Як налаштувати інтеграцію з PeopleForce?

Інтеграція з PeopleForce дозволяє автоматично передавати дані співробітників до AcademyOcean, що значно спрощує процес онбордингу нових працівників та підтримання актуальної бази учнів 🙌

Після підключення інтеграції вам будуть доступні такі функції:

Перед налаштуванням інтеграції в AcademyOcean необхідно створити API-ключ у PeopleForce.

Для цього:

1. Увійдіть до свого акаунта PeopleForce.

2. Перейдіть до Settings.

3. Прокрутіть сторінку вниз до розділу API Keys:

4. Натисніть + New:

5. Вкажіть назву для нового API-ключа.

6. У налаштуваннях доступів (Permissions) надайте права View для таких пунктів:

7. Натисніть Generate для створення ключа:

Після отримання API-ключа можна переходити до налаштування інтеграції в AcademyOcean 🙌

Для початку відкрийте розділ Налаштування академії → Додатки та інтеграції → Інтеграції → PeopleForce: https://app.academyocean.com/account/settings/academy/integrations/peopleforce

Під час першого відкриття інтеграції доступною буде лише вкладка основних налаштувань. Інші вкладки стануть активними після успішного підключення.

Для підключення:

1. Отримайте API-ключ у системі PeopleForce.

2. Вставте його у поле API Key:

3. Натисніть Перевірити з'єднання для перевірки з'єднання.

4. Після успішної перевірки натисніть Зберегти.

Після збереження стануть доступними додаткові налаштування інтеграції:

Інтеграція підтримує два основних способи автоматичної синхронізації.

Після вибору цього способу AcademyOcean згенерує:

Webhook URL необхідно додати у налаштуваннях PeopleForce.

Secret Key є обов'язковим параметром для безпечного приймання вебхуків.

Для вебхуків доступні такі події:

Після налаштування зміни в PeopleForce передаватимуться до AcademyOcean практично миттєво.

Як альтернативу можна використовувати автоматичну повну синхронізацію.

У цьому випадку AcademyOcean щоденно виконує запит до PeopleForce та оновлює дані співробітників:

Синхронізація запускається щодня о 03:00 UTC.

Під час налаштування можна вказати:

Оберіть, чи потрібно автоматично надсилати welcome email новим користувачам, створеним через інтеграцію.

Ви можете визначити поведінку системи, якщо значення поля відсутнє в одній із систем.

Наприклад:

Після підключення інтеграції відкрийте вкладку Зіставлення полів.

Тут необхідно вказати відповідність між полями PeopleForce та полями AcademyOcean.

Наприклад:

Поле Email є обов'язковим та недоступним для редагування:

Під час першої синхронізації саме email використовується для пошуку відповідності між співробітниками PeopleForce та вже існуючими учнями AcademyOcean.

Після створення зв'язку подальша синхронізація виконується через внутрішні ідентифікатори:

У вкладці Зіставлення команд можна налаштувати автоматичне призначення учнів до команд:

Для цього створіть правило відповідності між значеннями полів PeopleForce та командами AcademyOcean.

Можна:

У вкладці «Фільтри співробітників» можна налаштувати, які саме співробітники з PeopleForce мають синхронізуватися з AcademyOcean:

​
За замовчуванням, якщо фільтри не налаштовані, синхронізуються всі співробітники з PeopleForce. Щоб обмежити список співробітників, створіть одне або кілька правил фільтрації. До синхронізації потраплять лише ті співробітники, які відповідають хоча б одному з налаштованих фільтрів.
​

Наприклад, можна налаштувати фільтр за певним значенням поля PeopleForce, щоб синхронізувати лише співробітників із потрібним відділом, посадою чи іншим параметром.

Учні, пов'язані зі співробітниками PeopleForce, які не відповідають жодному з фільтрів, будуть видалені з академії. Якщо згодом такі співробітники знову почнуть відповідати налаштованим фільтрам (наприклад, після зміни або послаблення умов), вони будуть автоматично синхронізовані повторно.

Усі зміни у фільтрах застосовуються під час наступної синхронізації.

У вкладці «Синхронізація KPI» можна налаштувати, які навчальні показники з AcademyOcean передаватимуться до PeopleForce як KPI співробітників:

Для кожної метрики можна:

— увімкнути або вимкнути її синхронізацію;

— вказати назву KPI, під якою метрика буде відображатися в PeopleForce.

Доступні такі навчальні метрики:

— Середній бал за тести — середній результат співробітника за тестами;

— Спроби проходження тестів — кількість спроб проходження тестів;

— Завершені курси — кількість завершених курсів;

— Загальний бал — загальний навчальний бал;

— Отримані сертифікати — кількість отриманих сертифікатів;

— Отримані бейджі — кількість отриманих бейджів;

— Час в академії (хв) — загальний час, проведений співробітником в AcademyOcean, у хвилинах.

Для негайного оновлення даних використовуйте кнопку Синхронізувати.

Після натискання система виконає повну синхронізацію співробітників із PeopleForce до AcademyOcean:

У вкладці логів можна переглядати результати кожної синхронізації.

Відображаються:

Також доступна історія змін налаштувань інтеграції:

Зверніть увагу на такі особливості роботи інтеграції:

Інтеграція працює лише в одному напрямку. AcademyOcean отримує дані з PeopleForce, але не передає жодних змін назад до HR-системи.

Одну інтеграцію PeopleForce можна підключити лише до однієї академії.

Це пов'язано з тим, що у PeopleForce відсутній механізм розподілу співробітників між кількома академіями AcademyOcean. Підключення до кількох академій могло б призвести до дублювання користувачів.

Якщо учня було видалено з AcademyOcean без можливості відновлення, подальша синхронізація для такого користувача не виконуватиметься.

Інтеграція не створює такого учня повторно та не оновлює його дані.

Після початкового зв'язування користувачів email більше не використовується для синхронізації. Якщо email буде змінено в PeopleForce або AcademyOcean, він не оновиться автоматично через інтеграцію. Email використовується лише під час першого зіставлення користувачів.

✅ Готово! Після налаштування інтеграції співробітники з PeopleForce автоматично синхронізуватимуться з AcademyOcean відповідно до обраних налаштувань.