Når du oppretter dokumenter i ProdSys, har du fleksibiliteten til å lage et nytt dokument fra en eller flere filer og deretter opprette et nytt dokument med denne filen vedlagt dokumentet. Du kan enten automatisk opprette et nytt dokumentnummer, bruke filnavnet som dokumentnummer, eller bruke filnavnet som dokumentbeskrivelse. Følg disse trinnene for å starte prosessen og velg din foretrukne metode.
1. Få tilgang til dokumentopprettingsmodulen
Fra hoveddashbordet eller sidemenyen, gå til Dokumenter modul.
https://app.prodsys.com/#/documents
Merk: Denne funksjonen kan gjøres fra hvor som helst i systemet vi lager nye dokumenter.Klikk + Nytt dokument for å starte prosessen.
2. Last opp filer
Velg dokumenttype
Klikk på Velg fil(er) for å velge én eller flere filer fra enheten.
Når du har valgt filene, vil de vises i opplastingslisten.
3. Velg dokumentopprettingsmetoden
Velg hvordan dokumentnummer og beskrivelse skal genereres. Du har tre alternativer:
Nytt dokumentnummer
Velg dette alternativet for å automatisk generere et nytt og unikt dokumentnummer for hver opplastede fil.
Systemet vil tilordne et sekvensielt eller systemdefinert nummer til dokumentet, uavhengig av filnavnet.
Filnavn som dokumentnummer
Velg dette alternativet for å bruke filnavnet (unntatt filtypen) som Dokumentnummer.
Dette sikrer at dokumentet navngis konsistent med den opplastede filen, nyttig for dokumenter med eksisterende identifikasjonsstandarder (f.eks. tekniske filer eller fakturaer).
Filnavn som dokumentbeskrivelse
Dette alternativet bruker filnavnet som Dokumentbeskrivelse, som gir en enkel referanse for hva dokumentet inneholder.
En ny Dokumentnummer vil fortsatt genereres automatisk av systemet.
Denne metoden er nyttig hvis du vil beholde filnavn beskrivende uten å bruke dem som identifikatorer.
4. Bekreft dokumentinformasjon
Når du har valgt foretrukket metode, trykk Ny
Dokumentene opprettes med vedlegg
6. Få tilgang til og administrer dokumentene
Når det er opprettet, vil dokumentet være tilgjengelig fra Dokument modulen.
Du kan laste ned de vedlagte filene, redigere dokumentdetaljene eller legge til flere filer etter behov.
Ved å følge disse trinnene kan du enkelt opprette mange dokumenter i ProdSys fra filer, ved å bruke fleksibiliteten til enten å generere nye dokumentnumre eller bruke filnavn for bedre sporing og organisering.