For å utnytte innkjøpsmodulen i ProdSys fullt ut, må du konfigurere den til å matche forretningsbehovene dine. Riktig oppsett sikrer sømløs integrasjon med andre moduler som inventar, leverandører og økonomi, noe som effektiviserer innkjøp og bidrar til å opprettholde driftseffektivitet.
Følg disse trinnene for å sette opp innkjøpsmodulen :
Trinn 1: Få tilgang
Logg inn på ProdSys,
Trinn 2: Konfigurer leverandørinformasjon
Åpne kontaktlisten og velg leverandører:
https://app.prodsys.com/#/contacts
Opprett nye leverandører eller rediger eksisterende.
Merk: En kunde kan også være leverandør, åpne Kunden og velg Leverandør for å legge den til som leverandør og generere et nytt leverandørnr.Skriv inn leverandørdetaljer, for eksempel kontaktinformasjon, betalingsbetingelser og leveringsalternativer.
Tilordne standardvilkår som valuta, leveringsmetoder og betalingsbetingelser som gjelder for hver leverandør.
Sørg for å kategorisere leverandører for enklere administrasjon, spesielt hvis du har spesifikke leverandører for ulike produktkategorier.
Trinn 4: Definer artikkelinformasjon
Gå til artiklene og sørg for at alle varene du planlegger å bestille er korrekt lagt inn i systemet.
https://app.prodsys.com/#/articles/articles
Angi Enhet antall for standard innkjøpsenhet
Gå til fanen Beregning sett riktig innkjøpspris med valuta og rabatt %.
Gå til fanen Salg og angi riktig kjøpskonto
Gå til fanen Leverandør velg standard leverandør og leverandør artikkelnr
Legg til alternative leverandører med pris og leverandørartikkelnummer
Gå til Logistikk fanen og angi parameterne for logistisk bevegelse og kjøpsparametere som minimums bestillingsantall, minimumslagernivåer.
For å sikre at artikkelen fungerer for inventar, sjekk av Logistikk.
Hvis det er en del av Varetelling , sjekk av dette også.Gå til Lagerbeholdning fanen for å legge til lager beholdning om nødvendig
Trinn 5: Sett opp innkjøps rapport
Konfigurer innkjøpsordre formater for å sikre at all informasjon er gitt på innkjøpsordren.
https://app.prodsys.com/#/settings/reports
Rediger eller legg til ny bestillingsformular med rapport og e-postoppsett.
Merk: Du kan legge til flere rapporter som skal brukes for innkjøp, avhengig av artikkelen eller leverandøren og detaljnivået.
Trinn 6: Definer brukerroller og tillatelser
Tildel brukertillatelser: Sørg for at bare autorisert personell kan opprette, godkjenne eller endre innkjøpsordrer ved å angi rollebaserte tillatelser.
https://app.prodsys.com/#/permissions
Velg rolle eller opprett ny rolle + Ny. Rediger rollen og tildel den til den ansatte
Legg til tilgang på ordrenivå og bestilling:
Ordre/Innstillinger
Ordrekategorier
Legg til tilgang til varehus:
Logistikk / Varehus
Tildel rolle til den ansatte
https://app.prodsys.com/#/users
Åpne brukeren og velg rollen
Når du har fullført konfigurasjonen, kjør noen test innkjøp for å sikre at alt fungerer som forventet.
Gjennomgå og valider prosessen fra bestilling til mottak av varer, og sikrer sømløs flyt mellom moduler.
Ved å følge disse trinnene vil innkjøpsmodulen din være fullt operativ, noe som sikrer en strømlinjeformet, effektiv anskaffelsesprosess skreddersydd for bedriftens behov.