ProdSys tilbyr en fleksibel og omfattende dokumentmodul som gjør det mulig for bedrifter å opprette, administrere og lagre alle typer elektroniske skjemaer og dokumenter som trengs i deres daglige drift. Fra tekniske dokumenter og sertifikater til avviksskjemaer og tegningregistre, kan bedriften tilpasse og bygge ut et komplett dokumentasjonsarkiv som er digitalt, lett tilgjengelig og effektivt integrert med andre funksjoner i ERP-systemet. Dette gir en sømløs løsning for å håndtere bedriftens dokumentflyt, øke produktiviteten og forbedre sporbarheten av informasjon.
Bruksområder for Dokumentmodulen
Dokumentmodulen i ProdSys kan benyttes til mange formål i bedriftens daglige virke. Noen typiske bruksområder inkluderer:
Kvalitetssikring: Registrere og lagre sertifikater, revisjoner og inspeksjonsdokumenter.
Produksjonsstyring: Dokumentere produktspesifikasjoner, tegninger og materiallister.
HR og Personal: Opprette elektroniske skjemaer for arbeidskontrakter, permisjonssøknader og ansattes vurderingsskjemaer.
Salg og Økonomi: Lage tilbudsskjemaer, fakturadokumenter og ordre-relaterte skjemaer.
Avvik og Rapportering: Dokumentere avvik, klager og andre rapporteringsskjemaer for kvalitetskontroll.
Hvordan Systemet Fungerer for Skjemaoppretting
ProdSys sin dokumentmodul gir brukerne full fleksibilitet til å designe elektroniske skjemaer som kan fylles ut digitalt av ansatte, kunder eller samarbeidspartnere. Systemet tillater brukeren å definere og strukturere dokumentene basert på bedriftens behov, inkludert felt for tekst, tall, dato, avkrysningsbokser og systemfelt som kan kobles til ERP-moduler som ordrer, produkter eller lagerstatus. Dette gjør det mulig å lage et bredt spekter av elektroniske skjemaer for enhver prosess i bedriften.
Skjemaelementer i ProdSys
Når du oppretter et elektronisk skjema i ProdSys, kan du velge blant en rekke felt for å tilpasse skjemaene nøyaktig til formålet. Noen av de mest brukte elementene inkluderer:
Frie tekstfelt: For registrering av beskrivelse, kommentarer, eller annen generell informasjon.
Tallfelt: Brukes til å angi numeriske verdier, som kvantiteter, referansenummer, eller økonomiske beløp.
Ja/Nei-felt: En enkel avkrysningsboks som gir brukeren muligheten til å velge "Ja" eller "Nei".
Dato-felt: Lar brukeren angi en dato, nyttig for utstedelsesdatoer, revisjonsdatoer, eller deadlines.
Systemfelter: Knytter skjemaet til andre moduler i ERP-systemet, som for eksempel ordrer, lagerbevegelser eller kundeinformasjon.
Tilpasning av Skjemaer
ProdSys gir deg full kontroll over hvordan skjemaet er satt opp. Dette innebærer:
Navngiving av felt: Hvert felt kan gis et tilpasset navn som gjør det enkelt for brukeren å forstå hva som kreves i hvert felt.
Rekkefølge: Du kan definere hvilken rekkefølge feltene vises i for å sikre en logisk flyt i utfyllingen.
Obligatoriske felt: Du kan velge hvilke felt som er obligatoriske, slik at brukerne ikke kan sende inn skjemaet uten å fylle ut nødvendig informasjon.
Tilpasning av bredde: Hvert felt kan justeres i bredde, slik at du kan optimalisere skjemaets layout basert på hvilken type informasjon som skal registreres.
Automatisering og Integrasjon med Andre Moduler
En av de største fordelene med dokumentmodulen i ProdSys er at den kan integreres med andre moduler i ERP-systemet. Dette betyr at du kan bruke systemfelt for å automatisk knytte dokumenter til spesifikke ordrer, produkter, kunder eller prosjekter. Dette gjør at skjemaer som tegningregistre eller sertifikater automatisk kan bli knyttet til riktig produksjonsordre eller prosjekt, noe som gir bedre sporbarhet og reduserer manuell oppfølging.
Eksempler på Skjemaer som Kan Opprettes
Med de tilpassbare feltene og integrasjonen mot andre moduler, kan ProdSys benyttes til å lage en rekke forskjellige dokumenter, inkludert:
Tegningsregister: Registrer tekniske tegninger knyttet til produkter eller produksjonsprosesser.
Sertifikater: Opprett og administrer sertifikater for produkter, maskiner eller ansatte.
Avviksskjema: Spor avvik i produksjon eller kvalitetssikring, med integrasjon til ordre- eller produksjonsmoduler.
Revisjonsdokumenter: Opprett skjemaer for intern og ekstern revisjon av systemer eller prosesser.
Prosjekt- og aktivitetsrapporter: Bruk skjemaer til å samle inn data om prosjektfremdrift eller aktiviteter utført av ansatte.
Fil-lagring og Dokumentstyring
Alle filer og dokumenter som lastes opp og opprettes i dokumentmodulen lagres i systemet, og er lett tilgjengelige for nedlasting, deling, eller redigering. Dette skaper et elektronisk arkiv som gir rask tilgang til alle dokumenter knyttet til en ordre, et prosjekt, en kunde, eller en ansatt. Muligheten for å søke på dokumenter basert på tittel, dato, tilknyttede moduler eller annet metadata gjør systemet svært brukervennlig og tidseffektivt.
Fordeler med Elektroniske Skjemaer i ProdSys
Sporbarhet: Hvert skjema er digitalt og kan spores tilbake til relevante moduler, som ordrer, prosjekter eller kunder.
Effektivitet: Reduserer behovet for papirbasert dokumentasjon, samtidig som du sparer tid ved å automatisere utfylling og innsamling av informasjon.
Fleksibilitet: Tilpass skjemaene til enhver forretningsprosess, uansett hvor enkel eller kompleks den måtte være.
Sikkerhet: ProdSys gir en sikker lagringsplattform for alle dine viktige dokumenter og skjemaer, med tilgangsstyring for ulike brukernivåer.
Gjenbruk: Et dokument kan gjenbrukes og kobles uendelige mange ganger til moduler som f.eks ordre modulen. Dette bidrar til at man får konsis data håndtering og slipper å replikere data.
Ved å bruke dokumentmodulen i ProdSys kan bedriften ikke bare digitalisere dokumentene sine, men også forbedre effektiviteten i hvordan informasjon administreres og deles på tvers av avdelinger og prosesser. Modulen gjør det enkelt å opprette, tilpasse og lagre elektroniske skjemaer for alle typer dokumentasjon som kreves i det daglige virket, noe som forbedrer sporbarhet, kvalitet og kontroll.