I ProdSys kan du enkelt lage egendefinerte dokumenttyper for å administrere ulike former for elektroniske dokumenter i forretningsprosessene dine. Disse dokumenttypene kan skreddersys for å passe spesifikke behov som kontrakter, sertifikater, rapporter eller annen type dokumentasjon som din bedrift regelmessig håndterer.
Følg disse trinnene for å opprette en ny dokumenttype:
Trinn 1: Få tilgang til dokumentmodulen
Logg på ProdSys og naviger til dokumentmodulen fra hoveddashbordet eller sidemenyen.
Når du er i modulen, se etter innstillinger eller administrasjonsfanen der du kan administrere dokumentkoder.
https://app.prodsys.com/#/document-codes
Trinn 2: Begynn å lage en ny dokumenttype
I dokumentinnstillingene klikker du på "+ Ny" for å begynne å lage en ny type dokument.
Du vil bli bedt om å fylle ut navnet på dokumentet (f.eks. "Kontrakt", "Inspeksjonsrapport").
Velg Opprett
Legg til øverst til venstre:
Beskrivelse: Generell beskrivelse av denne dokumenttypen
Dokumentnummerformat: Dette inneholder koden for autogenerert dokumentnr. Bruker # for å opprette et løpende nr som "Tegning nr #####" Vil generere et løpende nummer som starter med "Tegning nr 00001"
Dokumenttype: Forhåndsgenerert systemtype dokument. Brukes til å koble dem til en annen del av systemet.
Brukermanual: Lag en tekst som kan brukes som og forklaring og brukermanual for dokumentet. Brukeren kan åpne denne når han er inne i denne dokumenttypen i dokumentregisteret.
Vis i navigering: Legg til en snarvei for hurtigoppretting av dokument for dette dokumentet i menyen.
Lagre: Lagre endringene av denne dokumenttypen.
Trinn 3: Konfigurer dokumentfelt
På venstre side av siden:
Legg til feltene som kreves for denne dokumenttypen. Du kan legge til ulike felttyper som:
Tekstfelt: For beskrivelser eller kommentarer.
Tallfelt: For å legge inn numeriske data.
Datofelt: For å spesifisere viktige datoer (f.eks. utløp, utstedelsesdato).
Ja/Nei-felt: For binære valg.
Kategori felt: Felt med faste valg fra liste
Systemfelt: For å koble dokumenter til bestemte moduler som bestillinger, produkter eller inventar.
For å legge til et nytt felt trykk + Ny
Velg en datafelttype i feltkolonnen (f.eks. Dokumentnr).
For hvert felt kan du angi:
Feltnavn: Hva feltet skal hete.
Obligatorisk: Spesifiser om feltet må fylles ut.
Rediger regel: Angi redigeringstillatelse for dette feltet (f.eks. Ingen regler) vil ikke tvinge noen regel på feltet.
Sorter: Rekkefølgen kolonnene vil vises i dokumentet og rutenettet.
Feltbredde: Bredden (piksler) kolonnene vil vises i rutenettlisten for dette dokumentet.
Trinn 5: Lagre og publiser
Når du er ferdig med å konfigurere dokumenttypen, se gjennom innstillingene for å sikre at alt er riktig.
Klikk Lagre for å lagre det nye dokumentoppsettet.
Trinn 4: Legg til tillatelse for tilgang til dette dokumentet
Åpne tillatelse i menyen System / Tillatelse
https://app.prodsys.com/#/permissions
Åpne Dokument / Dokumenttype og dokumenttypen som er opprettet, og legg til tillatelsesnivå til de forskjellige brukerrollene.
Tillatelsesnivåene:
Ingen tilgang: Ingen tilgang til denne dokumenttypen
Lesetilgang: Lesetilgang til denne dokumenttypen
Rediger: Administreres av eieren av dokumentet
Rediger andres: Adgang til alle uavhengig av eieren
Trinn 6: Bruk av den nye dokumenttypen
Etter å ha opprettet dokumenttypen, kan brukere begynne å generere nye dokumenter under denne kategorien.
Når brukere oppretter et dokument, vil de ha muligheten til å velge den nye dokumenttypen fra den tilgjengelige listen, og alle forhåndsdefinerte felt og regler vil bli brukt automatisk.
Ved å følge disse trinnene kan du effektivt lage tilpassede dokumenttyper som er skreddersydd for bedriftens behov, og forbedre dokumentorganisering, arbeidsflyt og samsvar i hele bedriften.