaktig kommunikasjon og dokumentasjon.

  4. Stilling:
    Felt for å legge inn kontaktpersonens jobbtittel eller posisjon i selskapet. Dette hjelper med å forstå personens rolle og ansvar i organisasjonen.

  5. E-post:
    Felt for å legge inn kontaktpersonens e-postadresse. Dette er viktig for å sende kommunikasjon, varsler og dokumenter.

E-postroller:

Seksjon med avmerkingsbokser for å spesifisere hvilke typer e-poster denne kontaktpersonen alltid skal motta kopi av:

  • Faktura:
    Hvis valgt, vil kontaktpersonen motta kopi av faktura-relaterte e-poster.

  • Ordre:
    Når valgt, vil kontaktpersonen motta kopi av ordre-relaterte e-poster.

  • Tilbud:
    Når valgt, vil kontaktpersonen motta kopi av e-poster for alle tilbud.

  • Innkjøp:
    Hvis denne avmerkingsboksen er valgt, vil kontaktpersonen motta kopi av e-poster knyttet til innkjøp.

  • Frakt:
    Når dette er merket, vil kontaktpersonen motta kopi av e-poster om frakt og fraktdetaljer.

Tilleggsinformasjon

  1. Språk:
    Nedtrekksfelt for å velge foretrukket språk for kommunikasjon med kontaktpersonen. Dette sikrer at all kommunikasjon og alle dokumenter sendes på kontaktpersonens foretrukne språk.

  2. Telefonnummer (jobb):
    Felt for å legge inn kontaktpersonens arbeidstelefonnummer, som er viktig for arbeidsrelatert kommunikasjon.

  3. Telefonnummer (privat):
    Felt for å legge inn kontaktpersonens hjemmetelefonnummer, hvis nødvendig for nødsituasjoner eller direkte kommunikasjon.

  4. Mobilnummer (jobb):
    Felt for å legge inn kontaktpersonens mobilnummer for arbeid. Dette gir en fleksibel måte å nå personen på.

  5. Notat:
    Felt for å legge til eventuelle tilleggsnotater eller merknader knyttet til kontaktpersonen. Dette kan inkludere spesifikke preferanser, ansvar eller andre relevante detaljer.

Adresser

  1. Velg Adresser i sidemenyen.

  2. Post: Skriv inn postadresse til kunden, inkludert gatenavn, postnummer, by og land.

  3. Faktura: Hvis den er forskjellig fra primæradressen, skriv inn faktureringsadressen som brukes for fakturaer.

  4. Levering: Legg til en leveringsadresse hvis levering av produkter eller tjenester skal skje til et eget sted.

  5. Besøk: Legg til en besøksadresse.
    ​
    ​Note: Når en adresse er tatt i bruk kan man ikke endre på adressen eller slette denne. Dette fordi adressen er knyttet til historiske ordrer. Skjer det endringer på en adresse oppretter man en ny adresse standard eller ikke for de forskjellige adresse typene.

Dokumenter

  1. Velg Dokumenter i sidemenyen.

  2. Last opp dokumenter: Legg ved eventuelle relevante filer, for eksempel kontrakter, avtaler eller sertifiseringer knyttet til kunden.

  3. Dokumentnotater: Legg til beskrivelser eller notater om hvert dokument for rask referanse.

Ansattkonto

Ansattkonto-seksjonen lar brukerne se, administrere og oppdatere viktige detaljer knyttet til en ansatts konto i selskapet. Nedenfor er en forklaring av hvert felt som vises i denne seksjonen:

Ansattkonto-felt

  • Ansattnr:
    En unik identifikator for den ansatte i selskapet. Dette nummeret er essensielt for intern sporing, lønnshåndtering og systemidentifikasjon av den ansatte.

  • Arbeidskalender:
    Nedtrekksfelt for å velge den ansattes tildelte arbeidskalender. Den valgte kalenderen definerer standard arbeidstider, skift og arbeidsdager for den ansatte (f.eks. "Dagtid" for dagtidsarbeid).

  • Tidsregel:
    Nedtrekksfelt for å velge en spesifikk tidsregel som gjelder for den ansatte. Tidsregler bestemmer hvordan den ansattes arbeidstimer, overtid og pauser beregnes og håndteres (f.eks. "Dagtid" for vanlige dagtidsregler).

  • Avdeling:
    Nedtrekksfelt for å spesifisere avdelingen der den ansatte jobber. Denne kategoriseringen hjelper til med å organisere ansatte etter avdelinger, enheter eller team (f.eks. "100 - WCM" for en spesifikk avdeling).

  • Ferie:
    Felt for å angi antall feriedager som er tildelt den ansatte. Denne verdien representerer den ansattes rett til fridager basert på selskapets retningslinjer eller ansettelseskontrakter.

  • Signaturbilde:
    Viser den ansattes signaturbilde, hvis tilgjengelig. Dette kan redigeres eller lastes opp ved å klikke på redigeringsikonet. Signaturen brukes til dokumentautorisering og godkjenningsprosesser i systemet.

Denne ansattkonto-seksjonen lar bedrifter effektivt administrere ansattedetaljer, og sikrer nøyaktige registreringer av arbeidsplaner, avdelingsansvar og autorisasjonsprosesser i ERP-systemet.

E-postoppsett

E-postoppsett-seksjonen lar brukerne konfigurere hvordan e-poster sendes og administreres for ansatte i selskapet. Denne seksjonen er essensiell for å sikre at systemet bruker riktig e-postprotokoll og autentiseringsmetoder. Her er en forklaring av hvert felt:

E-postoppsett-felt

  • E-posttype:
    Nedtrekksfelt for å velge metoden for e-postkonfigurasjon for sending og mottak av e-poster i ERP-systemet. De tilgjengelige alternativene inkluderer vanligvis:

    • Prodsys SMTP:
      Dette alternativet bruker den innebygde SMTP-serveren levert av Prodsys-systemet for sending av e-poster. Det er en standardkonfigurasjon som ikke krever ytterligere oppsett.

    • Egen SMTP:
      Velg dette alternativet hvis du vil konfigurere og bruke din egen SMTP-server for e-postkommunikasjon. Dette gir større kontroll over e-postserveren og dens innstillinger, som SMTP-adresse, port og autentisering.

    • OAuth-integrasjon:
      Dette alternativet muliggjør sikker integrasjon med e-posttjenester ved hjelp av OAuth-autentisering. Det brukes vanligvis for tjenester som Office 365 og Google Workspace, der OAuth lar brukere autorisere tilgang uten å dele passord.

Disse innstillingene i e-postoppsett-seksjonen sikrer at e-poster sendes gjennom de riktige kanalene og følger selskapets e-postpolicyer. Å velge riktig e-posttype gir fleksibilitet og sikkerhet i hvordan ansattes kommunikasjon administreres.

Notater-seksjonen

Notater-seksjonen lar brukerne opprette, se og administrere ulike typer notater relatert til en ansatt. Disse notatene kan variere fra sertifikater til erfaringer eller spesifikk personlig informasjon. Nedenfor er en forklaring av hvert felt og funksjonaliteten i denne seksjonen:

Notatfelter Oversikt

  • Type:
    Dette feltet angir kategorien eller klassifiseringen av notatet. Notattypen kan redigeres i System / Innstillinger / Ansattnotat-typer. Typer kan inkludere alternativer som:

    • Klesstørrelse: Registrerer informasjon om den ansattes klesstørrelse, ofte brukt til bestilling av uniformer eller arbeidstøy.

    • Personalsak: Angir personlige saker, som konfidensielle HR-saker eller andre hendelser.

    • Sveisesertifikat: Et notat for å dokumentere den ansattes sveisesertifisering.

    • Tilbakemelding: Brukes for å registrere tilbakemeldinger knyttet til den ansattes prestasjoner eller prosjekter.

    • Erfaring: Notater om den ansattes profesjonelle erfaring, for eksempel tidligere jobber eller prosjekter.

    • Utdanning: Registrerer detaljer om den ansattes utdanning, som navnet på utdanningsinstitusjonen eller oppnådd grad.

    • Kurs: Dokumenterer kurs eller opplæring gjennomført av den ansatte.

    • Sertifikat: Registrerer spesifikke sertifikater som den ansatte innehar.

    • Ansattdato: Registrerer den ansattes startdato eller ansettelseshistorikk i selskapet.

    • Helsesertifikat: Notater for å dokumentere helsesertifikater som kreves for bestemte roller.

  • Tittel:
    Dette feltet spesifiserer en kort tittel for notatet, som gir en rask referanse til innholdet. For eksempel "Teknisk høyskole" eller "Sveisesertifikat."

  • Beskrivelse:
    Et tekstfelt for å legge til mer detaljer eller kontekst knyttet til notatet. Dette hjelper med å avklare eller utdype tittelen og typen notat.

  • Start:
    Et datofelt som angir startdatoen for notatet. Dette kan referere til starten av en opplæringsperiode, datoen et sertifikat ble oppnådd, eller begynnelsen av en erfaringsperiode.

  • Slutt:
    Et datofelt som angir sluttdatoen for notatet. Dette brukes til å spesifisere når en erfaring avsluttes eller når et sertifikat eller opplæring utløper.

  • Konfidensiell:
    En avmerkingsboks for å indikere om notatet er konfidensielt. Når dette er merket, er notatet begrenset til autoriserte brukere, og sikrer personvern for sensitiv informasjon.

Denne Notater-seksjonen lar selskaper holde detaljerte og organiserte opptegnelser om ansattinformasjon, erfaringer, sertifikater og andre relevante data, noe som sikrer at viktige detaljer er lett tilgjengelige og administreres på en sikker måte.

Ved å følge disse trinnene vil du ha opprettet en detaljert kundeprofil i ProdSys, som muliggjør effektiv kommunikasjon, økonomiske transaksjoner og dokumenthåndtering.

Svarte dette på spørsmålet?