Dokumentstatistikk-skjermbildet fokuserer på å bygge tilpasset statistikk for forskjellige dokumenttyper. Denne funksjonen bruker et krysstabelloppsett, som lar deg analysere data fra ulike dokumentfelt, som sertifikater, skjemaer eller inspeksjonsrapporter. Du kan også visualisere data grafisk over tabellen for enklere tolkning. Alle felter i gridet kan filtreres, sorteres og lagres for fremtidig bruk eller deles med andre.
Her er hvordan du effektivt kan bruke Dokumentstatistikk-skjermbildet i ProdSys:
Steg 1: Åpne Dokumentstatistikk-skjermbildet
Logg inn i ProdSys: Start med å logge inn på din ProdSys-konto med brukernavn og passord.
Naviger til Dokumentstatistikk: Fra hovedmenyen, gå til "Dokumenter" og velg "Dokumentstatistikk" fra undermenyen.
https://app.prodsys.com/#/documents/document-statistics
Steg 2: Velg felter for krysstabellen
Feltene som er tilgjengelige i krysstabellen er forhåndskonfigurert basert på dokumenttypen. Du kan velge hvilke felter du vil inkludere i analysen.
Periode: Velg relevant dokumentdato øverst på siden for å definere tidsrammen.
Åpne feltvelgeren:
Finn feltvelgerikonet på høyre side av skjermen. Dette panelet inneholder alle feltene som er konfigurert for dokumenttypen du analyserer.
Tilgjengelige felter kan inkludere dokumenttitler, typer, opprettelsesdatoer og mer, avhengig av din oppsett.
Velg felter som skal inkluderes:
Dra og slipp felter fra feltvelgeren inn i krysstabellen.
Du kan inkludere felter som:
Dokumenttype
Dokumentdato
Ansvarlig person
Status
Kategori
Andre tilpassede felter
Steg 3: Arranger krysstabelloppsettet
Dra felter til rader og kolonner:
Dra de valgte feltene til "Rader" eller "Kolonner" for å definere hvordan dataene er gruppert og vist.
For eksempel kan du dra "Dokumenttype" til rader for å gruppere data etter type, og "Kategori" til kolonner for å organisere dokumenter etter kategori.
Legg til måleverdier i krysstabellen:
Hvis dokumentstatistikken din inkluderer numeriske data (f.eks. antall, kostnader), dra disse feltene til "Datafelter"-området. Disse feltene vil vise aggregerte summer eller gjennomsnitt.
Steg 4: Filtrer og sorter data i krysstabellen
Bruk filtre:
Klikk på filterikonet (vanligvis et trakt-symbol) ved siden av hvert felt for å bruke filtre.
For eksempel kan du filtrere dokumenter etter en spesifikk opprettelsesdato eller etter status (f.eks. "Godkjent" eller "Avventer").
Sorter data:
Klikk på kolonneoverskriftene for å sortere data i stigende eller synkende rekkefølge. Dette hjelper deg med å organisere dataene for enklere analyse.
Gruppering:
Hvis du har lagt til flere felter i gridet, kan du utvide eller kollapsere grupperingene ved å klikke på knappene "Utvid" eller "Kollaps" øverst i tabellen.
Steg 5: Visualiser krysstabelldata grafisk
Grafisk visning:
Over krysstabellen vil systemet generere en graf basert på grid-dataene, som hjelper deg med å visualisere trender eller sammenligninger tydeligere.
Steg 6: Lagre og dele din tilpassede krysstabell
Lagre gridoppsettet:
Klikk på "Handlingsmeny" (representert med tre prikker) øverst til høyre på skjermen for å lagre din tilpassede krysstabell. Du kan gi oppsettet et navn og lagre det for fremtidig bruk.
Del oppsettet:
For å dele ditt lagrede oppsett med andre teammedlemmer, klikk på "Del"-knappen. Du kan velge spesifikke brukere eller grupper for å dele oppsettet med, for samarbeidende analyse.
Steg 7: Eksporter data for videre analyse
Eksporter krysstabelldata:
Klikk på "Handlingsmeny" (tre prikker) og velg "Eksport"-alternativet for å laste ned dataene i ditt foretrukne format, som Excel eller CSV. Dette gjør det mulig med videre analyse eller deling med eksterne interessenter.
Tips for optimal bruk av Dokumentstatistikk-skjermbildet
Kombiner flere felter: Bruk en rekke felter fra ulike dokumenttyper for å lage omfattende statistikk.
Oppdater og lagre oppsett regelmessig: Hold oppsettene dine oppdatert for å gjenspeile de nyeste dataene og forretningsinnsiktene.
Bruk grafiske fremstillinger: Bruk grafer og diagrammer for å visualisere data, noe som gjør komplekse informasjoner enklere å forstå.
Utnytt filtrering og sortering: Bruk filtre og sorter data regelmessig for å fokusere på den mest relevante informasjonen og sikre effektiv beslutningstaking.
Konklusjon
Dokumentstatistikk-skjermbildet i ProdSys er et robust verktøy for å generere tilpasset statistikk og analysere data fra ulike dokumenttyper. Ved å utnytte krysstabellen, filtre og grafiske fremstillinger kan du få verdifull innsikt i dokumenthåndteringsprosessene dine og ta datadrevne beslutninger. Start med å bruke Dokumentstatistikk-skjermbildet i dag for å forbedre rapporteringskapasitetene og den operasjonelle ytelsen.