Introduksjon
Organisasjonsinnstillingene i ProdSys lar deg lagre og administrere essensiell informasjon om bedriften din. Denne informasjonen inkluderer kontaktinformasjon, adresser, status, bransjekategori og mer. Å holde disse innstillingene oppdatert er avgjørende for smidige forretningsprosesser, kundekommunikasjon og korrekt fakturering.
Denne artikkelen gir en oversikt over hvordan du ser og oppdaterer organisasjonsinnstillinger i ProdSys.
Formål med organisasjonsinnstillinger
Hovedformålet med organisasjonsinnstillingene er å opprettholde korrekt og oppdatert informasjon om en bedrift eller enhet i ProdSys. Disse innstillingene hjelper med å sikre at riktig informasjon brukes til kommunikasjon, transaksjoner og journalføring.
Hvordan få tilgang til organisasjonsinnstillingene
For å administrere organisasjonsinnstillingene i ProdSys:
Logg inn: Start med å logge inn på ProdSys-kontoen din med legitimasjonen din.
Naviger til organisasjonsinnstillinger: Gå fra hovedmenyen til System > Innstillinger > Organisasjonsinnstillinger. Dette åpner et detaljert skjema som inneholder alle relevante felt om den valgte organisasjonen eller kontakten.
Link til Innstillinger
Nøkkelfunksjoner i organisasjonsinnstillingene
Organisasjonstype: Du kan velge om kontakten er en bedrift eller en person ved å velge riktig radioknapp.
Kunde-/leverandørstatus: Avkrysningsbokser lar deg kategorisere enheten som enten kunde eller leverandør, eller begge deler. Denne klassifiseringen hjelper med fakturering, innkjøp og andre forretningsaktiviteter. Det er obligatorisk å tilordne en kunde og en leverandør til organisasjonen.
Grunnleggende informasjon
Navn: Det juridiske navnet på organisasjonen.
E-post: Den primære e-postadressen for kommunikasjon.
Telefonnumre: Både arbeids- og mobiltelefonnummer kan lagres her for enkel tilgang.
Adresser
Postadresse: Organisasjonens postadresse.
Fakturaadresse: Adressen hvor fakturaer sendes, hvis denne er forskjellig fra postadressen.
Leveringsadresse: Hvor varer eller tjenester leveres, hvis denne er forskjellig fra post- eller fakturaadressen.
Notatseksjon
Et tekstfelt hvor du kan legge inn viktig tilleggsinformasjon, som spesielle krav eller koder som tollkredittnummer eller leverandør-ID-er.
Hvordan oppdatere organisasjonsinformasjon
Rediger felt: Klikk på hvilket som helst felt du ønsker å oppdatere, for eksempel e-post, telefonnumre eller adresser.
Last opp logo: Du kan også laste opp firmalogoen for enkel visuell identifikasjon.
Beste praksis for administrasjon av organisasjonsinnstillinger
Regelmessige oppdateringer: Sørg for at du regelmessig gjennomgår og oppdaterer organisasjonsinnstillingene for å holde kontakt- og adresseinformasjonen oppdatert.
Konsistens på tvers av kontakter: Når du jobber med flere organisasjoner eller personer, sørg for konsekvente navnekonvensjoner og dataregistreringspraksis.
Nøyaktig kategorisering: Klassifiser kunder og leverandører korrekt basert på bransje, status og kategori for å effektivisere rapportering og kommunikasjon.
Konklusjon
Organisasjonsinnstillingsfunksjonen i ProdSys er en sentral hub for å administrere all informasjon om selskaper, kunder og leverandører du samhandler med. Ved å regelmessig oppdatere disse innstillingene, sikrer du smidig kommunikasjon, korrekt journalføring og effektive forretningsprosesser. Hold organisasjonsinnstillingene organisert og fullstendige for best mulig resultat i håndteringen av din bedrifts relasjoner.