Hovedformålet med dokumentrevisjoner er å opprettholde en strukturert og nøyaktig historikk over endringer som er gjort i dokumenter. Dette er spesielt viktig i bransjer hvor samsvar, nøyaktighet og sporbarhet er kritisk. Ved å bruke denne funksjonen kan bedrifter unngå forvirring om hvilken versjon av et dokument som skal brukes, og sikre at alle jobber med den siste godkjente versjonen.
Tilgang til siden for dokumentrevisjoner
For å administrere dokumentrevisjoner i ProdSys:
Logg inn: Start med å logge inn på din ProdSys-konto med dine innloggingsdetaljer.
Naviger til dokumentrevisjoner: Fra hovedmenyen, gå til System > Innstillinger > Dokumentrevisjoner. Dette vil vise en liste over alle revisjoner som for øyeblikket er tilgjengelige i systemet. Klikk her for å navigere direkte til dokumentrevisjoner
Nøkkelfunksjoner på siden for dokumentrevisjoner
Revisjonsnr: Denne kolonnen viser revisjonsnummeret eller identifikatoren, som "A", "B", "1" eller "NC". Revisjonsnummeret brukes til å skille mellom ulike versjoner av samme dokument.
Beskrivelse: Dette feltet gir en kort beskrivelse av revisjonen. For eksempel kan "Rev A" indikere den opprinnelige versjonen av dokumentet, mens "Rev 1" kan referere til den første revisjonen etter originalen.
Søk og filtrer: Du kan bruke søkefeltet for å finne spesifikke revisjoner etter revisjonsnummer eller beskrivelse.
Legg til ny revisjon: "+"-knappen øverst til venstre lar deg opprette en ny dokumentrevisjon.
Hvordan legge til en ny dokumentrevisjon
Klikk på "+"-knappen: For å opprette en ny dokumentrevisjon, klikk på "+"-knappen.
Angi revisjonsdetaljer:
Revisjonsnr: Skriv inn et unikt revisjonsnummer eller identifikator (f.eks. "A", "1", "NC").
Beskrivelse: Gi en kort beskrivelse av revisjonen (f.eks. "Rev A" for første versjon eller "Rev 1" for den første store oppdateringen).
Lagre revisjonen: Når du har angitt alle nødvendige detaljer, klikk Lagre for å legge til den nye revisjonen i systemet.
Beste praksis for administrering av dokumentrevisjoner
Standardiser navnsettingen av revisjoner: Bruk et konsekvent format for revisjonsnumre og beskrivelser for å unngå forvirring. For eksempel kan du starte med bokstaver (A, B, C) for første utkast og gå over til tall (1, 2, 3) for formelle revisjoner.
Hold beskrivelsene klare: Sørg for at beskrivelsene er korte, men informative nok til å skille mellom ulike revisjoner.
Gjennomgå revisjoner regelmessig: Gå jevnlig gjennom revisjonslisten for å sikre at utdaterte revisjoner blir arkivert eller slettet for å opprettholde et organisert system.
Konklusjon
Funksjonen for dokumentrevisjoner i ProdSys er viktig for å administrere dokumentenes livssyklus. Ved å opprettholde klare og velorganiserte revisjonshistorikker, kan bedrifter sikre at alle arbeider med riktig versjon av et dokument, unngå feil og opprettholde samsvar med bransjestandarder. Regelmessig oppdatering og gjennomgang av dokumentrevisjoner vil bidra til å forenkle dokumentstyringen og forbedre produktiviteten.