Introduksjon
Leveringsbetingelsene i ProdSys definerer vilkårene for hvordan varer transporteres fra selger til kjøper, og fastsetter ansvarsområder og risiko for begge parter. Disse betingelsene er essensielle for å sikre klarhet i kontrakter, redusere tvister og effektivisere logistikk knyttet til ordreoppfyllelse. Denne veiledningen gir en oversikt over hvordan man administrerer og konfigurerer leveringsbetingelser i ProdSys.
Formål med leveringsbetingelser
Formålet med leveringsbetingelsene er å tydeliggjøre ansvarsfordelingen når det gjelder frakt, inkludert hvem som bærer kostnadene for transport, forsikring og toll. Leveringsbetingelser er spesielt viktige i internasjonal handel, der misforståelser kan oppstå på grunn av ulike lovgivninger i forskjellige land.
Tilgang til leveringsbetingelser i ProdSys
For å administrere leveringsbetingelser i ProdSys:
Logg inn: Start med å logge inn i din ProdSys-konto med dine påloggingsdetaljer.
Naviger til leveringsbetingelser: Gå til System > Innstillinger > Leveringsbetingelser fra hovedmenyen. Dette åpner listen over tilgjengelige betingelser, som vist i bildet.
https://app.prodsys.com/#/settings/delivery-terms
Nøkkelfunksjoner i leveringsbetingelsessiden
Kode: Denne kolonnen viser de internasjonalt anerkjente kodene for leveringsbetingelser, som "EXW" for Ex Works eller "CIF" for Cost, Insurance, and Freight. Disse kodene er vanligvis basert på Incoterms®-standardene.
Navn: Navnet på hver leveringsbetingelse forklarer betydningen av koden. For eksempel står "CPT" for "Carriage Paid To," som betyr at selgeren betaler for transporten til destinasjonen.
Ekstern kode: Denne kolonnen lar deg koble leveringsbetingelser til eksterne systemer, slik at de er kompatible med andre logistikksystemer eller faktureringsløsninger.
Standard: Avmerkingsboksen i denne kolonnen lar deg sette en standard leveringsbetingelse for alle nye ordre. Den valgte standarden vil automatisk bli brukt med mindre en annen spesifikk betingelse velges.
Hvordan konfigurere leveringsbetingelser
Legge til en ny leveringsbetingelse:
Klikk på "+"-knappen øverst til venstre for å opprette en ny leveringsbetingelse.
Skriv inn Koden for leveringsbetingelsen (f.eks. EXW for Ex Works).
Fyll inn Navnet for å beskrive leveringsvilkårene.
Eventuelt, legg til en Ekstern kode for integrasjon med tredjepartssystemer.
Hvis denne betingelsen skal brukes ofte, huk av for Standard.
Klikk Lagre for å lagre den nye leveringsbetingelsen.
Redigere en eksisterende leveringsbetingelse:
For å redigere en leveringsbetingelse rediger feltene i tabellen
Her kan du oppdatere koden, navnet eller den eksterne koden, samt endre hvilken betingelse som er merket som standard.
Sette en standard leveringsbetingelse:
Hvis en leveringsbetingelse brukes ofte, kan den settes som standard ved å huke av for "Standard" i listen. Dette vil sikre at betingelsen automatisk velges for nye ordre.
Slette en leveringsbetingelse:
For å slette en betingelse som ikke lenger er nødvendig, klikk på de tre prikkene ved siden av betingelsen og velg "Slett." Vær forsiktig når du sletter betingelser som kan være knyttet til eksisterende ordre eller poster.
Typer av leveringsbetingelser
Vanlige leveringsbetingelser som brukes i ProdSys inkluderer:
EXW (Ex Works): Kjøperen er ansvarlig for alle transportkostnader når varene er gjort tilgjengelig ved selgerens lokaler.
CIF (Cost, Insurance, and Freight): Selgeren betaler for varene, frakten og forsikringen til destinasjonshavnen. Når varene ankommer, overtar kjøperen ansvaret.
FOB (Free On Board): Selgeren er ansvarlig for å laste varene på skipet, og kjøperen tar ansvar når varene er ombord.
DDP (Delivered Duty Paid): Selgeren er ansvarlig for å levere varene til kjøperens sted, inkludert betaling av toll og avgifter.
Beste praksis for administrering av leveringsbetingelser
Velg riktig betingelse for hver transaksjon: Sørg for at leveringsbetingelsen reflekterer avtalen mellom deg og kjøperen, med tanke på både fraktkostnader og ansvar.
Sett en felles standardbetingelse: Hvis bedriften din primært opererer under en spesifikk leveringsbetingelse (f.eks. EXW eller CIF), vil det å sette denne som standard spare tid når du oppretter nye ordre.
Hold deg oppdatert med Incoterms®: Incoterms®-regler, administrert av International Chamber of Commerce, oppdateres periodisk. Sørg for at leveringsbetingelsene dine reflekterer de nyeste reglene for å unngå juridiske problemer i internasjonale transaksjoner.
Konklusjon
Leveringsbetingelsesfunksjonen i ProdSys hjelper bedrifter med å administrere ansvar og kostnader knyttet til frakt på en effektiv måte. Ved å sette opp og administrere disse betingelsene korrekt kan selskaper sikre smidige transaksjoner og unngå misforståelser om frakt- og leveringsansvar. Sørg for å regelmessig gjennomgå leveringsbetingelsene for å tilpasse dem til både kundebehov og internasjonale standarder.