Å lage et dokument i ProdSys er en enkel og effektiv prosess. Systemet lar deg laste opp en eller flere filer, definere hvordan dokumentnummer eller beskrivelser genereres, og automatisk legge ved filer til dokumentet for enkel administrasjon og gjenfinning. Her er en trinn-for-trinn-guide for hvordan du oppretter et dokument i ProdSys.
1. Naviger til dokumentmodulen
Fra hoveddashbordet eller sidemenyen, gå til Dokument modul.
https://app.prodsys.com/#/documentsKlikk Opprett nytt dokument for å starte dokumentopprettingsprosessen.
Note: Du kan opprette nytt dokument fra hvor som helst der en dokumentliste er tilgjengelig i handlingsmenyen foran dokumentlinjen "Tre prikker". Dokumentet vil da bli knyttet til modulen du bruker. Eksempel hvis det gjøres på bestillingssiden, vil det automatisk bli koblet til bestillingen.
2. Fullfør dokumentdetaljer
Avhengig av ditt valg, vil systemet automatisk fylle ut Dokumentnummer eller Dokumentbeskrivelse basert på filnavnet eller et nytt nummer.
Fyll ut flere og obligatoriske felter som f.eks:
Dokumentbeskrivelse: Beskrivelse av dokumentet
Kategori: Velg en relevant kategori for enklere organisering og gjenfinning.
Prosjekt: Hvis aktuelt, koble dokumentet til et spesifikt prosjekt.
Eier: Definer eier eller ansvarlig person for dokumentet
På dokumentdetaljskjermen klikker du på Last opp fil(er) knapp.
Velg én eller flere filer fra enheten. Disse filene vil bli lastet opp og vises i fillisten.
5. Legg ved filer til dokumentet
De opplastede filene blir automatisk vedlagt dokumentet under denne prosessen.
Sørg for at alle nødvendige filer er riktig oppført i Vedlegg del.
6. Lagre dokumentet
Etter å ha bekreftet alle detaljer og filvedlegg, klikk Lagre for å fullføre dokumentopprettelsen.
Dokumentet er nå lagret i ProdSys, med de opplastede filene vedlagt.
7. Få tilgang til og administrer dokumentet
Når dokumentet er opprettet, vil det være tilgjengelig i Dokumenter modul for fremtidig referanse.
Du kan laste ned de vedlagte filene, redigere dokumentdetaljer eller laste opp flere filer etter behov.
Ved å følge disse trinnene kan du enkelt lage dokumenter i ProdSys, ved å bruke de fleksible alternativene for dokumentnummerering og beskrivelse basert på filnavn. Dette bidrar til å strømlinjeforme dokumenthåndtering og sikrer konsistens i hvordan filer lagres og åpnes.