Ce sont les transactions qui alimentent la compta, donc les quittances ou la déclaration fiscale. Les transactions ont des origines diverses :
Transactions saisies manuellement
Comme dans tout logiciel comptable vous pouvez saisir manuellement des transactions, présentes dans vos relevés bancaires et les affecter à une propriété, une catégorie comptable et le cas échéant, un locataire.
Une opération saisie est d’emblée validée, mais reste modifiable. Ceci vous permet de travailler à votre rythme. Vous pouvez par exemple saisir vos transactions chaque semaine ou chaque mois, ou encore à la fin de l'année uniquement.
Attention toutefois à ce que vos transactions affectant les locataires soient à jour avant de produire vos quittances.
Mais Qlower donne toute sa puissance lorsque vous liez un compte bancaire. Cette connexion légale et sécurisée utilise le protocole DSP2, et récupère les transactions du compte bancaire lié.
Transactions récupérées depuis un compte bancaire
Vous pouvez connecter un compte bancaire en le liant à Qlower.
En cas de compte bancaire commun à plusieurs propriétés, nous vous recommandons de ne le connecter qu’une seule fois, puis de préciser la propriété concernée pour chaque transaction.
A l’établissement d’une première connexion à votre banque, en suivant le protocole propre à votre banque, vous récupérerez un historique de transactions d’une profondeur moyenne de trois mois (plus ou moins selon les banques).
Par la suite, chaque jour, Qlower récupère les transactions de la veille s’il y en a et les ajoute à votre écran Transactions.
L'intelligence de Qlower propose une pré-catégorisation, mais ça n'est pas infaillible. Plus vous validez de transaction, plus Qlower apprend et plus la pré-catégorisation devient pertinente.
Rappelez vous que seules les transactions validées alimentent votre comptabilité.
Si vous avez connecté un compte familial, c'est à dire non dédié à la gestion locative, celui-ci va récupérer beaucoup de transactions inutiles. Vous pouvez les écarter d'un swipe vers la gauche, pour ne pas les comptabiliser dans la compta immobilière..
Transactions générées automatiquement par Qlower
Afin de minimiser le nombre de saisies, Qlower génère automatiquement certaines transactions :
Les appels de loyers (ou échus) d'un locataire sont générés en début de mois, ou lors de la réception d’un paiement. Il faut pour cela détailler les informations de location.
Chaque remboursement de crédit est réparti entre Capital, Intérêts et Assurance d'après les données extraites par Qlower de vos tableaux d'amortissement.
Qlower propose aussi des Parcours permettant de générer des transactions groupées afin de vous faciliter la vie :
Premier loyer au pro-rata temporis et avec dépot de garantie
Génération des amortissements en location meublée au Réel,
Génération des appels de loyers ou échus pour un nouveau locataire …
Opérations multiple à partir d'une Transactions : mères et filles
Il est fréquent qu’une transaction bancaire, récupérée ou saisie depuis votre relevé bancaire, concerne une ou deux propriétés (ex TEOM), deux catégories (charges de copropriété et fonds travaux), voire même plus de catégories (premier paiement d’un nouveau locataire correspondant à dépôt de garantie, prorata de loyer et charges, factures d'honoraires d’entrée, et jeu de clés supplémentaire…).
Nous mettons donc à votre disposition de multiples parcours accompagnant ces ventilations.
Nous conservons toujours la transaction d’origine (nous l'appelons "la mère") car celle-ci vous permet de faire votre rapprochement bancaire.
Visualisez les transactions initiales (ou "mères") avec la vue bancaire dans l’écran Transactions. Vous pouvez alors vérifier chaque ligne de votre relevés bancaires avec Qlower.
Les transactions initiales sont remplacées par les transactions finales (ou "filles") dans la comptabilité.
Les filles sont elles visibles depuis la l'écran Comptabilité avec une marque "Opérations multiples" en vue “bancaire” ou en vue “propriété” sur l’écran transactions.
Ce raisonnement s'applique aussi aux transactions saisies manuellement.