Introduksjon
Fakturaleveringsmetodefunksjonen i ProdSys lar bedrifter administrere hvordan fakturaer sendes til kundene. Enten du bruker tradisjonelle papirutskrifter, sender fakturaer via e-post eller benytter elektroniske formater som EHF, er det viktig å ha et system som kan tilpasse seg ulike leveringsmetoder for å møte kundenes behov og sikre en smidig faktureringsprosess. Denne veiledningen gir en oversikt over hvordan du administrerer og konfigurerer forskjellige fakturaleveringsmetoder i ProdSys.
Formålet med fakturaleveringsmetoder
Hovedformålet med denne funksjonen er å tilby fleksibilitet i hvordan fakturaer leveres til kundene. Ved å tilby flere alternativer kan bedrifter tilpasse faktureringsprosessen til kundens preferanser og krav. Dette bidrar også til å effektivisere faktureringsoperasjoner og sikrer rettidig betaling.
Tilgang til fakturaleveringsmetoder i ProdSys
Slik administrerer du fakturaleveringsmetodene:
Logg inn i ProdSys: Start med å logge inn på din ProdSys-konto med brukernavn og passord.
Naviger til fakturaleveringsmetoder: Fra hovedmenyen, gå til System > Innstillinger > Fakturaleveringsmetoder. Dette åpner en liste over tilgjengelige metoder som vist på bildet.
https://app.prodsys.com/#/settings/invoice-delivery
Nøkkelfunksjoner i fakturaleveringsmetode-siden
Navn: Denne kolonnen viser navnet på leveringsmetoden, som "EHF faktura," "E-post" eller "Print." Hver metode kan navngis basert på formatet fakturaen skal leveres i.
Type: Denne kolonnen identifiserer leveringsmetoden, for eksempel:
EHF: For elektroniske fakturaformater som EHF (Elektronisk Handelsformat) som ofte brukes i B2B-transaksjoner.
E-post: Denne metoden sender fakturaen direkte til kundens e-postadresse.
Papir: Tradisjonelle papirfakturaer som sendes via post.
Standard: Denne avkrysningsboksen lar deg angi en standard leveringsmetode. Den valgte standarden vil automatisk bli brukt på alle nye fakturaer, med mindre en annen metode er spesifisert.
Slik konfigurerer du fakturaleveringsmetoder
Legg til en ny leveringsmetode:
Klikk på "+"-knappen øverst til venstre for å legge til en ny fakturaleveringsmetode.
Skriv inn navnet på leveringsmetoden (for eksempel "Post," "PDF via E-post").
Velg typen leveringsmetode fra nedtrekksmenyen.
Hvis aktuelt, merk av for å angi metoden som standard leveringsmetode.
Klikk "Lagre" for å legge til den nye metoden i systemet.
Rediger eksisterende leveringsmetoder:
For å redigere en eksisterende leveringsmetode, klikk på de tre prikkene ved siden av metoden du vil oppdatere.
Her kan du endre navn, type, eller oppdatere hvilken metode som skal settes som standard.
Angi en standard leveringsmetode:
For å angi en standard leveringsmetode for alle fakturaer, merk av i "Standard"-kolonnen. Dette sikrer at alle nye fakturaer bruker denne metoden med mindre en annen velges manuelt.
Slette en leveringsmetode:
Hvis en leveringsmetode ikke lenger er nødvendig, kan du slette den ved å velge de tre prikkene ved siden av metoden og velge slett-alternativet. Vær oppmerksom på at sletting av en metode som er i bruk kan påvirke eksisterende fakturaer eller oppføringer.
Typer fakturaleveringsmetoder
EHF faktura:
EHF er et elektronisk fakturaformat som ofte brukes i Europa, spesielt for B2B-transaksjoner og offentlige kontrakter. Det sikrer sikker og standardisert fakturering.E-post:
Denne metoden sender fakturaen direkte til kundens e-postadresse, enten som en PDF-vedlegg eller en lenke til en online faktura.Print:
Tradisjonelle papirfakturaer som skrives ut og sendes til kundens fysiske adresse.
Beste praksis for håndtering av fakturaleveringsmetoder
Tilpass etter kundepreferanser: Sørg for at du konfigurerer leveringsmetoder basert på kundenes preferanser. Noen kunder foretrekker elektronisk fakturering for rask behandling, mens andre fortsatt kan kreve papirfakturaer.
Angi en standard metode: Velg en standard metode basert på hva flertallet av kundene dine bruker. Dette reduserer risikoen for feil og fremskynder faktureringsprosessen.
Gjennomgå leveringsmetoder regelmessig: Hold leveringsmetodene oppdaterte, spesielt hvis nye digitale formater blir tilgjengelige eller hvis kundepreferanser endres over tid.
Konklusjon
Fakturaleveringsmetode-funksjonen i ProdSys sikrer at bedrifter enkelt kan administrere ulike faktureringspreferanser, enten via e-post, elektroniske formater som EHF, eller tradisjonelle papirmetoder. Ved å konfigurere og administrere disse alternativene sikrer du at fakturaer leveres nøyaktig og i tide, noe som forbedrer kontantstrømmen og kundetilfredsheten.