Importfunksjonen i ProdSys er designet for å forenkle og akselerere prosessen med å legge inn store mengder data ved å la brukere importere en rekke viktig informasjon . I stedet for manuelt å legge inn kunder, leverandører, kontaktpersoner, ansatte, produkter, artikler, utstyr og bestillingsartikler, kan brukere dra nytte av ProdSys sitt tilpassede CSV-format for å effektivt laste opp disse dataene til systemet.
I denne artikkelen vil vi utforske hvordan du bruker importfunksjonaliteten i ProdSys, hvordan du genererer de nødvendige CSV-filene ved hjelp av Excel, og nøkkeldetaljene om våre spesialdefinerte formater.
Hva kan importeres i ProdSys?
ProdSys tillater import av flere nøkkeldatatyper, noe som gjør det enklere å ombord og vedlikeholde et stort sett med data. Følgende typer informasjon kan importeres til ProdSys:
Kunder: Importerer kundelister med relevante detaljer som kontaktinformasjon, faktureringsadresser og kategorier.
Leverandører: Last opp enkelt leverandørdata, inkludert firmainformasjon og betalingsbetingelser.
Kontaktpersoner: Legg til kontaktpersoner for både kunder og leverandører, slik at alle interessenter blir gjort rede for.
Ansatte: Last opp ansattes data som navn, roller, avdelinger og kontaktinformasjon.
Produkter og artikler: Bulkimport av produkter eller artikler med spesifikasjoner, kategorier, priser og lagernivåer.
Utstyr: Importer detaljer om utstyr som brukes i produksjonen, for eksempel modellnumre, beskrivelser og plasseringer.
Ordre artikler: Last opp artikler relatert til ordre, inkludert materialer, mengder og tilhørende kostnader.
Det tilpassede CSV-formatet i ProdSys
ProdSys bruker et spesialdefinert CSV-format for å importere data, noe som sikrer kompatibilitet med systemet. Hver type data (kunder, leverandører, produkter osv.) har sin egen struktur, med spesifikke kolonner som kreves for at systemet skal behandle informasjonen riktig.
ProdSys-importformatet kan nås og lastes ned fra plattformens importseksjon, og gir maler for brukere for å forberede dataene sine nøyaktig. Disse malene inneholder alle nødvendige felt og overskrifter, og veileder brukeren om hvordan de skal formatere dataene sine.
Hvert felt må fylles ut i henhold til ProdSys-retningslinjene for å sikre en vellykket import.
Fil spesifikasjoner:
Alle fil spesifikasjonene og -eksempler finner du her
Import av artikler, produkter og utstyr | ||
Artikkel, Produktutstyr Bildeimport. |
| |
Artikkelpris | ||
Kontakter som kunde, leverandør, kontaktpersoner, ansatt | ||
Kontaktperson import | ||
Ordreartikkel import |
Tips: Når du henter kolonnene overskriftene i spesifikasjonen, kan du bruke Transponer-funksjonen i Excel som bytter data fra rader til kolonner eller omvendt. Du kan bruke Lim inn utvalg > Transponer for et rask bytte. Du kan kombinere flere importer inn i en fil. Importer Leverandører før du importerer Artikler. Husk første linjen i importen begynner alltid med navnet til importen.
Generer en CSV-fil ved hjelp av Excel
Excel er et kraftig verktøy for å klargjøre data for import. Brukere kan enkelt opprette og redigere data i Excel før de lagres i CSV-formatet som kreves for ProdSys. Her er en trinnvis veiledning for å bruke Excel til å lage en CSV-fil for ProdSys-import:
Åpne Excel: Start en ny arbeidsbok og skriv inn dataene dine i kolonnene som spesifisert av ProdSys-importformatet. Bruk de gitt mal som veiledning.
Skriv inn data: Sørg for at hver del av data er riktig plassert i høyre kolonne. For eksempel :
Kolonne A: Kunde Navn
Kolonne B : Kontaktperson
Kolonne C: Adresse
Og så videre.
Unngå formateringsproblemer: Unngå å bruke komplekse formler, sammenslåtte celler eller spesialtegn som ikke støttes i CSV-filer.
Lagre som CSV: Når alle dataene er lagt inn:
Klikk Fil → Lagre som .
Velg stedet der du vil lagre filen.
I rullegardinmenyen Lagre som type velger du CSV (semikolondelt) (*.csv)
UTF8 format.
Klikk Lagre .
Se gjennom filen: Etter å ha lagret filen, åpne den i et tekstredigeringsprogram (som Notisblokk) for å sikre at dataene er riktig formatert i et kommadelt format.
Importer til ProdSys: Når CSV-filen er klar:
Logg inn på ProdSys.
Naviger til System > Import-delen .
Velg typen data du importerer (kunder, leverandører osv.).
Last opp CSV -filen.
Validere data: ProdSys vil validere de importerte dataene og varsle deg om eventuelle problemer eller manglende informasjon som må korrigeres.
Fordeler med å bruke importfunksjonen i ProdSys
Effektivitet: Importfunksjonen lar brukere raskt laste opp store datasett, noe som sparer tid og krefter sammenlignet med manuell inntasting.
Nøyaktighet: Med forhåndsdefinerte formater reduseres risikoen for inndatafeil, noe som sikrer at dataene er rene og klare til bruk.
Skalerbarhet: Enten du importerer data for en ny implementering eller oppdaterer en eksisterende database, kan importfunksjonen håndtere store mengder informasjon sømløst.
Fleksibilitet: Brukere kan forberede dataene sine i Excel og importere dem til ProdSys når som helst, noe som gir enklere oppdateringer og justeringer.
Konklusjon
Importfunksjonen i ProdSys er en kraftig funksjon som reduserer arbeidsbelastningen knyttet til datainntasting betydelig. Ved å bruke ProdSys' spesialdefinerte CSV-format og utnytte verktøy som Excel, kan brukere raskt og nøyaktig importere data for kunder, leverandører, produkter og mer. Dette forbedrer ikke bare driftseffektiviteten, men sikrer også at dataene dine er velorganiserte og feilfrie.
Hvis du ikke er kjent med formatet eller prosessen, tilbyr ProdSys importmaler og retningslinjer, noe som gjør hele prosessen smidig og intuitiv.