Introduksjon
I ProdSys gir funksjonen for bankkontoer bedrifter muligheten til å administrere flere bankkontoer som brukes til transaksjoner, betalinger og fakturering. Ved å konfigurere bankkontoer sikrer man at riktige kontodetaljer brukes ved generering av økonomiske dokumenter som fakturaer, innkjøpsordrer og betalinger. Denne artikkelen beskriver hvordan man effektivt administrerer bankkontoer i ProdSys.
Formålet med bankkontoer
Hovedformålet med bankkontoer i ProdSys er å koble relevante kontoer til ulike transaksjoner, og sikre at midlene overføres til riktig bank. Dette bidrar til å strømlinjeforme økonomiske operasjoner og sikre konsistens på tvers av alle ordrer, fakturaer og betalinger.
Tilgang til bankkonto-siden
For å få tilgang til og administrere bankkontoer i ProdSys:
Logg inn: Start med å logge inn på din ProdSys-konto med dine innloggingsdetaljer.
Naviger til bankkontoer: Fra hovedmenyen, gå til System > Innstillinger > Bankkontoer. Her vil du se en liste over alle tilgjengelige bankkontoer som er konfigurert i systemet.
https://app.prodsys.com/#/settings/bank-accounts
Nøkkelfunksjoner på bankkonto-siden
Navn: Denne kolonnen viser navnet på hver bankkonto, for eksempel "Kassakonto SRBank" eller "Euro konto DNB." Navnet hjelper til med å identifisere kontoen for spesifikke transaksjoner.
Standard: Standard-avkrysningsboksen indikerer om den valgte bankkontoen er standardkontoen for transaksjoner. Hvis den er krysset av, vil denne kontoen brukes som hovedkonto for alle transaksjoner med mindre en annen konto er spesifisert.
Land: Viser hvilket land bankkontoen er registrert i. Dette hjelper med å identifisere kontoer som er knyttet til internasjonale transaksjoner.
Bankkontonummer: Viser kontonummeret som er tilknyttet bankkontoen.
IBAN: Det internasjonale bankkontonummeret (IBAN) som brukes for internasjonale transaksjoner, sikrer at betalinger behandles smidig på tvers av landegrenser.
BIC/SWIFT: Bank Identifier Code (BIC) eller SWIFT-kode som brukes til å identifisere banken under internasjonale transaksjoner.
Passiv: Passiv-avkrysningsboksen lar deg merke en konto som inaktiv. Dette kan være nyttig for historiske kontoer som ikke lenger er i bruk, men som må beholdes for arkivering.
Administrasjon av bankkontoer
Legge til en ny bankkonto:
Klikk på "+"-knappen øverst til venstre på siden for å legge til en ny bankkonto.
Skriv inn kontodetaljer: Fyll inn navn, kontonummer, IBAN, BIC/SWIFT-kode og annen relevant informasjon.
Sett som standard (valgfritt): Hvis dette vil være standardkontoen for transaksjoner, huk av "Standard"-boksen.
Klikk Lagre for å lagre den nye bankkontoen i systemet.
Koble bankkontoen til valuta:
Gå til seksjonen nederst på siden.
Klikk på "+"-knappen øverst til venstre på siden for å legge til valuta som kontoen brukes til.
Merk: Kontoen kan kun brukes med de angitte valutaen(e).
Redigere en eksisterende bankkonto:
For å redigere en eksisterende bankkonto, klikk på de tre prikkene ved siden av kontonavnet.
Oppdater bankkontodetaljene etter behov, inkludert navn, IBAN eller BIC/SWIFT-koder.
Lagre endringene for å oppdatere bankkontoen.
Sette en standard bankkonto:
For å gjøre en bestemt bankkonto til standard, kryss av i Standard-boksen ved siden av kontonavnet.
Den valgte kontoen vil nå være hovedkontoen for alle transaksjoner med mindre en annen konto velges manuelt.
Deaktivere en bankkonto:
Hvis en bankkonto ikke lenger er aktiv, men du vil beholde informasjonen, kryss av i Passiv-boksen ved siden av kontoen.
Dette vil fjerne kontoen fra aktiv bruk, men beholde detaljene i systemet for historiske formål.
Beste praksis for administrasjon av bankkontoer
Sikre nøyaktighet: Dobbeltsjekk alltid bankkontonummer, IBAN og BIC/SWIFT-koder for å unngå betalingsfeil.
Sett en standardkonto: Sett en standardkonto for innenlandske eller ofte brukte transaksjoner for å strømlinjeforme betalingsprosessen.
Bruk passiv for inaktive kontoer: Merk gamle kontoer som "Passiv" i stedet for å slette dem, for å beholde viktig økonomisk historikk uten å bruke dem i nye transaksjoner.
Konklusjon
Funksjonen for bankkontoer i ProdSys er et viktig verktøy for å administrere den økonomiske ryggraden i virksomheten din. Ved å sette opp og vedlikeholde riktige bankkontodetaljer, kan du sikre smidig behandling av transaksjoner, unngå betalingsforsinkelser og opprettholde nøyaktige økonomiske poster på tvers av alle forretningsoperasjoner.