Запрошення одного або декількох учнів
Щоб запросити одного або декількох учнів, перейдіть до розділу «Управління учнями та командами» та натисніть «Запросити учнів»:
У відкритому вікні можна:
— додати одного або декількох учнів вручну;
— масово завантажити список учнів за допомогою CSV-файлу:
Під час запрошення учнів необхідно вказати їхні електронні адреси, а також ім’я та прізвище. Також можна:
— увімкнути надсилання листа-запрошення на електронну адресу учня;
— одразу призначити учнів до потрібних команд;
— обрати роль учня: Учень, Учень-аналітик або Учень-адмін:
💡 Детальніше про роботу з командами можна дізнатися в статті «Як керувати командами?»
Ролі учнів
Крім звичайного учня, існують ролі з розширеними правами:
Учень має доступ до проходження курсів, екзаменів, чек-листів та зустрічей.
Учень-аналітик отримує всі права учня, а також можливість переглядати статистику:
Учень-адмін має доступ до всіх функцій учня та до адміністративних налаштувань: створення курсів, запрошення учнів, перегляду статистики тощо.
💡 Зверніть увагу, що роль учня-адміна доступна лише на деяких тарифних планах.
Масове запрошення учнів через CSV-файл
Якщо потрібно запросити велику кількість учнів одночасно, можна скористатися CSV-файлом. Для цього перейдіть до розділу «Управління учнями та командами», натисніть «Запросити учнів» та оберіть опцію завантаження CSV-файлу:
Після цього відкриється вікно «Імпорт учнів з файлу», де можна завантажити CSV-файл. Якщо файл ще не підготовлений, у цьому ж вікні доступний приклад-шаблон, який можна використати для підготовки власного файлу, а також посилання на інструкцію з детальною інформацією про імпорт:
❕ CSV-файл повинен містити три колонки: ім’я, прізвище та електронну адресу учня.
Приклад:
Також під час підготовки CSV-файлу можна додати додаткові колонки зі змінними. Наприклад:
Phone | Role | Department |
Після завантаження файлу значення з таких колонок будуть доступні як змінні на платформі. Ви зможете обрати відповідні змінні та використовувати їх у потрібних місцях Академії.
Після завантаження CSV-файлу відкриється наступний крок, де можна:
— призначити учнів до відповідних команд;
— увімкнути надсилання листів-запрошень на електронні адреси користувачів;
— налаштувати змінні, імпортовані з CSV-файлу:
Після перевірки налаштувань підтвердьте імпорт, щоб додати учнів до Академії.
Запрошення учнів через команду
Учнів також можна запросити безпосередньо під час налаштування команди.
Для цього відкрийте потрібну команду в розділі «Команди та підрозділи», перейдіть до вкладки «Учні» та натисніть «Запросити в команду»:
У відкритому вікні заповніть дані учнів вручну або завантажте їх масово за допомогою CSV-файлу та натисніть «Запросити учнів»:
Як і під час запрошення через розділ «Управління учнями та командами», можна увімкнути надсилання листа-запрошення на електронну пошту. Після надсилання запрошення учні з’являться у вкладці «Запрошення до команди». Після проходження реєстрації вони автоматично перемістяться до списку «Учні в команді»:
Запрошення учнів за допомогою API
Для автоматизації процесу запрошення учнів використовуються функції inviteLearners та addLearnersToTeams. Детальну інформацію та приклади запитів можна знайти в офіційній документації:
inviteLearners – запрошує учнів до Академії: https://academyocean.com/api#inviteLearners
addLearnersToTeams – додає учнів до команд: https://academyocean.com/api#addLearnersToTeams
Як учень може зареєструватися в академії після запрошення?
Якщо під час запрошення було увімкнено опцію «Надіслати запрошення на пошту», учень отримає лист із посиланням на Академію. Щоб зареєструватися, учню потрібно перейти за посиланням із листа та створити пароль:
❕ Якщо учень не отримав лист із запрошенням, наприклад, якщо надсилання листа не було увімкнено, ви можете передати йому посилання на Академію вручну.
У такому випадку учень також зможе зареєструватися самостійно:
Логін: електронна адреса, на яку його запросили.
Пароль: пароль, який учень створить під час реєстрації та використовуватиме для подальшого входу.
Посилання на Академію можна скопіювати з адресного рядка, перейшовши в режим «Подивитися як учень»:
Як адміністратору перевірити, чи зареєструвався учень?
Після надсилання запрошення інформація про учня з’являється в розділі «Управління учнями» на вкладці «Запрошення»:
Якщо під час запрошення було увімкнено опцію «Надіслати запрошення на пошту», у колонці «Статус Email» відображатиметься позначка «Email Sent». Це означає, що лист із запрошенням було відправлено.
Після того як учень прийме запрошення та завершить реєстрацію, у колонці «Статус запрошення» з’явиться статус «Запрошення прийнято».
Після цього учень автоматично з’явиться на вкладці «Усього учнів».