Administrasjon av rapportoppsett i ProdSys
I ProdSys kan brukere administrere ulike typer rapporter for forskjellige ordretyper, som fakturaer, ordrer og tilbud. Rapportfunksjonaliteten er allsidig, og gir mulighet for tilpasning av rapportoppsett, e-postmaler og overskrifter. Her er en veiledning for hvordan du kan administrere e-post med definerte rapporter effektivt:
Formålet med rapporter i ProdSys
E-post og rapporter er essensielle for å dokumentere og kommunisere viktige ordredetaljer, inkludert fakturaer, ordrebekreftelser og andre transaksjonsdokumenter. Ved å tilpasse disse rapportene kan bedrifter sikre klarhet, profesjonalitet og effektivitet i sin kundekommunikasjon.
Hvordan få tilgang til e-postinnstillinger
Logg inn: Start med å logge inn på din ProdSys-konto.
Naviger til Rapporter: Gå til System > Innstillinger > Rapporter fra hovedmenyen. Dette åpner listen over tilgjengelige rapporter.
Oppsett og tilpasning av e-postinnstillinger
Opprett eller rediger:
Velg fra listen eller klikk på "+"-knappen for å opprette en ny rapport.
Hovedinformasjon
Definer Rapportmenynavnet: Skriv inn navnet på rapporten i menyen.
Definer filnavnet for vedlegget: F.eks. "Order_{categoryNumber}". For å sette inn en plassholder, bruk symbolet <#>.
E-postmaler
Sett opp standard e-postmaler for å sende rapporter. Dette inkluderer å legge til språkvalg, definere emnelinjer og legge til dynamiske plassholdere som {categoryNumber} eller {companyName} for å tilpasse innholdet.
Velg språk: Velg fra listen.
Sett standard: Denne e-postmalen blir standard for valgt språk.
Sett inn e-postemne: Skriv inn tekst for e-postens emne. For å sette inn plassholdere, bruk <#>-symbolet.
Sett inn e-posttekst: Skriv inn tekst for e-posten. Bruk <#>-symbolet for plassholdere. For å formatere teksten og sette inn logo, bruk verktøylinjen i teksteditoren. Merk: Logoen bør være en lenket bilde fra en nettside.
Rapportoppsett
Velg et oppsett for rapporten, f.eks. "Ordre med spesifikasjoner" eller "Ordre med varenummer uten rabatt, spesifikasjoner og bilder."
Oppsett av rapportoverskrifter og bunntekster
Du kan legge til overskrifter for hver rapport basert på språk. For eksempel kan en ordrebekreftelse ha overskriften “Order {orderNumber}.” Bruk <#>-symbolet for plassholdere.
Legge ved filer
Du kan legge ved tilleggsfiler til e-posten, som for eksempel en PDF for salgsbetingelser.
Flere e-postmaler tilknyttet ordretype
Du kan legge til flere maler med forskjellige rapporter knyttet til ulike ordretyper. Dette gjør at brukeren kan velge mellom forskjellige oppsett for samme ordretype.
Beste praksis for administrasjon
Standardiser rapporter: Sørg for å merke ofte brukte rapporter som standard for å effektivisere prosessen med å generere dokumenter.
Tilpass maler: Bruk plassholdere for å tilpasse e-postmaler og overskrifter slik at hver rapport er personlig tilpasset kunden eller ordren.
Gjennomgå oppsett: Gjennomgå rapportoppsett med jevne mellomrom og oppdater dem i takt med virksomhetens utvikling.
Test rapporter: Test alltid nye eller redigerte rapportmaler for å bekrefte at de fungerer som forventet og viser den nødvendige informasjonen.
Konklusjon
Ved å administrere rapporter i ProdSys kan du sikre effektiv og profesjonell kommunikasjon med kundene dine. Muligheten til å tilpasse rapportoppsett, e-postmaler og overskrifter lar bedrifter skreddersy rapporteringsprosessen til sine spesifikke behov. Regelmessig gjennomgang og oppdatering av rapportene sørger for at dokumentasjonen forblir relevant og tilpasset virksomhetens operasjoner.