Introduksjon
Betalingsbetingelser i ProdSys gir bedrifter mulighet til å administrere de finansielle avtalene mellom kjøpere og selgere, med tanke på når betalinger for ordre skal være gjennomført. Disse betingelsene definerer hvor mange dager en kunde har til å betale for varer eller tjenester etter fakturadatoen. Betalingsbetingelser er en essensiell del av ordrebehandling, da de sikrer at begge parter er enige om betalingsforventningene.
Formål med betalingsbetingelser
Hovedformålet med å sette betalingsbetingelser er å etablere klare forventninger rundt betalingsfrister. Dette hjelper bedrifter med å håndtere kontantstrømmen og sikrer rettidig betaling, noe som reduserer finansiell risiko og forbedrer driftseffektiviteten.
Tilgang til betalingsbetingelser i ProdSys
For å se eller konfigurere betalingsbetingelser i ProdSys, følg disse trinnene:
Logg inn: Start med å logge inn på din ProdSys-konto med brukernavn og passord.
Naviger til betalingsbetingelser: Fra hovedmenyen, gå til System > Innstillinger > Betalingsbetingelser. Her finner du en liste over alle eksisterende betalingsbetingelser, som vist i bildet.
https://app.prodsys.com/#/settings/payment-terms
Nøkkelfunksjoner i betalingsbetingelsessiden
Betingelse: Denne kolonnen viser navnet eller beskrivelsen av betalingsbetingelsen, som for eksempel "Netto Pr 30 dg" (Netto 30 dager) eller "Forhåndsbetaling 100 %."
Dager: Antall dager kunden har til å fullføre betalingen. For eksempel, hvis betalingsbetingelsen er "Pr 30 dg," har kunden 30 dager på seg til å betale etter fakturadato. Betalingsfrist vil bli fakturadato + dager.
Ekstern kode: Dette er en kode som brukes til å koble betalingsbetingelser til eksterne systemer, som regnskapssystemer. Dette sikrer sømløs integrasjon for økonomisk rapportering og fakturering.
Standard: Denne avkrysningsboksen lar deg sette en standard betalingsbetingelse som automatisk vil bli brukt på nye ordre dersom ingen spesifikk betingelse er valgt.
Oppretting eller endring av betalingsbetingelser
Legge til nye betalingsbetingelser: Klikk på den blå "+"-knappen øverst til venstre for å legge til en ny betalingsbetingelse. Fyll inn de nødvendige feltene, som betingelse (beskrivelse), antall dager, ekstern kode, og om den skal settes som standardbetingelse.
Endring av eksisterende betingelser: For å endre en eksisterende betalingsbetingelse, klikk på de tre prikkene ved siden av betingelsen du ønsker å redigere. Dette åpner en handlingsmeny der du kan oppdatere antall dager, ekstern kode eller markere en annen betingelse som standard.
Typer betalingsbetingelser
Vanlige betalingsbetingelser i ProdSys inkluderer:
Netto Pr 30 dg: Dette er en av de vanligste betalingsbetingelsene, der kunden har 30 dager på seg til å betale etter å ha mottatt fakturaen.
Forhåndsbetaling 100 %: Krever full betaling før varene eller tjenestene leveres.
Kontant: Betalingen utføres umiddelbart ved levering av varene eller tjenestene.
Utvidede betingelser: For eksempel "Netto pr. 60 dager" gir 60 dager til å betale og gir kunden mer fleksibilitet.
Tilpassede betingelser: Bedrifter kan også opprette tilpassede betingelser, som "Netto Pr 10 dager" eller "Fri 1 mnd. + 120 dager," basert på deres unike finansielle avtaler med kunder.
Beste praksis for å sette betalingsbetingelser
Tilpass betalingsbetingelser til forretningsmål: Hvis bedriften din trenger å forbedre kontantstrømmen, vurder å tilby kortere betalingsbetingelser, som "Netto Pr 14 dager." For pålitelige langsiktige kunder kan du tilby mer fleksible alternativer, som 45 eller 60-dagers betingelser.
Sett standard betalingsbetingelser: Bruk avkrysningsboksen "Standard" for automatisk å bruke din vanligste betalingsbetingelse på alle nye ordre. Dette sparer tid og sikrer konsistens i ordrebehandlingen.
Vurder bransjestandarder: Avhengig av din bransje, kan visse betalingsbetingelser være mer vanlige. Juster dine betingelser etter bransjestandarder for å møte kundens forventninger.
Konklusjon
Betalingsbetingelsesfunksjonen i ProdSys forenkler håndteringen av finansielle avtaler mellom bedrifter og deres kunder. Ved å sette klare betalingsbetingelser kan bedrifter forbedre sin kontantstrøm, redusere risikoen for forsinkede betalinger og opprettholde en smidig driftsprosess. Sørg for å regelmessig gjennomgå og oppdatere betalingsbetingelsene dine for å sikre at de er i tråd med dine forretningsmål og kundeforhold.