Introduksjon
Kontaktstatus-funksjonen i ProdSys er avgjørende for å administrere statusen til dine kontakter, som kunder, leverandører og partnere. Denne funksjonen gjør det mulig for bedrifter å klassifisere kontakter basert på deres aktivitet og godkjenningsstatus, noe som bidrar til å strømlinjeforme kommunikasjon og sikre at riktige arbeidsflyter følges basert på kontaktens status. Denne artikkelen beskriver hvordan du administrerer og bruker Kontaktstatus-siden i ProdSys.
Formålet med Kontaktstatus
Hovedformålet med Kontaktstatus-funksjonen er å definere det nåværende forholdet eller aktivitetsnivået til en kontakt i systemet ditt. Ved å klassifisere kontakter kan bedrifter bedre administrere sine interaksjoner, enten det handler om å sikre at en inaktiv leverandør ikke lenger brukes til innkjøp, eller å fremheve en fullt godkjent leverandør for prioriterte anskaffelser.
Tilgang til Kontakt status-siden
For å administrere kontaktstatus i ProdSys:
Logg inn: Start med å logge inn på din ProdSys-konto ved å bruke ditt brukernavn og passord.
Naviger til Kontaktstatus: Fra hovedmenyen, gå til System > Innstillinger > Kontaktstatus. Her vil du finne en liste over alle tilgjengelige kontaktstatuser som vist på bildet.
Nøkkelfunksjoner på Kontaktstatus-siden
Navn: Denne kolonnen viser navnet på hver status, som "Aktiv", "Passiv" eller "Godkjent leverandør". Statusen hjelper til med å identifisere forholdet til eller tilstanden til kontakten.
Legg til ny status: "+"-knappen øverst til venstre lar deg opprette nye statuser. Dette er nyttig for bedrifter med spesifikke behov, som å klassifisere kontakter etter spesifikke godkjennings- eller restriksjonsnivåer.
Rediger eller slett status: Ved å klikke på de tre prikkene ved siden av en status kan du enten redigere eller slette en eksisterende status. Denne fleksibiliteten sikrer at kontaktstatusene dine forblir oppdaterte og relevante for dine forretningsprosesser.
Vanlige Kontaktstatuser
Aktiv: Indikerer at kontakten er i bruk og tilgjengelig for transaksjoner eller kommunikasjon.
Passiv (Inaktiv): Denne statusen brukes for kontakter som ikke lenger er aktive, men beholdes i systemet for historiske eller revisjonsformål.
Godkjent leverandør: Denne statusen indikerer at en leverandør har oppfylt alle nødvendige krav for å bli brukt til innkjøp.
Ikke godkjent leverandør: En kontakt klassifisert med denne statusen er ikke klarert for transaksjoner og skal ikke brukes til innkjøp før ytterligere evaluering.
Begrensninger – Se notater: For kontakter som kan ha spesifikke begrensninger eller betingelser, kan denne statusen brukes, og brukerne blir bedt om å sjekke tilhørende notater for mer informasjon.
Hvordan sette opp og administrere Kontaktstatus
Legge til en ny kontaktstatus:
Klikk på "+"-knappen: For å opprette en ny status, klikk på "+"-knappen.
Skriv inn statusnavnet: Definer statusnavnet som best representerer tilstanden til kontakten (f.eks. "Venter på godkjenning" eller "VIP-klient").
Lagre: Når alle nødvendige detaljer er fylt inn, klikk Lagre for å legge til statusen i systemet.
Redigere eller slette en eksisterende status:
Velg status: Klikk på de tre prikkene ved siden av statusen du ønsker å redigere eller slette.
Rediger eller slett: Velg om du vil endre statusnavnet eller fjerne det helt dersom det ikke lenger er nødvendig.
Hvordan åpne en kontakt og legge til status
Åpne kontakten: Fra hovedmenyen, gå til Kontakterog finn kontakten du vil oppdatere. Du kan søke etter kontaktens navn eller nummer i søkefeltet.
Legg til status: Når du har åpnet kontaktdetaljene, se etter statusfeltet. Her kan du velge en av de tilgjengelige statusene fra rullegardinmenyen.
Beste praksis for å administrere kontaktstatuser
Standardiser statusnavn: Sørg for konsistens i hvordan du navngir statuser for å unngå forvirring blant brukere.
Bruk statuser for arbeidsflytstyring: Kontaktstatuser kan utløse spesifikke arbeidsflyter, for eksempel varsler for restriksjonskontakter eller prioritere godkjente leverandører for innkjøp.
Regelmessig gjennomgang: Gjennomgå jevnlig dine kontaktstatuser for å sikre at de gjenspeiler dine nåværende forretningsbehov og driftsendringer.
Konklusjon
Kontaktstatus-funksjonen i ProdSys gir en enkel, men kraftig måte å administrere forholdene til kontakter ved å klassifisere dem basert på aktivitet og godkjenningsstatus. Riktig bruk av denne funksjonen kan forbedre driftsflyten, hjelpe med å spore kontaktens livssyklus, og sikre at kun godkjente eller aktive kontakter brukes i viktige forretningsprosesser. Regelmessig oppdatering og gjennomgang av disse statusene sikrer at kontakthåndteringen din forblir optimalisert og tilpasset dine forretningskrav.