Introduksjon
Valutaskjermen i ProdSys gir bedrifter mulighet til å administrere og følge med på forskjellige valutaer som brukes i ordre, artikkelkalkyler og produkttemplater. Nøyaktig valutahåndtering er avgjørende for bedrifter som driver med internasjonale transaksjoner, slik at alle beregninger holdes oppdatert med gjeldende valutakurser. Denne guiden forklarer hvordan man bruker valutaskjermen, inkludert hvordan man manuelt oppdaterer valutakurser eller bruker en utvidelse for automatisk oppdatering.
Formål med valutaskjermen
Hovedformålet med valutaskjermen er å sikre at riktige valutakurser blir brukt i ordre, kalkyler og produkttemplater. Når man håndterer internasjonale transaksjoner, er det viktig å ha oppdaterte valutakurser for å sikre at finansdata og prisfastsettelse reflekterer gjeldende markedsverdier.
Tilgang til valutaskjermen i ProdSys
For å få tilgang til valutainnstillingene:
Logg inn i ProdSys: Begynn med å logge inn på din ProdSys-konto med dine brukerinformasjoner.
Naviger til Valuta: Fra hovedmenyen, gå til System > Innstillinger > Valuta. Her finner du en liste over alle valutaer som er konfigurert i systemet, som vist i bildet.
https://app.prodsys.com/#/settings/currencies
Nøkkelfunksjoner i valutaskjermen
Kode: Denne kolonnen viser valutakoden (ISO 4217-format), som "EUR" for euro eller "USD" for amerikanske dollar.
Symbol: Viser symbolet for valutaen, for eksempel "€" for euro eller "$" for amerikanske dollar.
Valutakurs: Viser gjeldende valutakurs i forhold til systemets standardvaluta. For eksempel betyr en kurs på "1.55966" for dansk krone (DKK) at 1 DKK tilsvarer 1.55966 av basisvalutaen.
Ekstern kode: Et valgfritt felt som knytter valutaen til eksterne finanssystemer for sømløs integrasjon.
Standard: Denne avkrysningsboksen lar deg angi standardvaluta for ditt system. Dette er spesielt viktig for innenlandske transaksjoner hvor standardvalutaen vanligvis brukes mest.
Dato endret: Viser siste dato og tidspunkt da valutakursen ble oppdatert.
Automatiske valutakursoppdateringer
Hvis du har aktivert valutakursutvidelsen i ProdSys, vil systemet automatisk oppdatere valutakurser fire ganger daglig. Disse oppdateringene vil bli brukt på alle aktive ordre, artikkelkalkyler og produkttemplater, og sikre at transaksjonene dine til enhver tid er oppdatert med riktige valutakurser.
For å aktivere automatiske oppdateringer:
Sikre at valutautvidelsen er aktivert: Dette kan gjøres gjennom utvidelsessiden.
Aktiver automatisk oppdatering: Når utvidelsen er aktivert, vil valutakursene automatisk oppdateres, og du vil se oppdaterte kurser hver sjette time.
Hvordan manuelt oppdatere valutakurser
Klikk på "Oppdater valutakurser": Øverst til venstre på skjermen er det et alternativ for å manuelt oppdatere valutakurser. Dette er nyttig hvis den automatiske utvidelsen ikke er aktivert, eller hvis du trenger å utføre en umiddelbar oppdatering.
Filtrer eller velg spesifikke valutatyper: Bruk filteralternativene som Alle valutaer, Artikkelkalkyler, Produkttemplater og Ordre for å velge hvor de oppdaterte valutakursene skal gjelde.
Rediger individuell valuta: For å manuelt endre valutakursen for en spesifikk valuta, klikk på de tre prikkene ved siden av valutakoden og oppdater valutakursen direkte i dialogboksen.
Lagre endringer: Etter redigering eller oppdatering, sørg for å lagre endringene slik at de blir brukt på alle relevante områder i systemet.
Sette en standardvaluta
Du kan sette en standardvaluta for dine forretningsoperasjoner ved å merke av i boksen ved siden av ønsket valuta. Dette sikrer at nye transaksjoner automatisk bruker standardvalutaen, med mindre annet er spesifisert.
Beste praksis for bruk av valuta-funksjonen
Aktiver automatiske oppdateringer: Hvis virksomheten din regelmessig håndterer flere valutaer, vil aktivering av automatisk oppdatering spare tid og sikre nøyaktighet.
Regelmessige manuelle kontroller: Selv med automatiske oppdateringer, kan det være lurt å av og til sjekke valutakursene for å sikre at de samsvarer med gjeldende markedsverdier.
Bruk eksterne koder for integrasjon: Hvis ditt finanssystem bruker ekstern programvare, må du sørge for at feltet for ekstern kode er riktig konfigurert for å unngå uoverensstemmelser i datautvekslingen.
Konklusjon
Valutaskjermen i ProdSys er et essensielt verktøy for å håndtere transaksjoner med flere valutaer. Ved å utnytte den automatiske oppdateringsfunksjonen og konfigurere standardvalutaen og eksterne koder riktig, kan bedrifter sikre nøyaktige valutakonverteringer i ordre, artikkelkalkyler og produkttemplater. Dette hjelper med å opprettholde konsistens i finansdata og sikrer smidige operasjoner i et globalt marked.