Ordrestatuskonfigurasjon i ProdSys
Håndtering av ordrestatuskonfigurasjon i ProdSys gir bedrifter muligheten til å kontrollere informasjonsflyten og kommunikasjonen mellom de forskjellige stadiene i ordreprosessen. Hver ordretype kan ha sine egne unike statuser, som bidrar til å tydeliggjøre nåværende tilstand for ordrer, fakturaer, innkjøpsordrer og tilbud. Disse statusene kan konfigureres med tilhørende tekst og sorteringsalternativer, slik at hvert trinn i prosessen blir riktig dokumentert.
Formål med ordrestatuskonfigurasjon
Formålet med å konfigurere ordrestatuser er å tilby en tydelig og strukturert måte å spore fremdriften i hver ordretype. Dette sikrer at alle involverte forstår nåværende tilstand for en ordre, enten den er i utkaststadiet, bekreftet, sendt eller betalt. Med riktig konfigurasjon kan bedrifter sørge for at alle trinn i ordreprosessen blir håndtert og dokumentert, noe som reduserer forvirring og feil.
Slik får du tilgang til ordrestatuskonfigurasjon
Logg inn: Start med å logge inn på din ProdSys-konto.
Naviger til ordrestatuskonfigurasjon: Fra hovedmenyen, gå til System > Innstillinger > Ordrestatuskonfigurasjon. Dette vil vise den nåværende konfigurasjonen for hver ordretype og status.
Viktige funksjoner på siden for ordrestatuskonfigurasjon
Ordrekategori: Denne kolonnen viser de forskjellige ordrekategoriene, som "Faktura", "Tilbud", "Innkjøpsordre" og "Ordre".
Ordrestatus: Viser navnet på statusen for hver ordrekategori, som for eksempel "Utkast", "Bekreftet" eller "Sendt".
Tekst: Tekstfeltet viser beskrivelsen eller handlingsteksten relatert til ordrestatusen.
Sortering: Sorteringskolonnen lar deg kontrollere rekkefølgen på statusene når du ser på ordreprosesser. Et lavere tall vises først.
Slik redigerer og konfigurerer du ordrestatuser
Opprett en ny status:
Klikk på +-knappen for å legge til en ny status.
Velg ordrekategorien (for eksempel innkjøpsordre, faktura).
Definer statusen og den tilhørende teksten som skal vises.
Sett sorteringsprioriteten for statusen for å bestemme hvor den skal vises i statuslisten.
Rediger eksisterende status:
Klikk på alternativene ved siden av en eksisterende status for å endre teksten eller sorteringsrekkefølgen.
Juster beskrivelsen eller sorteringen slik at den samsvarer med din bedriftsprosess.
Fjerne statuser:
Uønskede statuser kan fjernes ved å klikke på de tilsvarende alternativene og bekrefte fjerningen.
Beste praksis for håndtering av ordrestatus
Definer nøkkelstadier tydelig: Sørg for at alle statuser er meningsfulle og samsvarer med driften din. For eksempel, ha tydelige trinn for utkast, bekreftet, sendt og betalt ordre.
Hold statusene oppdatert: Gjennomgå statusene regelmessig for å sikre at de stemmer overens med arbeidsflyten din og eventuelle nye prosedyrer.
Forenkle sorteringen: Bruk sorteringsnumre for å holde de mest brukte statusene øverst for enklere tilgang.
Konklusjon
Ordrestatuskonfigurasjon i ProdSys er et viktig verktøy for å administrere livssyklusen til ordrer, fakturaer, tilbud og mer. Ved å riktig sette og oppdatere statuser kan bedrifter holde ordrebehandlingen strømlinjeformet, sikre at alle teammedlemmer er informert, og redusere risikoen for feil eller manglende trinn i ordreprosessen. Regelmessig gjennomgang og justering av disse konfigurasjonene vil bidra til å holde systemet ditt effektivt og velfungerende.