I ProdSys er det å opprette en arbeidskalender for ansatte en viktig prosess for å registrere arbeidsdager og arbeidstimer nøyaktig. Dette gjør det mulig å administrere ansattes tilgjengelighet, planlegge arbeidsvakter og sikre nøyaktig tidssporing. Følg trinnene nedenfor for å opprette og tildele arbeidskalendere til dine ansatte:
Trinn 1: Logg inn på ProdSys
Logg inn på ProdSys: Start med å logge inn på din ProdSys-konto med brukernavn og passord.
Naviger til Kalenderinnstillinger: Gå til hovedmenyen og velg
"System / Innstillinger / Kalendere".
https://app.prodsys.com/#/settings/calendar
Trinn 2: Opprett en ny arbeidskalender
Ny kalender: På siden for arbeidskalendere, klikk på “+ Ny kalender”-knappen for å opprette en ny arbeidskalender.
Navngi kalenderen: Skriv inn et navn på kalenderen (f.eks. "Standard Arbeidsuke", "Skiftkalender" eller "John Does Kalender"). Dette navnet vil hjelpe deg med å identifisere kalenderen når du tildeler den til ansatte.
Velg type: Velg "Personlig kalender".
Rediger: Velg handlingsmenyen "tre prikker" og velg Oppdater.
Velg periode: Velg start- og sluttdato for perioden du vil opprette.
Sett opp arbeidsuken:
Angi arbeidstimer for hver arbeidsdag (f.eks. mandag til fredag).
Angi tilgjengelig kapasitet (%) for produksjon.
Tidsregel: Dette er ikke obligatorisk for personlige kalendere og settes for hver ansatt. Merk: På skiftkalendere og stasjonskalendere er tidsregel obligatorisk. Hvis den brukes på personlige kalendere, vil den overstyre tidsregelen satt på den ansatte.
Skiftrotasjon: For å lage en skiftplan med roterende arbeidsuker, bruk feltene "Sett inn uke" og "Hopp over uke". Eksempel: For å lage en rotasjon på 3 uker på og 1 uke av, sett:
Sett inn uke = 3 (oppdaterer de første 3 ukene).
Hopp over uke = 1 (hopper over den påfølgende uken) og starter deretter på nytt ut perioden.
Angi helligdager manuelt: Legg til offentlige helligdager eller bedriftsspesifikke fridager ved å velge datoen og merke den som en ikke-arbeidsdag.
Lagre kalenderen: Når alle detaljer er fylt ut, klikk på "Lagre"-knappen for å fullføre kalenderen.
Angi helligdager automatisk: Velg handlingsmenyen "tre prikker", velg "Regionale kalendere". Velg periode og land, og velg deretter "Oppdater". Hvis tilgjengelig, vil offentlige dager fra valgt land legges til kalenderen.
Trinn 3: Tildel arbeidskalender til ansatte
Gå til medarbeideradministrasjon: i menyen velg
Kontakter / Kontaktliste / Velg Ansatte.
https://app.prodsys.com/#/contactsVelg en ansatt: Velg den ansatte du vil tildele arbeidskalenderen til. Velg "Ansattkonto"-fanen.
Tildel kalenderen: I ansattes profil, finn seksjonen "Arbeidskalender" og velg riktig kalender fra nedtrekksmenyen.
Lagre tildelingen: Når kalenderen er valgt, klikk "Lagre" for å bekrefte tildelingen.
Trinn 4: Tilpass ansattspesifikke arbeidskalendere (valgfritt)
Overstyr spesifikke dager: Hvis en ansatt har en tilpasset arbeidstidsplan (f.eks. deltid eller spesifikke skiftendringer), kan du gå til kalenderen deres og manuelt justere arbeidstimene for bestemte dager.
Legg til egendefinerte unntak: Du kan også legge til individuelle unntak, som feriedager eller forretningsreiser, ved å redigere ansattes kalender direkte.
Trinn 5: Gjennomgå og administrer ansattes arbeidskalendere
Oppdater ved behov: Kalendere kan oppdateres når som helst hvis arbeidstidsplaner eller bedriftspolicyer endres.
Trinn 6: Spor ansattes timer og tilstedeværelse
Timeregistrering: Arbeidskalenderen vil nå bli brukt for ansattes timeregistrering, og arbeidstimene deres vil automatisk bli sporet basert på kalenderinnstillingene.
Rapporter: Du kan generere rapporter på ansattes tilstedeværelse, arbeidstimer og avvik fra deres tildelte arbeidskalender ved hjelp av modulen for tidshåndtering.
Konklusjon
Ved å følge disse trinnene kan du effektivt opprette og tildele arbeidskalendere til ansatte i ProdSys. Dette sikrer nøyaktig registrering av arbeidsdager og timer, noe som strømlinjeformer tidssporing og lønnsprosessering for organisasjonen din.