Центр автоматизації дозволяє автоматизувати рутинні процеси менеджменту учнів. Завдяки логіці "Коли [Тригер], тоді [Дія]", система дозволяє автоматично розподіляти учнів по командах на основі їхніх анкетних даних, кастомних полів або системних тригерів.
📌 Як перейти до розділу "Центр автоматизації"?
Щоб відкрити центр автоматизації, перейдіть у налаштування академії та оберіть розділ Автоматизація:
Модуль доступний для адміністраторів із ролями Власник та Адміністратор.
На сторінці ви побачите таблицю з усіма створеними правилами, а також окремий розподіл на Активні та Неактивні правила:
У таблиці відображається інформація про правило, використаний тригер, дію, та кількість опрацьованих учнів. Також ви можете скористатись пошуком, натиснувши на відповідну іконку:
📎 Створення та налаштування правил
Щоб створити нове правило, натисніть кнопку Створити правило:
Зверху сторінки замість стандартного тексту Правило без назви впишіть назву вашого правила. Рекомендуємо давати чітку назву, щоб згодом легко орієнтуватися у загальному списку.
✏️ Щоб в майбутньому відредагувати назву натисніть на іконку олівця та введіть зміни:
⚙️ Налаштування тригера
📌 Тригер – це конкретна умова або подія, за якої система автоматично запускає правило для учня.
Тут ми визначаємо критерії, за якими система шукатиме користувачів. Натисніть на кнопку Додати тригер та оберіть варіант Властивість:
При додаванні кількох умов система застосовує логічний оператор "І" . Це означає, що автоматизація спрацює виключно для тих учнів, у чиїх профілях одночасно й повністю збіглися абсолютно всі зазначені критерії.
Адміністратор створює правило з двома умовами: "Посада – Менеджер з продажів" І "Місто – Київ". Учень, який працює менеджером з продажів у Києві, миттєво потрапляє в цільову команду. Водночас менеджер з продажів зі Львова або маркетолог із Києва будуть проігноровані системою, оскільки для них не виконалася вся сукупність умов одночасно.
Під час налаштування тригеру "Властивість" перед вами з'явиться випадаючий список усіх доступних змінних користувача. Система підтримує два типи властивостей:
Кастомні (створені вами): унікальні параметри, які ви налаштовували під специфіку своєї академії (наприклад, Посада, Відділ, 2026 тощо).
Системні (стандартні): такі як Email, First name, Last name, Country тощо.
Оберіть необхідну змінну та конкретне значення змінної зі списку.
Задайте логічний оператор:
is – дорівнює.
is not – не дорівнює.
is unknown – не визначено.
⚠️Обов'язково вкажіть значення для is та is not, адже система не зможе зберегти властивість.
Якщо у новостворенній змінній ще немає варіантів значення змінної, ви можете створити значення не виходячи з центру автоматизації.
Для цього натисніть Додати значення, введіть новий варіант вручну у полі Оберіть значення та підтвердіть створення, натиснувши Додати значення:
🛠 Налаштування дії
📌 Дія – це конкретна команда або операція, яку система автоматично виконує над учнем у блоці Тоді, якщо його профіль повністю відповідає заданим умовам блоку Коли.
Натисніть кнопку Додати дію та Призначити в команду/и :
Для призначення в команду натисніть Пошук команд та почніть вводити назви або просто виберіть ті команди, куди система має миттєво зарахувати учня.
Ви можете обрати як одну команду, так і декілька одночасно:
Щоб перевірити хто саме підпадає під правило, натисніть кнопку Попередній перегляд учнів, які відповідають правилу:
Після натискання перед вами з'явиться вікно Учні, що відповідають правилу. Тут відобразиться список реальних користувачів вашої академії, які прямо зараз підпадають під критерії створеного тригера. Ви побачите їхні імена, email, місто, країну та дату реєстрації:
Після додавання усіх налаштуваннь, натисніть Зберегти:
✅ Активація
Щоб запустити автоматизацію зробіть правило активним. Після цього для всіх учнів, що підпадають правилу, буде виконана зазначена дія. Кнопка активації відображається як перемикач із назвою Активний. Активуйте автоматизацію:
Натисніть Зберегти.
Журнал активності та журнал аудиту доступні виключно для вже збережених у системі правил.
📔 Журнал активності
Це операційний журнал, в якому видно всіх учнів до яких застосувалось правило в реальному часі. Щоб перейти до журналу натисніть Журнал активності:
Якщо учень змінює свої дані в профілі і правило спрацьовує для нього повторно, кожна така дія фіксується як окремий новий рядок. Це дозволяє бачити повну хронологію взаємодії системи з користувачем, а не просто його поточний статус:
📚 Журнал аудиту
Журнал аудиту – це інструмент безпеки та контролю, який фіксує будь-які дії адміністраторів чи власників академії щодо самого правила.
Щоб перейти до журналу, натисніть Журнал аудиту:
Журнал зберігає повний технічний зліпок змін. Навпроти кожного запису є кнопка Показати деталі:
При натисканні на неї відкривається структурований технічний код, розділений на два блоки:
До: Якою була логіка тригерів та дій до збереження.
Після: Якою вона стала після дій адміністратора.
📌 Коли саме спрацьовує активне правило?
Миттєво при створенні нового правила, якщо йому одразу задано статус Активний.
Миттєво при зміні статусу існуючого правила на Активний.
Регулярно кожні 30 хвилин – автоматичний фоновий запуск для перевірки бази.
Одразу після завершення Welcome Pop-up (вітального вікна при першому вході учня).
У момент реєстрації нового учня в системі.
Редагування правила 🖍
Якщо створене правило необхідно відредагувати, оберіть потрібне правило зі списку натисніть на нього:
Для того щоб відредагувати правило натисніть Редагувати у правому нижньому кутку та внесіть необхідні зміни:
Після внесення змін обов'язково натисніть Зберегти.