Zoom Compta Locataire

Ce chapître présente en détail la comptabilité d’un locataire, tenue en “partie double” avec des mouvements de débits correspondants aux appels de loyer, charges et autres, et des crédits correspondants aux paiments. Le solde de cette comptabilité étant à 0 si le locataire est à jour de ses paiements.

Pour illustrer cette comptabilité nous allons tour à tour faire les premiers appels de fonds lors de l’entrée d’un locataire, faire une actualisation de charges ou loyer, et enfin suite à son départ faire un solde de tout compte.

Tout ceci est rendu facile grâce à l’usage de différents “parcours locataires”, accessibles entre autres depuis l’écran locataire lui-même.

Prenons un locataire qui rentre dans votre appartement avec un loyer de 950 € par mois et des provisions sur charge de 50 €.

Pour commencer vous allez décrire ce locataire, son loyer, les moyens de communiquer avec lui en associant son bail à votre propriété.

Suite à son état des lieux, vous êtes en mesure de saisir les différents appels liés à son entrée :

Pour ce faire vous utilisez le parcours locataire “Appels de fonds nouveau locataire” :

Vous pouvez si vous le souhaitez ajouter bien évidemment d’autres lignes dans le ces premiers appels de fonds..

A ce stade vous pouvez visualiser et adresser à ce locataire un relevé de compte qui présente clairement les 5 appels de fonds.

Ces 5 débits apparaissent bien dans les transactions :

Et ils apparaissent aussi dans la comptabilité de ce nouveau locataire :

faisant apparaître un solde débiteur global de 1554€, montant dû à ce stade par le locataire.

Vous pouvez dès lors adresser un relevé de compte par email à votre nouveau locataire.7

Pour ce faire vous utilisez le parcours locataire “Envoi d’une quittance à un locataire” :

Ce document faisant apparaître un solde négatif, il ne peut faire office de quittance bien évidemment.

Votre nouveau locataire vous adresse à son tour un chèque de 1554 €, que vous rentrez en comptabilité en prenant bien soin de l’affecter aux bonnes catégories, car vous êtes en comptabilité de trésorerie et c’est les paiements qui comptent. Et ces affectations sont importantes pour vos deux autres comptabilités :

Pour ce faire, après avoir encaissé le chèque, si vous avez établi une connexion bancaire, le crédit de 1554€ va arriver sur votre compte, il vous restera à l’associer à cette propriété et ce locataire.

A défaut de connexion bancaire, vous pouvez saisir un crédit de 1554€ manuellement bien évidemment.

Dans les deux cas, en appelant le parcours locataire “saisie d’un premier paiement d’un locataire”, vous pouvez ventiler ce crédit sur les différentes catégories.

A ce stade, si vous relancez une quittance, celle-ci est bien équilibrée, le solde locataire est donc à 0, comme il se doit.

A noter que par la suite ce sera bien plus simple, car tous les mois Qlower génèrera les appels de loyer et charge automatiquement, sur la base de ce que vous avez renseigné dans l’écran locataire.

Ensuite quand le paiement arrivera, il sera identifié comme un loyer avec charge (pensez à demander à votre locataire de mentionner spécifiquement loyer dans le libellé de son virement), et si le montant global est conforme à ce qui est attendu, les deux crédits seront eux aussi générés automatiquement.

Voici le reflet de ces opérations non plus dans la comptabilité locataire, mais dans la comptabilité de la propriété :

à noter que le dépôt de garantie est une opération non prise en compte dans le cash flow opérationnel de votre propriété, contrairement aux quatre autres

Et ce même reflet dans votre comptabilité fiscale :

à noter que le dépôt de garantie est une opération non prise en compte fiscalement, contrairement aux quatre autres.

Cas particulier d’une reprise d’un locataire existant dont le compte n’est pas soldé :

Vous changez de gestionnaire, ou vous changez de logiciel, et votre ancien locataire à un solde non nul, généralement débiteur. Nous vous recommandons de saisir ce débit en le ventilant dans les bonnes catégories, afin de pouvoir recouvrer vos créances ultérieurement et les traiter correctement dans vos différentes comptabilités.

Qlower va vous aviser automatiquement de la possibilité d’actualiser votre loyer, sous réserve que vous ayez renseigné correctement :

1.les caractéristiques du bail

Il faut pour celà bien remplir les éléments stipulés dans votre bail en complétant les informations suivantes dans l’écran bail (indice et trimestre de référence) :

2.la dernière actualisation

De plus il nous faut impérativement la date de la dernière actualisation de loyer, actualisation qui est historisée dans le même écran, en effet le calcul se fera par rapport à la dernière actualisation de loyer :

Si ces informations sont bien renseignées, Qlower vous avisera en temps et en heure, fera le bon calcul et vous pourrez alors mettre à jour votre loyer et aviser le locataire.

Pour une actualisation d’un forfait ou d’une provision de charges, vous vous contenterez de mettre à jour les nouvelles charges.

Vous avez la possibilité de faire des régularisations rétroactives dans une certaine mesure, n’hésitez pas à nous contacter à ce propos.

Vous venez de faire l’état des lieux de sortie avec votre locataire.

Suite à cet état des lieux, vous êtes en mesure de saisir les différents appels liés à son départ :

Pour ce faire vous utilisez le parcours locataire “Saisie d’un solde de tout compte ” :

Vous pouvez si vous le souhaitez ajouter bien évidemment d’autres lignes dans le sdtc.

Voici les transactions correspondantes produites :

Voici la position comptable du locataire ce mois ci 👇

L’impression d’une quittance à ce stade permet de remettre au locataire le détail des sommes dues 👇

Il apparaît donc que vous devez 280 € à votre locataire pour solder son compte, après réintégration de son dépôt de garantie, compte tenu des loyers et charges, des travaux, et de la TEOM.

Si vous réimprimez maintenant la quittance du locataire, après virement ou chèque de 280 € de SDTC, son compte est bien soldé comme il se doit 👇

Toutefois, dans la mesure où vous avez utilisé le dépôt de garantie du locataire pour solder partiellement ses comptes, il vous reste à équilibrer vos deux autres comptabilités en ventilant le dépôt de garantie sur les paiements effectués.

A défaut votre position de trésorerie et votre déclaration fiscale seront erronées.

Vous pouvez utiliser un parcours ventilation sur la réintégration du DG 👇

Et voici la comptabilité locataire ventilée 👇

Et voici la comptabilité propriété correspondante, ce qui correspond à votre résultat opérationnel sur ce mois 👇

NB si vous êtes en copropriété, vous pouvez faire un solde de tout compte provisoire, tout en conservant 20% du dépôt de garantie, le temps que le syndic vous adresse le relevé de charges définitif. Vous pourrez faire alors un solde de tout compte définitif, en réintégrant alors les 20% de dépôt de garantie non remboursés, en face de la régularisation de charge.